Текущий год бросил нам очередной вызов. К сожалению, это уже третий глобальный экономический кризис, который я проживаю, работая в административной сфере. Но он, на мой взгляд, сильно отличается двух от предыдущих: в 2008 и 2014 годах.
Да, все вроде бы идет по обычному сценарию: компании сокращают издержки и одними из первых начинают урезать затраты на административно-хозяйственные расходы. И мы уже практически на автопилоте открываем бюджеты и начинаем вычеркивать строки расходов: сладости, фрукты, безлактозное/фруктовое молоко, любимые ручки сотрудников, разноцветные папки для бухгалтерии, режем лимиты на мобильную связь, такси и прочие статьи расходов.
Однако в этот раз мы столкнулись с двумя факторами: дефицитом товаров и местами зашкаливающей тревожностью коллег, обусловленной не только экономической составляющей. И возникала новая задача: оптимизировать все так, чтобы максимально сохранить комфорт для сотрудников и по возможности придать уверенности коллегам, что не все так плохо.
Последние лет пять во многих компаниях активно продвигаются инициативы по сохранению природы и заботе об экологии. Коллеги внедряют раздельный сбор мусора, иногда даже каменную бумагу (минеральную, биоразлагаемую непромокаемую бумагу, в основе которой сочетание каменной муки из карбоната кальция и полиэтилена низкого давления), зачастую отказываются от пластиковой посуды и прочее.
Сложив три фактора: необходимость уменьшения затрат, возникший дефицит на часть товаров и важность продвижения тенденции заботы о природе, на ведущую позицию вышла роль осознанного потребления. Как это может помочь компаниям в текущий ситуации? Покажу наше решение на простом примере работы с «дефицитным» и сильно подорожавшем за последний месяц одного из самых главных товаров для офиса – бумаги и, заодно, в три раза подорожавших расходниках для принтеров.
За свою карьеру работы в более чем десятке компаний: от совсем не больших до крупных холдингов, я встречала разнообразные процессы организации печати документов: от выдачи под роспись определенного количества бумаги и бланков строгой отчетности, учета того, сколько печатает каждый сотрудник (система идентификационных карт печати) и заканчивая свободным доступом к объемам закупаемой бумаги и вариантами цветной/черно-белой печати. Во всех перечисленных случаях я наблюдала огромное количество впустую израсходованной бумаги и картриджей, несмотря на контроль. Сотрудники некорректно отправляли на печать документы, забыв их отформатировать (любимая ошибка при работе с Excel), отправляли на печать документы для удобства считывания информации («глаза устают смотреть в монитор»), забывали, что ранее уже отправляли на печать (в т.ч. при системе идентификационных карт печати, иными просто забывали отменить предыдущие задачи печати), распечатывали практически тома «Войны и мира» в цвете (наблюдала не так давно ситуацию, когда сотрудник печатал книгу, которую ему надо было прочитать для работы, так как «если покупать ее, то она стоила бы 12 000 рублей, а с экрана ему было не удобно читать»), печатали для личных целей (ребенку в детский сад, школ, для творчества и т.п). В итоге хорошо, если баки для сбора бумаги на уничтожение (или мусорные корзины) были просто переполнены, часто документы просто лежали распечатанные в принтерах и были никому не нужны.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.