Коворкинги & сервисные офисы — один из самых адаптивных сегментов на рынке коммерческой недвижимости. Они одни из первых показали, что гибкий подход к организации рабочей среды становится важной частью для преодоления неопределенного и нестабильного периода. Журнал «Административный директор» поговорили о роли сервисных офисов с генеральным директором Meeting Point Ларисой Афанасьевой.
В чем плюсы для административного директора при работе с сервисным офисом?
Сервисный офис и коворкинг – уже известный и привычный формат, который давно распробовал бизнес. Формат удобен как раз из-за сервисной составляющей, которая во многом является важным подспорьем в работе административного директора компании-арендатора.
По сути, большую часть забот, связанных с административно-хозяйственным обеспечением компании, персонал сервисного офиса берет на себя. А это организация уборки помещений и соблюдение санитарных норм содержания площадки. Предоставление расходных материалов – от канцтоваров до кофе, чая и салфеток. Наличие необходимой мебели и оргтехники. Кроме того, сервисный офис обеспечивает работу ресепшн, поддержку функционирования офиса собственными IT специалистами. Эксплуатация и коммунальные платежи также находятся в зоне ответственности оператора сервисного офиса.
Таким образом, компания получает ощутимую экономию не только по затратам на АХО, но также высвобождается время административного директора для других функций. Вы сможет больше времени уделить непосредственно персоналу своей компании, заниматься обеспечением рабочих мест сотрудников всем необходимым, технике безопасности и охране труда, организацией внутренних корпоративных мероприятий и т.д. Кстати, для этого в Meeting Point есть конференц-залы и не нужно тратить время на поиск дополнительной площадки. Согласитесь, это тоже удобно.
Как строится работа с сервисным офисом?
Очень просто, это сервис одного окна – и что касается документов, и что касается общения. Когда компания становится арендатором Meeting Point, то административный директор арендатора начинает взаимодействовать с нашим директором по сервису.
Директор по сервису в Meeting Point – это человек, который аккумулирует в своих руках все функции по обеспечению сервиса клиенту. Взаимодействие начинается на этапе заезда арендатора – коллеги обсуждают важные для арендатора моменты организации рабочего пространства, а также другие индивидуальные моменты для компании.
Также мы знакомим арендатора с общей инфраструктурой площадки, рассказываем, чем пользуются наши резиденты, кто отвечает с нашей стороны за тот или иной функционал. Например, к кому обращаться по IT поддержке или клинингу. Далее ежедневное общение происходит через ресепшн, администраторы ресепшн выполняют все обслуживание на площадке. Для организации корпоративного ивента – будь то тренинг или конференция – подключается наш отдел по работе с клиентами, который поможет организовать мероприятие от кейтеринга до встречи гостей.
Что остается в управлении у административного директора и что берет на себя сервисный офис?
Как я уже говорила, мы фактически становимся помощниками административного директора и берем на себя весь функционал, связанный с хозяйственной частью в офисе:
- коммунальные и эксплуатационные расходы
- меблировка
- клининг всех помещений и соблюдение всех санитарных норм на площадке
- обеспечение помещениями для обедов, мини-кухни, фудстанции
- кофе-поинты с кофе и чаем, а также с питьевой водой
- IT инфраструктура – высокоскоростной интернет и Wi Fi, подключение оборудования
- ресепшн – забронирует переговорную, встретит гостей, вызовет курьера или мастера для мелкого ремонта, поможет во многих рабочих вопросах
Административному директору остается вести контроль и заниматься задачами, связанными с персоналом компании и внутренней жизнью компании, к которой Meeting Point уже не имеет отношения.
Как выбирать сервисный офис? На что обратить особое внимание?
Все зависит от задач компании. Вы хотите переехать в сервисный офис, как постоянный арендатор офиса, или время от времени пользоваться услугами бизнес-пространства?
На мой взгляд, в первом случае обращать внимание нужно на:
- расположение и транспортную доступность. Ведь сотрудникам придется ездить в офис каждый день, и это должно быть удобно и экономично по времени.
- эргономику помещения – open space или кабинеты
- пакет сервисов и инфраструктуру коворкинга, которые максимально удовлетворит всем требованиям вашей компании
Во втором случае, когда вы планируете пользоваться коворкингом время от времени – например, это может быть аренда переговорных или зала для деловых встреч, или временное прибывание команды на короткий срок, выбор осуществляется по тем же критериям, но при этом поменяется важность того или иного критерия. В частности, если вы периодически пользуетесь переговорными, то планировка офиса вам точно будет неактуальна. Скорее, на первый план выйдут критерии транспортной доступности и качество предлагаемого сервиса.
Особое внимание я бы посоветовала обратить на персонал коворкинга, поскольку все мы понимаем, что арендатору важно эффективно взаимодействовать с ним каждый день. Ведь именно персонал будет помогать решать все вопросы, связанные с офисом. Именно люди и то, насколько качественно, грамотно и профессионально они работают, делают сервисный офис таким приятным и удобным пространством. Человеческий фактор пока никто не отменял.
Каким бывает ценообразование и от чего оно зависит?
Ценообразование зависит от статуса или класса сервисного офиса. Хотя официальной классификации в нашем сегменте пока нет, однако на рынке приняты три градации – премиум, бизнес и эконом. Соответственно, каждая из категорий отличается всем – от качества ремонта до наличия и качества сервиса. Выбирая, премиум, где сервис оказывается в пакете «все включено» вы понимаете, что это будет дороже, чем эконом, и при этом выше по качеству.
Что касается тарифов, в Meeting Point мы предлагаем следующие услуги:
- аренда рабочего места в коворкинге – от 350 руб./час (поработать в бизнес-гостиной со своим ноутбуком, при необходимости ноутбук также можем предоставить)
- аренда переговорной комнаты – от 2 000 руб./час (в зависимости от локации и вместимости, сервис включен в стоимость)
- аренда зала для мероприятий – от 8 000 руб./час (сервис также включен в стоимость, ивент менеджер поможет с организацией, включая кофе-брейки и другие виды кейтеринга)
- аренда офиса от 1 месяца и на долгий срок. Тарифы по офисам разные, также зависит от локации и метража. Сейчас по офисам у нас 100% загрузка по всей сети Meeting Point. Однако в ближайшее время будут введены в эксплуатацию новые пространства на Охотном ряду в Деловом центре «МОСКВА».
В Деловом центре Meeting Point является оператором всего здания, а это 6 этажей и порядка 11 000 квадратных метров площади. На пятом этаже находится наше всем известное флагманское бизнес – пространство, совсем скоро мы открываем пространство на 10 м этаже и приступаем к реализации проектов на других этажах.
Есть ли требования к компания-резидентам?
Наши резиденты – очень разные, мы работаем как с крупными компаниями, так и с малым бизнесом и частными предпринимателями. Все они ценят тот комфорт и сервис, который предоставляет Meeting Point. Арендаторы должны соблюдать общие правила поведения на площадке, с которыми все резиденты знакомятся заранее, они также есть на нашем сайте и это привычные правила делового сообщества. Мы всегда рады новым резидентам и делаем всё, чтобы их работа стала еще приятней и комфортней.
В Meeting Point все резиденты арендуют офисы с пакетом сервисов, мы работаем по системе «все включено». Если говорить о примерах, то можно выделить два типовых кейса – постоянные арендаторы и клиенты, которые пользуются нашими услугами время от времени.
Могу привести пример нашего арендатора в Даниловской мануфактуре, компания Nu Skin – международный производитель средств личной гигиены и продуктов для здоровья. Они были одними из первых наших резидентов в локации на Тульской. Компания занимает несколько офисов, пользуется всей инфраструктурой площадки и даже всей сети. Мы даем возможность арендаторам не ограничиваться локацией, а пользоваться переговорными и в других наших пространствах. Nu Skin, арендуя офисы в локации на Тульской, организуют корпоративные мероприятия в зале Red Square в нашем пространстве на Охотном ряду.
На Охотном ряду у нас есть крупный клиент, связанный с производством. Производственная площадка арендатора находится в Московской области, а в Meeting Point располагается головной офис компании. Мы также занимаемся всем сервисным обслуживанием.
Есть небольшие клиенты, мы их условно называем «розничными», которые арендуют рабочее место, так как не нуждаются в постоянном офисе. И клиенты только на ивент направление – они снимают переговорные комнаты и залы для конференций. Офис работает удаленно, а встречи проводят в Meeting Point.
За семь лет на рынке мы наработали огромный опыт в организации сервисного рабочего пространства. Мы определили стандарты высокого сервиса в нашем сегменте и поддерживаем их на всех локациях сети и во всех форматах работы.
Контакты Meeting Point: www.point2meet.ru, тел +74950212888
