Елизавета Голышева, директор по России и СНГ, руководитель отдела по работе с владельцами офисных помещений компании JLL, выступит спикером на конференции «Новый офис в реальном времени», которую 29 ноября проводит ИД «Администрация» (журналы «Административный директор», «Директор по закупкам» и «Офис light»).
Мы задали Елизавете вопрос о том, насколько сегодня сложен процесс выбора заказчиком нового офиса?
Елизавета Голышева:
Процесс поиска и выбора нового офиса – это комплексная задача, которая сложна для любой организации вне зависимости от ее размера и направления бизнеса. Поиск офиса состоит из нескольких этапов, первый и основополагающий из которых – оценка и определение критериев выбора офиса. Каждая компания прежде всего должна определиться, какое решение станет лучшим для сотрудников и организации и будет способствовать успешному росту и развитию компании в долгосрочной перспективе.
Еще совсем недавно место расположения офиса являлось ключевым критерием выбора. Однако сегодня, во времена огромных возможностей (в настоящее время в Москве около 3 млн кв. м свободного качественного предложения) есть и другие факторы, которые играют большое значение: удобный доступ к офису общественным транспортом, наличие парковки, окружение, близость развитой инфраструктуры, техническое оснащение и возможности здания, «зеленые» технологии, качество и услуги, предоставляемые управляющей компанией, эргономика и эффективность офисного пространства и многие другие. Найти здания, в которых бы все критерии сочетались идеально, практически невозможно. Поэтому первая сложность, с которой сталкивается компания – это оценка и выделение главных критериев выбора офиса. Отталкиваясь от главных критериев, можно сопоставить плюсы и минусы будущего офиса и помочь руководству выбрать лучшее решение.
Любой руководитель компании стремится создать офисное пространство, удобное и ориентированное на сотрудников, которое будет способствовать увеличению производительности труда, улучшению здоровья персонала и при этом будет отражать ключевые ценности и философию компании. Это сложная задача и в том числе предполагает определение формата и стиля офиса: открытое пространство или кабинетная планировка, наличие гибких и свободных рабочих станций, наличие зон отдыха, демонстрационных залов, клиентских зон и т.д. Все это будет влиять на расчет площади, которая необходима для той или иной организации. Расчет необходимой площади зачастую требует вовлечения профессионального консультанта, а также может существенно ограничить круг рассматриваемых объектов. Например, если цель компании – максимально плотная рассадка в открытом пространстве, то необходимо обращать внимание на такие технические показатели в здании, как электрическая мощность и объем подаваемого воздуха.
Формирование коммерческой составляющей договора – следующий не менее сложный этап. Определив короткий список офисных объектов, компания вступает в переговорный процесс. На этом этапе важно определить основные коммерческие составляющие, которые важны для данной организации: срок аренды, начало арендных платежей, состояние передаваемого помещения, арендные каникулы для подготовки офиса к переезду и т.д. На данном этапе компании очень часто не принимают во внимание условия текущего договора аренды, которые могут существенно увеличить расходы на переезд. Например, условия по приведению помещения в надлежащее состояние при выезде, двойная арендная плата в случае задержки передачи помещения и т.д. Долгосрочный договор аренды является самым надежным для компании, так как позволяет минимизировать риск скачка арендных ставок, защитить арендатора от многих непредвиденных обстоятельств и зафиксировать важные коммерческие условия в рамках долгосрочного периода. Но, с другой стороны, в долгосрочном договоре необходимо предусмотреть важные для организации условия, которые дадут ей гибкость и защищенность. Это могут быть условия по гарантированному расширению или сокращению площадей, возможности расторжения договора, присутствие в объекте конкурирующих организаций, организация вывески компании, дополнительные услуги управляющей компании и т.д.
Предусмотреть все нюансы – очень непростая задача для любой компании, от небольшого бизнеса до крупной корпорации, это требует серьезной экспертизы, понимания и знания рыночных практик и тенденций развития офисного рынка. Очень важно на этом сложном пути иметь грамотного, профессионального консультанта – партнера, который поможет правильно и эффективно организовать все процессы, избежать ошибок и без лишних затрат и потерь осуществить выбор и переезд в новый офис.
