В начале декабря 2024 года компания «Каргилл» переехала в современный офис, расположенный в бизнес-центре Arcus 4. Журнал «Административный директор» был одним из первых, кто получил уникальную возможность посетить новую штаб-квартиру компании в России. Александр Дубровский, административный менеджер компании, рассказал нам о том, как проходило строительство нового офиса, и о его особенностях.
— Александр, в условиях постоянно меняющихся цен на строительные материалы и услуги, мебель, техническое оборудование, что помогло вам успешно реализовать проект нового офиса?
— Принимая во внимание все эти нюансы, мы ориентировались на реальные цены с поправкой на то, что наше бюджетирование начиналось в декабре 2023 года, а стройка — в середине 2024-го. При этом у нас на руках не было даже дизайн проекта. Конечно, у нас имелся опыт строительства нескольких офисов, и это очень помогло нам.
Мы знали о важности правильной оценки стоимости проекта и понимали, что это одна из важнейших составляющих проекта в целом. И хотя цены на материалы постоянно росли в процессе строительства, наш расчет позволил уложиться в намеченную стоимость и избежать превышения бюджета. Кроме того, важно было спрогнозировать продолжительность стройки, так как с доставкой материалов также могли возникнуть проблемы. Исходя из предыдущего опыта и реалий сегодняшнего дня, мы понимали, что минимальный срок комфортного завершения проекта составит не менее четырех месяцев. В итоге мы все верно спрогнозировали и успешно завершили ремонт нового офиса, без сюрпризов, непредвиденных расходов и в срок.
— Я помню ваш старый офис. И нужно сказать, разница между старым и новым офисами огромная. Почему выбрали именно бизнес-центр Arcus?
— В 2024 году у нас заканчивался контракт со старым офисом, и за год, по правилам нашей компании, мы должны были либо подтвердить текущую аренду, либо найти новый. Мы вышли к арендодателю с предложением о продлении договора аренды на определенный срок, но получили отказ. Поэтому было принято решение по окончании договора переехать в другой офис. В августе 2023 года мы начали поиск нового офисного пространства. Нам нужен был качественный офис недалеко от текущей локации, в этом районе Ленинградского проспекта.
Совместно с руководством компании, руководителями подразделений, рядовыми сотрудниками и партнерами по проекту мы сформировали модель нового офиса. Определили, какие потребности есть у коллег, выяснили, готовы ли они работать на незакрепленных местах, рассчитали необходимое количество переговорных комнат, их функционал, наполнение, дизайн. Провели опрос, что еще хотели бы сотрудники видеть в офисе. И это было не просто анкетирование, а настоящее исследование. Например: «Вам действительно нужен спортзал в офисе, либо вы просто хотите заниматься спортом? Возможно, компания сможет предложить компенсацию за спортзал». Эта работа помогла нам сформировать правильную концепцию нового офиса, которая в октябре 2023 года была принята руководством компании. И только после этого мы запустили второй этап подбора офиса, нужного нам по метражу и подходящего по всем утвержденным параметрам. Мы посмотрели достаточно большое количество офисов, сделали шортлист и в итоге остановились на Arcus 4. В 2015 году мы уехали из Arcus 2 в бизнес-центр «Аэростар», но спустя девять лет вернулись в знакомое место с теплыми воспоминаниями и уже новыми перспективами.
— Вероятно, это было уже совсем другое здание?
— Arcus 4 — новое, красивое, современное здание с самыми передовыми инженерными коммуникациями, роскошным фойе и лифтами. Но самое приятное — встреча с прежней командой, управляющей бизнес-центром, которая ранее всегда заботилась о нашем благополучии. И в этот раз ее высококвалифицированные специалисты поддержали нашу компанию на всех этапах строительства и продолжают поддерживать сейчас. Встреча с ними после многих лет была приятной и комфортной. Мы словно путники, которые вернулись домой после долгого отсутствия.
— Затраты на аренду нового офиса вряд ли сопоставимы с арендой старого офиса?
— Последние годы принесли много изменений в офисную жизнь компании, включая удаленную работу. Переход на гибридный формат работы позволил нам на 25% сократить площадь и предоставил возможность переехать в новый офис более высокого качества и комфорта.
— Руководство компании участвовало в процессе создания нового офиса? Совпали ли его ожидания с увиденным?
— Безусловно, участвовали и в выборе помещения, и в утверждении архитектурной концепции. В остальном нам была предоставлена полная свобода действий. И мы благодарны нашим руководителям за поддержку и веру в наш профессионализм. Что касается ожиданий, то дизайн и функционал нового офиса полностью соответствовали заранее согласованным планам. У нас получилась достаточно редкая ситуация, когда дизайн проект и итоговый результат были полностью идентичны.
— Рабочее место руководителя в каждой компании устроено по-своему, и у каждого свои пред почтения. Какое рабочее место руководителя у вас?
— У нас есть руководители, которым по специфике работы необходим собственный кабинет. Но это не роскошные пространства, а стандартные кабинеты с обычной мебелью и оснащением. В «Каргилле» ценится демократичный подход, нет явных различий между рабочими местами руководителей и обычных сотрудников. У нас поддерживается открытость — двери кабинетов руководителей всегда открыты. Генеральный директор работает в опенспейсе, рядом с остальными сотрудниками. Если ему необходимо уединение, он бронирует переговорную комнату.
— Что нового появилось в офисе, что удивило и порадовало сотрудников?
— Начнем с того, что у нас все рабочие места оборудованы столами с электрической регулировкой высоты, и сотрудники это сразу оценили. Кроме того, у нас принят централизованный раздельный сбор мусора — на рабочих местах вообще нет мусорных корзин. Их отсутствие не вызвало возмущений, наоборот, сотруники позитивно оценили эти изменения. Теперь они сами сортируют бумагу, пластик и бытовые отходы, а управляющая компания обеспечивает раздельный вывоз. Мелочь, но это экология и снижение затрат на обслуживание офиса. У нас нет тумбочек, но у всех есть локеры. Мы понимали, что отказ от стандартных тумбочек может вызвать затруднения, поэтому размеры наших локеров приближены к размеру тумбочек, но мы пошли чуть дальше и сделали локеры с регулируемыми полочками. Сотрудник сам может установить полку на нужную ему высоту и комфортно разместить все необходимое. В каждом локере есть специальный, очень удобный переносной органайзер, в котором можно хранить всю необходимую канцелярию, с ним удобно ходить по офису, переносить на рабочие столы. У нас большое количество так называемых «телефонных кабинок», и это очень удобно для сотрудников. Так как мы не хотели нагружать офис обычны ми шкафами, то для хранения документов прямо над локерами сделали антресольные шкафы. Их количество разумно спланировано для каждого подразделения. Наши женщины оценили новые туалетные комнаты с хорошим освещением, зеркалами и специальными местами для сумочек и телефонов, а также примерочные комнаты для любителей делать онлайн заказы и помещение для кормящих мам с холодильником для хранения молока. Ну и конечно, наше массажное кресло, в котором любой сотрудник может немного расслабиться. В каждом офисе мы стремимся создать максимально комфортное рабочее пространство для всех, учитывая их потребности и предоставляя удобства.
— Что-то поменялось в вашей работе после переезда в новый офис?
— У административной службы, и с этим согласятся все наши коллеги, никогда нет фиксированного графика работы. Мы можем быть в офисе и в шесть утра, и в девять вечера, иногда и в выходные — тут ничего не изменилось. Просто теперь мы работаем в комфортном, уютном и красивом офисе, где можно вечером взять чашку кофе, устроиться на уютном диване и насладиться видом из окна, падающим снегом, отдохнуть, перезагрузиться или поработать.
— Насколько офис современный с точки зрения технического оснащения?
— Мы не стремились сделать его супертехнологичным. «Умный офис» рассматривали, но осознали, что такой проект будет очень дорогим как в плане оборудования, так и в дальнейшем обслуживании. Мы уделили достаточно большое внимание освещению и вентиляции. Во всех переговорных комнатах и на кухнях установили диммеры, во многих помещениях есть датчики движения для экономии энергии, специальные таймеры для автоматического включения и выключения света в ночное время и в выходные дни во всем офисе. Кроме того, установили оконечные вентиляционные устройства, которые должны повысить комфорт для сотрудников. При планировании мы брали в расчет не только что и как построить, но и как эти системы обслуживать в длительном периоде.
Нам важно, чтобы любые неисправности можно было быстро устранить, избегая диском форта для коллег. При выборе замков для локеров мы остановились на обычных кодовых замках с мастер ключом, а не на современных электронных, так как их легко и быстро можно обслуживать и ремонтировать. Наша команда уделила внимание каждой дета ли офиса, стремясь к оптимальной работоспособности и удобству использования. Каждый аспект, от ручек до освещения, был тщательно продуман и проверен несколько раз.
— Как люди восприняли переезд в новый офис?
— Как и в любой другой компании, у наших сотрудников есть разные пристрастия и потребности. Кому-то все нравится, а кто-то всегда найдет изъян. Невозможно удовлетворить всех на сто процентов. Несмотря на это, мы чувствуем, что подавляющему большинству коллег офис очень понравился. Трудно выразить процентное соотношение удовлетворенности, но реакция сотрудников после первых дней работы в основном была позитивной. Они активно обживаются на новом месте, и мы уже получаем пожелания относительно улучшения офиса: например, просят дополнительно закупить растения, и мы с удовольствием идем навстречу таким запросам, хотя наш офис и так очень зеленый. Мы не отказываем людям в просьбах и быстро реагируем на пожелания, если они потенциально улучшают условия их работы.
— Этот проект был сложным для вас?
— Да, самым сложным и самым напряженным из всех, что были ранее. Но у нас была отличная команда. Совместно с Евгением Клюваком, региональным административным менеджером «Провими», нашей дочерней компании, мы прошли все трудности и полностью выполнили проект. |
— Праздничное открытие было?
— К открытию офиса 4 декабря мы установили прекрасную новогоднюю елочную композицию, в качестве ВИП-гостей были приглашены Дед Мороз со Снегурочкой, которые поздравили нас с новым офисом и пожелали успехов. Наши партнеры приготовили вкусные угощения. Все это создало праздничную атмосферу. Но главное, сам переезд прошел гладко и без потерь.
— Как думаете, вы в этом офисе надолго?
— В настоящее время сложно предсказать планы компании, но мы создали универсальный офис с возможностью принять большее количество сотрудников. У нас достаточное количество рабочих мест, оборудованных всем необходимым для комфортной работы. Поэтому мы уверены, что наш офис готов прослужить долгое время.
Беседу вела Виктория Тот