Текущий год бросил нам очередной вызов. К сожалению, это уже третий глобальный экономический кризис, который я проживаю, работая в административной сфере. Но он, на мой взгляд, сильно отличается двух от предыдущих: в 2008 и 2014 годах.
Да, все вроде бы идет по обычному сценарию: компании сокращают издержки и одними из первых начинают урезать затраты на административно-хозяйственные расходы. И мы уже практически на автопилоте открываем бюджеты и начинаем вычеркивать строки расходов: сладости, фрукты, безлактозное/фруктовое молоко, любимые ручки сотрудников, разноцветные папки для бухгалтерии, режем лимиты на мобильную связь, такси и прочие статьи расходов.
Однако в этот раз мы столкнулись с двумя факторами: дефицитом товаров и местами зашкаливающей тревожностью коллег, обусловленной не только экономической составляющей. И возникала новая задача: оптимизировать все так, чтобы максимально сохранить комфорт для сотрудников и по возможности придать уверенности коллегам, что не все так плохо.
Последние лет пять во многих компаниях активно продвигаются инициативы по сохранению природы и заботе об экологии. Коллеги внедряют раздельный сбор мусора, иногда даже каменную бумагу (минеральную, биоразлагаемую непромокаемую бумагу, в основе которой сочетание каменной муки из карбоната кальция и полиэтилена низкого давления), зачастую отказываются от пластиковой посуды и прочее.
Сложив три фактора: необходимость уменьшения затрат, возникший дефицит на часть товаров и важность продвижения тенденции заботы о природе, на ведущую позицию вышла роль осознанного потребления. Как это может помочь компаниям в текущий ситуации? Покажу наше решение на простом примере работы с «дефицитным» и сильно подорожавшем за последний месяц одного из самых главных товаров для офиса – бумаги и, заодно, в три раза подорожавших расходниках для принтеров.
За свою карьеру работы в более чем десятке компаний: от совсем не больших до крупных холдингов, я встречала разнообразные процессы организации печати документов: от выдачи под роспись определенного количества бумаги и бланков строгой отчетности, учета того, сколько печатает каждый сотрудник (система идентификационных карт печати) и заканчивая свободным доступом к объемам закупаемой бумаги и вариантами цветной/черно-белой печати. Во всех перечисленных случаях я наблюдала огромное количество впустую израсходованной бумаги и картриджей, несмотря на контроль. Сотрудники некорректно отправляли на печать документы, забыв их отформатировать (любимая ошибка при работе с Excel), отправляли на печать документы для удобства считывания информации («глаза устают смотреть в монитор»), забывали, что ранее уже отправляли на печать (в т.ч. при системе идентификационных карт печати, иными просто забывали отменить предыдущие задачи печати), распечатывали практически тома «Войны и мира» в цвете (наблюдала не так давно ситуацию, когда сотрудник печатал книгу, которую ему надо было прочитать для работы, так как «если покупать ее, то она стоила бы 12 000 рублей, а с экрана ему было не удобно читать»), печатали для личных целей (ребенку в детский сад, школ, для творчества и т.п). В итоге хорошо, если баки для сбора бумаги на уничтожение (или мусорные корзины) были просто переполнены, часто документы просто лежали распечатанные в принтерах и были никому не нужны.
Что мы сделали:
- Еще до начала проблем с поставками, не подозревая, что случится дефицит офисных товаров, сформировали резерв бумаги и расходников для принтеров. У меня сработал режим «автопилота» входа в экономический кризис по первым его признакам.
- Поняв, что грозит не только резкий скачек цен, но и банальная невозможность приобретения товаров мы провели коммуникацию с сотрудниками, в которой сделали упор не на негативных факторах: кризисе, резком повышении цен, урезании бюджетов, а на разумном, осознанном подходе к потреблению. Постарались максимально увязать повышение эффективности электронных коммуникаций (в т.ч. перехода на ЭДО с клиентами и поставщиками), заботу о природе, осознанности в действительной необходимости информации на бумажном носителе и конечно напомнили о двухсторонней печати, важности форматирования документов и функции «экономии тонера», зашитой в параметрах печати. При этом сотрудники получили заверение, что компания полностью подготовлена к перебоям с поставками и нет причин для паники, так как сформированы достаточные резервы бумаги. Однако компания просит разумно и бережно к ним относиться.
- Устно снимали с коллег стрессовые запросы: не закончится ли, к примеру, туалетная бумага (последствия covid, когда ее смели из магазинов) или сахар (в этом случае тогда я обещала всем объявить год ЗОЖа и закупить мед – большинству идея понравилась).
Все эти меры дали хорошие результаты: теперь в офисе нет ни одного забытого листочка в принтерной зоне, мусорный бак пуст, а короб для конфиденциального уничтожения бумаг заполняется в пять раз медленнее. Мы не убрали бумагу для печати, она, по-прежнему, находится у в общем доступе. Мой опыт показывает, что если начать прятать что-то под ключ, то сотрудники включают режим «хомяков». И я искренне горжусь своими коллегами, которые в данной ситуации проявили высокий уровень осознанности.
Если внимательно присмотреться, то примеров к чему применить осознанное отношение найдется много в наших офисах. От молока, которое прокисает на кофе-поинтах и кухнях, поскольку его забывают убрать в холодильник, до мобильной связи и интернета, когда сотрудники его расходуют на то, чтобы посмотреть новую серию любимого сериала онлайн в перерыве со смартфона. Как раз по этой статье расходов в следующем месяце я ожидаю сокращения затрат на 30%.
