Загрузка...

Журнал для руководителей и сотрудников административно-хозяйственных отделов.

Новый офис «Каргилл» с краснодарскими биоритмами

В России компания «Каргилл» представлена целым рядом бизнесов. К ним относятся производство крахмалопродуктов, кормовой продукции, производство масложировой продукции, переработка мяса птицы и зернотрейдинг. Для повышения эффективности функционирования этих бизнесов в прошлом году в Краснодаре был открыт Центр предоставления деловых услуг. Наш журнал попросил Александра Дубровского, административного менеджера компании «Каргилл», рассказать о нюансах строительства самого современного офиса Краснодарского края и помогло ли его появление привлечь в компанию лучшие кадры региона.

— Александр, наверняка, как и в большинстве российских регионов, офисная инфраструктура Краснодара по сравнению с Москвой или Санкт-Петербургом не так хорошо развита. С какими трудностями вы столкнулись?

— Действительно, найти соответствующий нашим требованиям на 100% офис в Краснодаре не удалось. Поэтому было принято решение полностью переоборудовать дополнительные помещения в бизнес-центре, где уже находилось региональное подразделение компании. На свободной площади 1782 кв. м планировалось создать 174 рабочих места. Наше здание было построено и сдано в эксплуатацию в 2013 году. Проведя анализ его технического состояния: инженерных сетей, коммуникаций, энергетического обеспечения, мы пришли к выводу, что практически все предстоит сделать заново. Также был проанализирован рынок местных услуг в этой сфере. Исследование показало: в заданные бизнесом сроки с тем объемом, сложностью и качеством работ партнеров среди краснодарских компаний мы не найдем.

— Кто в итоге участвовал в проекте?

— Со стороны «Каргилла» — административный отдел, подразделение закупок. Многие тендеры были тяжелые, но коллеги из закупок справились с честью, помогли сделать достойный и правильный выбор. Большую поддержку на всех этапах строительства офиса нам оказали юридический и финансовый департаменты. За что всем им огромное спасибо.

Что касается поставщиков, то к участию в тендерах были приглашены только проверенные компании. В тендер на архитектурный проект мы позвали шесть компаний. Все они откликнулись, несмотря на удаленное расположение нашего офиса. Их основная задача состояла в создании очень красивого, дружелюбного проекта офиса, где были бы воплощены все разумные инновации и тенденции, какие только существуют сегодня на рынке. Нам повезло, что краснодарский офис строился не два-три года назад. За последнее время появилось очень много замечательных, уникальных проектов, которые нас вдохновили. Мы подсмотрели интересные решения в московских офисах компаний «Бондюэль», «Живодан», HP и других, перелопатили огромное количество страниц Интернета, литературы. Спасибо, что есть Office Next. Это великолепная площадка для тех, кто собирается строить офисы. Абсолютно каждое решение мы с командой обсуждали, спорили, дискутировали. В итоге создали техническое задание, в котором описали, для кого новый офис будет построен (возраст, пол сотрудников, функционал и прочее) и то, что обязательно должно в нем быть. Мы получили несколько хороших предложений от архитекторов. Но, принимая решение, больше основывались на чувствах, эмоциях. В итоге на тайном голосовании единогласно выбрали проект MAD Architects. Это архитектурное бюро оказалось не просто партнером по проекту, его архитекторы стали членами нашей команды. Они пообещали быть полностью вовлеченными в процесс и действительно приложили максимум усилий для того, чтобы офис «Каргилла» получился таким красивым и эффективным, как вы видите.

 

 

— Выбор какого подрядчика был самым трудным?

— Всегда самый сложный с точки зрения рисков выбор генподрядчика. У него могут быть самые прекрасные рекомендации. Но неизвестно, как он проявит себя именно на твоем объекте, сталкиваясь с теми или иными сюрпризами, которые присутствуют на любой стройке. Учитывая удаленность нашего офиса от Москвы, мы понимали, что риски возрастают в разы, поэтому в генподрядчики рассматривали только серьезные фирмы с хорошими рекомендациями и портфолио, надежные  и клиентоориентированные. Такие, которые могли бы, несмотря на сюрпризы, построить офис в полном соответствии с проектом, утвержденным бюджетом, надлежащего качества и в заданные сроки. Таким подрядчиком стала компания Icon LAB. Все, о чем мы c ней договаривались, было исполнено, несмотря на подводные камни, которые ожидали нашу команду.

— Сюрпризов избежать не удалось?

— К сожалению, не удалось. Пришлось полностью заменить вентиляционные установки, так как нас не удовлетворили установленные при строительстве бизнес-центра. То, что это нужно будет делать, мы понимали еще до выбора генподрядчика и были морально готовы, но все оказалось гораздо сложнее. Здание было оборудовано двумя установками общей мощностью 8000 куб. м/ч, а по нормам требовалось 36000 куб. м/ч. Представляете разницу? Чтобы это исправить, мы полностью должны были изменить пространство вентиляционных шахт. Однако самая большая проблема заключалась в том, что вентустановки работали не только на наш офис, но и на другие компании, располагавшиеся на соседних этажах, а новые венткороба нужно было прокладывать вертикально, сквозь четыре этажа работающего бизнес- центра. Строительная компания с честью справилась с этим заданием. И теперь в нашем офисе не просто нормальная вентиляция и кондиционирование, а практически многозонный климатконтроль, как в дорогой машине. Плюс к этому мы установили дизель-генератор на 400 кВт. Он обеспечивает бесперебойность работы не только компьютерных сетей, но и освещения, и систем охлаждения воздуха. Даже если в жару отключат электричество, у нас всегда будут холодоснабжение, свет и горячая вода. Нам повезло, что помимо строителей в нашей команде также были замечательные проектировщики инженерных систем из RBTT Consultants, проджект-менеджеры Knight Frank Ольга Понамарева и Антон Лепетов. Все они  — фантастические профессионалы.

— Как вы взаимодействовали?

— Помимо регулярных встреч  в Краснодаре, были еженедельные онлайн-встречи через конференц-связь с московским
офисом. Ольга Понамарева так построила работу, что ни на одном этапе у меня не было сомнений, что офис будет сдан вовремя и мы уложимся в бюджет. Все взаимодействие с партнерами было позитивным и конструктивным. Работая над этим проектом, я лишний раз убедился в том, что слаженная командная работа приводит к хорошему результату.

— Когда состоялось открытие нового офиса?

— Первый рабочий день был 11 ноября. К этому времени мы закончили тендеры на клининг, кофе-чай, другие сервисы, организовали работу ресепшена.

— Ресепшен у вас как произведение искусства!

— Да, это так. Там есть уникальная стена, где на площади 12,5 кв. м собрано панно из колосьев пшеницы. Это необычное решение придумали наши архитекторы. Стена состоит из нескольких тысяч живых колосьев, обработанных специальным образом. Ее вручную собирали сотрудники компании «Фикус». Это был титанический труд. Проект, который создали наши архитекторы, был реализован на 100%. Мы ни на йоту не отступили от него с точки зрения архитектурных решений.

— Сегодня для многих новых офисов характерно буйство красок, а в вашем как-то необычно спокойно…

— Мы не ставил задачу сделать офис пестрым. Подобные центры компании «Каргилл» во всем мире имеют свой стиль и свои специфические решения корпоративного брендирования. Поэтому даже несмотря на то, что у нас в Краснодаре восемь видов ковролина, пространство выглядит дружелюбным и комфортным. Разнообразие вносит фигурная ковровая кладка: круги, колосья. Бригада поставщика не один день трудилась над тем, чтобы создать этот «художественный паркет». Плюс ко всему наш ковролин имеет толстую войлочную подложку, которая создает амортизирующий эффект и существенно снижает шум, например от женских каблуков.

— Можно ли назвать ваш офис экологичным?

— Одна из наших задач как раз и состояла в том, чтобы сделать офис максимально экологичным, экономичным и эффективным. Это не дань моде, не следование трендам, это философия «Каргилла», и она прослеживается в различных офисных решениях. Так, например, на ресепшене нет привычных журналов регистрации, все в электронном виде. Гости регистрируются на специальном устройстве, а сведения уходят в базу данных. Сама стойка ресепшена выгнута так, будто обнимает визитеров, как бы говорит: «Приходите к нам, мы открыты и рады всем». Рядом находится отдельная комната для почты. Во многих компаниях мэйл-рум — темное помещение, зачастую без окон. Мы же создали там максимально комфортное рабочее место с естественным освещением, рабочим столом, оснащенным электрическим приводом регулировки высоты, удобным креслом, такими же как у всех сотрудников краснодарского офиса.

В офисе много стеклянных поверхностей, помимо того, что они придают легкость и воздушность офису, они еще и функциональны — на них можно писать, рисовать. Во всех переговорных есть такие поверхности, а еще самые современные интерактивные панели. Поэтому в нашем офисе нет ни одного флипчарта! Все МФУ оборудованы системой контроля печати, тем самым мы существенно экономим  не только бюджет, но и бумагу.

Все окна нашего офиса снаружи оклеили специальной термозащитной пленкой, которая заметно снижает температуру воздуха в помещении. Для Краснодара это актуально. Уменьшение температуры на 5–6 градусов делает работу внутри здания комфортной, а также снижает нагрузку на кондиционеры, экономит электричество и деньги компании.

Под столами сотрудников нет мусорных корзин. Сбор мусора происходит централизованно, в одном месте. Кстати, отсутствие корзин повлияло на то, что сотрудники не едят за рабочими столами, не захламляют их.

С первого дня в новом офисе мы решили, что будем прививать именно такую культуру чистоты. Во-первых, это снижает расходы на клининг, а во-вторых, учит людей заботиться о природе. А если подсчитать, сколько бы мы потратили одноразовых пакетов для мусорных корзин, которые не разлагаются десятки лет, то становится понятно, что мы сделали все максимально возможное для того, чтобы сохранить нашу природу. В офисе огромное количество живых растений. На кухне — настоящие грядки, сотрудники могут сорвать мяту, чабрец и прочее. У нас нет одноразовой посуды, она запрещена. Все столовые приборы и посуда многоразовые. Вода в переговорных в стеклянных бутылках.

— Чему в офисе было уделено особое внимание?

— Мы очень долго дискутировали на предмет офисного освещения. Понимали, оно точно будет светодиодное. Но очень долго решали, нужен ли нам
tunable white (освещение, зависящее от времени дня). В итоге пришли к интересным выводам. Положительный эффект воздействия tunable white все же стоит подвергнуть сомнению: проекты, где это реализовано, единичные, никаких долгосрочных исследований нет. Более того, известно, что у людей разные биоритмы. Кто-то «сова», а кто-то «жаворонок». Кому-то не нужен яркий свет утром, кто-то без него малоэффективен. А система tunable white не персонализирована, она существует по общепринятым биоритмам. И если в офисе собираются «жаворонки» и «совы», вряд ли перемена освещения по схеме tunable white повлияет на всех положительно. Также следует учесть тот факт, что у офисных сотрудников могут быть проблемы со зрением. Когда в течение дня свет меняется с белого на желтый либо наоборот, создается дополнительная нагрузка на глаза. Еще один момент не в пользу tunable white для нас — обслуживание этого светового решения в регионах. Мы понимали, что можем не найти в Краснодаре компаний, которые обладают достаточным опытом в данном вопросе, и если с системой что-то произойдет (управление происходит централизованно), проблема со светом станет глобальной для всего офиса. По совокупности всех этих факторов мы сознательно отказались от tunable white и нашли другое решение: разбили рабочее пространство на группы, комфортные маленькие зоны по 4–6 столов, где каждый сотрудник может настроить освещение под свои потребности

Все столы поставили перпендикулярно окнам, таким образом, в офисе не оказалось ни одного рабочего места, которое находилось бы спиной либо лицом к окну. Основное освещение настроили так, чтобы оно выключалось группами, тем самым как бы персонализировали и его. Также мы повесил светильники с технологией рассеивания света через микропризму. Это оказалась очень удобным, недорогим решением, которое не нагружает зрение и делает так, чтобы искусственное освещение не мешало соседям. Во всех зонах, где планировалось не постоянное присутствие людей (санузлы, гардеробные комнаты, зоны отдыха, кладовки), установили датчики движения. Мы давно не рассчитываем на призыв «Уходя, гасите свет» — это не работает. Пусть лучше современная техника думает за людей. Помимо этого у нас еще установлены автоматические таймеры отключения всего освещения в заданное время, такие же таймеры стоят на наших вентустановках. Перед ремонтом практически все компании делают светотехнические расчеты, но не все проводят проверку и регулировку освещенности после установки мебели. Наш поставщик светотехнического оборудования проверил показатели освещенности в новом офисе на соответствие СОУТ после установки мебели и предоставил полный отчет, из которого было видно, что освещение полностью отвечает требованиям. Только после этого мы приняли его работу. Сегодня в нашем офисе почти идеальные освещение и воздух — это два кита, которые делают рабочее место идеальным для сотрудников. Почему почти? Потому что хороший админ никогда не будет полностью доволен результатом, как бы хорош он ни был.

— А как же мебель? Она тоже не самая простая в вашем офисе.

— Один из признаков нашего времени — малоподвижный образ жизни. Офисные сотрудник практически весь день сидят за рабочими столами. При этом кто-то высокий, а кто-то небольшого роста, один крупный, другой худой… Поэтому наша цель состояла в том, чтобы создать идеальное рабочее место абсолютно для каждого сотрудника. Для краснодарского проекта мы рассчитали размер столов 1400×800 мм, сделали их с закругленными углами, чтобы

сотрудники не бились о них, все 100% столов с электроприводом регулировки высоты. Так как столы получились не очень широкие, заказали к ним узкие тумбочки, но не стандартной длины, а во всю глубину столешницы. Таким образом, в тумбочке стало возможным хранение и ноутбука, и документов, а в нижнем глубоком ящике — сумочки и пары туфель, ведь большинство наших сотрудников  — это представительницы прекрасного пола. Там даже есть специальный органайзер, который легко вытаскивается. Его можно переносить, не перекладывая документы. Целую неделю мы тестировали кресла разных фирм. Сотрудники, принимавшие участие в эксперименте, не знали ни производителя, ни стоимости. Они просто выбирали лучшее и
самое удобное кресло. В итоге купили ту модель, которую выбрали единогласно. Это кресло не было самым дорогим, но оказалось действительно очень комфортным. В офисе очень удобные шкафы для хранения документов. Каждый разделен на две части, а посередине находится автоматически выдвигающаяся полочка, на которую можно положить документы и, не отходя от шкафа, поработать с ними. Таких эргономичных решений у нас очень много. При строительстве офиса была проанализирована каждая его деталь: от цветового решения кранов на кухне до количества и расположения розеток, напольных лючков, был продуман и выверен каждый сантиметр поверхности офиса! Мы не просто копировали чьи-то решения или покупали то, что было у поставщиков, мы вносили в них улучшения. Например, по нашему запросу производитель внес изменения в конструкцию стеклянных разборных перегородок с двойным стеклом. Торцевые шпингалеты у них находились в самом низу, практически у пола. Представьте, как трудно такую стенку было бы разобрать девушке на каблуках, в юбке. Ей пришлось бы вставать на колено либо звать на помощь мужчин. Теперь, после внесения изменений в конструкцию, достаточно просто немного наклониться и зафиксировать шпингалет перегородки в нужном положении. Таким образом, мы точно минимизировали дискомфорт и риск получения травм.

— Какие места в офисе пользуются наибольшей популярностью у сотрудников?

— Зоны для совместной работы, неформального или уединенного общения. Их у нас очень много, и все они разные. Есть телефонные будки, как стационарные, так и передвижные. Мы построили двухэтажный амфитеатр. Он оснащен несколькими телевизионными панелями и большим экраном, шикарным звуком. Стеклянные стены соседних переговорных комнат разбираются, и пространство становится единым с кафетерием и амфитеатром. В нем может комфортно собраться вся наша краснодарская команда. Сотрудники с удовольствием осваивают тренажерный зал. Пока мы не стали закупать оборудование в собственность, а взяли в аренду, так как не знаем, какими тренажерами люди будут чаще всего пользоваться. В любой момент можем поменять тренажеры, отказаться или, наоборот, увеличить количество и тем самым быть гибкими! Очень полюбилась моим коллегам кухня. Мы уже даже не можем это пространство называть кухней, это кафетерий. Удобные столы, кресла, диванчики, барный стол. Комфорт на любой вкус, даже в столовой. В санузлах мы тоже продумали все до мелочей: высоту подвеса унитазов, рассчитали глубину и ширину каждой кабинки, чтобы сотрудники не обтирали стены, не бились об дверь.

В каждой кабинке сделали удобные ниши для сумочек, телефонов, планшетов. Строители при приемке работ шутили: «Александр, можешь проверять — высота каждого унитаза 41 см». Казалось бы, смешно, но и это тоже очень важно для комфорта человека.

— А с какой целью в туалетных комнатах повесили репродукции Ван Гога?

— Это просто фишечка такая от архитекторов. Но хочу заметить, что репродукции Ван Гога у нас во всем офисе.

— Что-то планируете менять в новом офисе?

— Ничего не хочется улучшать, потому что офис сделан непросто хорошо, в нем продуман каждый сантиметр. Я часто слышу слова благодарности от коллег за качественно реализованный проект. А люди, которые приходят устраиваться на работу, еще до начала собеседования как один говорят: «У вас нереальный офис, мы хотим в нем работать». Это как раз та цель, которая ставилась перед нами, и мы ее полностью выполнили.

— Краснодарский проект был непростым, что он дал вам в плане личного роста?

— Любой проект по-своему сложен, но каждый последующий  — легче. Появляется новый багаж знаний, новый опыт. Офиса, равного нашему, в Краснодарском крае нет и, думаю, в ближайшие год-два не появится. В здании класса С наша компания построила пространство с инженерной инфраструктурой класса А. Было очень грустно, когда проект завершился, потому что за время его реализации мы с нашими замечательными подрядчиками стали одной большой дружной семьей.

Этим проектом, еще даже не зная своих новых сотрудников, мы уже сказали им: «Хотя нам неизвестны ваши возраст, пол, рост, вес, мы сделали для каждого из вас идеальное рабочее место. Мы ждем вас и любим!»

  • 119334, г. Москва, Ленинский пр-т, 30А, коворкинг "Рабочая станция", ООО «Администрация»

  • editor@admdir.ru

  • +7 (495) 969-8768

  • пн-пт с 10:00 до 18:00

 

(С) Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Административный директор».

Пожалуйста, пройдите опрос журнала «Административный директор», это поможет улучшить нашу работу!
Опрос анонимный и не займет у вас более 2 минут.
^ Наверх
Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика