Часто ли вы получаете в нагрузку «партийное» поручение организовать для компании в целом либо для отдельного подразделения, например, конференцию? Ответ в большинстве случаев будет положительным. К тому же нередко случается, что привлечение профессионального агентства не предусмотрено для данного внутреннего мероприятия и все придется делать самостоятельно.
Не стоит волноваться, из любой ситуации есть выход. Но сначала предлагаю все разложить по полочкам. Перед тем как приступить к планированию, ответьте на основные вопросы:
ЧТО? Получите максимальную информацию о мероприятии, которое требуется провести: тип, предварительная адженда и основные требования, например, необходимое количество залов.
ГДЕ? Уточните пожелания к типу площадки, близости к офису либо, наоборот, отдаленности от него.
КОГДА? Узнайте дату проведения проекта, а также фиксированная она или есть возможность корректировать.
ДЛЯ КОГО? Поинтересуйтесь, для кого проводится это мероприятие, то есть кто его участники.
ЗАЧЕМ? Уточните цели и задачи, поймите ожидания.
СКОЛЬКО? Определите, какой бюджет планируется выделить на проведение мероприятие.
Это минимальный список вопросов. Если ответы у вас есть, то приступайте к его анализу и подготовке.
В первую очередь рекомендуем составить график подготовки к мероприятию, пошагово внести все предстоящие действия. Необходимо обозначить рабочую группу – список тех людей, кто может помочь вам с организацией и от кого потребуется какая-либо информация (например, получение списка участников от HR-службы, согласование договоров с юристами, оплата счетов бухгалтерией, получение презентаций от докладчиков и т. д.). Затем следует предупредить всех участников процесса об их вовлеченности, о дедлайнах, о том, на каком этапе потребуется их участие и в чем именно.
Говорим «конференция», подразумеваем…
Существует масса мероприятий, которые, по сути, подводятся под понятие «конференция». Но в обычном понимании это день заседаний и докладов, с перерывами на кофе-брейки и обед. Цель этих проектов – донести определенную информацию и обеспечить обмен мнениями.
Ваша задача – сделать так, чтобы это мероприятие не только прошло на хорошем уровне, но и донесло до его участников важную информацию, а еще оставило шлейф положительных эмоций.
Выбор места проведения
Проанализировав информацию о дате, аудитории мероприятия, предполагаемую программу и выделенный бюджет, переходим к выбору площадки. Сегодня Москва и другие крупные российские города предлагают огромное количество вариантов.
Отели чаще всего располагают готовыми решениями в виде конференц-пакетов. Конференц-пакет – это набор услуг для конференции, который, как правило, включает аренду зала (обычно не более одного; любой дополнительный зал, если предстоит разбиться на группы для работы, требует дополнительной арендной платы) и питание участников: легкий кофе-брейк по прибытии участников, два кофе-брейка в течение дня, обед – шведский стол либо сет-меню, канцелярию, воду и иногда леденцы. Также в конференц-пакеты может быть включено необходимое оборудование: например, экран, LCD-проектор и звукоусиление (микрофон, колонки и пульт).
Покупка конференц-пакета – классический способ проведения мероприятия. А если еще и правильно подобран отель, этот выбор окажется не только самым простым в организации, но и надежным, понятным с точки зрения бюджета.
Если вы не ищете легких и стандартных решений, попробуйте рассмотреть новые арт-площадки, современные галереи и центры современного искусства, приспособленные для проведения мероприятий. Сегодня есть множество интересных и действительно необычных вариантов. При выборе такой площадки стоит учесть непредвиденные расходы в виде дополнительных декораций, техники, питания участников. Здесь важно ничего не упустить.
Третью категорию я бы назвала «Места культурного наследия и институты культуры», сюда могут относиться музеи, театральные площадки, особняки и т. д.
Прочие площадки – это, например, рестораны, если вы планируйте конференцию с последующим банкетом.
Есть разные способы отслеживать тайминг выступлений: худший из них и самый неэффективный – прерывать докладчика предупреждением об оставшихся трех минутах. Оптимально проговорить время выступления заранее и сделать акцент на важности тайминга. Предупреждать можно карточками, которые будет видеть только докладчик (10 минут, 5 минут, 3 минуты, 1 минута и «время истекло»). Можно придумать систему условных знаков и прочие хитрости, понятные только модератору и докладчикам.
Согласования и проверки
В процессе подготовки вам нужно проверить и согласовать с участниками и подрядчиками множество моментов: – с идейным лидером конференции утвердить всю программу; заранее получить все презентации и обязательно их проверить от и до перед началом конференции;
Последняя коммуникация должна быть максимально информативна, поскольку, по опыту, именно она будет распечатана и взята с собой участниками на мероприятие.
Три последние категории наиболее затратные с точки зрения бюджета, так как редко предлагают уже готовый набор услуг. Вам придется отдельно позаботиться о площадке, кейтеринге, предусмотреть техническое оснащение и т. д. Но чтобы сделать акцент на самой конференции, ее аудитории, вам все-таки следует потратить время на поиск правильного места проведения, конечно, исходя из выделенного бюджета.
Приглашаем участников
Место выбрано, дата определена, предварительная программа ясна, теперь самое время приступить к приглашению участников. Следует помнить, что обычный e-mail с приглашением на конференцию может просто не отложиться в памяти. Проанализируйте, что дает участникам предстоящее мероприятие – сделайте акцент на самом важном. В любом случае, будьте оригинальны и вызовите интерес, привлеките дизайнера для создания приглашения или хотя бы воспользуйтесь шаблонами, которые предлагают базовые программы вашего компьютера. Используйте информационные доски, Интернет, корпоративные СМИ, чтобы сообщить о мероприятии. Не забудьте дать дополнительную коммуникацию накануне события, обязательно с информацией о времени начала, месте проведения со схемой проезда, требованиями к регистрации, если она предусмотрена, и прочей важной информацией, даже если она дублировалась уже много раз. Эта последняя коммуникация должна быть максимально информативна, поскольку, по опыту, именно она будет распечатана и взята с собой участниками на мероприятие.
– распечатать на принтере либо заказать в типографии и собрать все необходимые материалы (бэйджи, программы, сувениры, раздаточные материалы и т. д.);
Продолжение статьи доступно только подписчикам.