Денис Авдюшин, генеральный директор компании «Делис Архив», уже почти 25 лет занимается любимым архивным делом. Фактически вся отрасль сформировалась и развивалась у него на глазах. Журнал «Административный директор» попросил Дениса поделиться наблюдениями о том, как изменился рынок архивных услуг, а вместе с тем и отношение к этим услугам со стороны клиентов, рассказать о возможных путях дальнейшего развития.
Редакция: Когда в нашей стране начала формироваться архивная отрасль?
Денис Авдюшин: Вы будете очень удивлены, но еще в Советском Союзе сотрудники государственных архивов на платной основе оказывали пред приятиям услуги по упорядочению и обработке документов. Эта деятельность приносила им весьма ощутимый доход, помимо заработной платы.
Благодаря таким предприимчивым архивистам и начали зарождаться коммерческие архивные организации после распада СССР. Основными направлениями их работы являлись упорядочение документов по личному составу и основной деятельности, переплетные услуги и отбор на уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Сотрудники таких фирм, набравшись опыта, уходили от своих работодателей и открывали свои архивные конторы. Большая часть из них закрывалась в первый год работы, но некоторые в том или ином виде существуют и по сей день.
Ближе к концу 1990-х годов начали появляться компании, оказывающие экзотичные по тому времени виды услуг: сканирование и хранение документов. Бизнес-модель таких фирм полностью копировала сложившуюся модель оказания аналогичных услуг на европейском и американском рынках.
Ред.: Какие особенности развития архивного дела вы могли бы отметить?
Д.А.: Как происходила трансформация отрасли, расскажу на примере компании «Делис Архив», приложившей к этому руку. В октябре 2000 года был создан бренд «Делис Архив». В то время архивная деятельность подлежала обязательному лицензированию как на федеральном, так и на региональном уровне. Для получения лицензии необходимо было иметь в штате не менее двух архивистов с высшим образованием и правильно заполнить кучу разных бумаг. Наша компания, как и многие другие, наводила порядок в бумагах различных организаций. В 2003 году появился запрос на конфиденциальное уничтожение документов на шредере, в связи с чем в Германии было закуплено оборудование и на сайте заявлена новая услуга.
В 2005 году появился первый клиент, который захотел сдать документы во внешний архив на хранение. Для этих целей рядом с офисом было арендовано небольшое помещение площадью 200 квадратных метров, которое быстро заполнилось, и возникла необходимость в новом складе, а свободных денег для этого было очень мало. Как самое бюджетное помещение был выбран склад площадью 1000 квадратных метров на четвертом этаже здания 1905 года постройки на заводе «Зингер» в Подольске. Часть этого помещения была оборудована самодельными стеллажами, а другая за ненадобностью сдавалась в субаренду.
На тот момент на рынке уже сложился подход к оказанию услуг хранения документов вне офиса: хранение велось в архивных коробах, доставка и возврат осуществлялись также архивными коробами. Чем дольше клиент хранит коробки, даже с самыми ненужными документами, тем выгоднее архивной компании (мнение клиента никто не спрашивал). Плата за месячное хранение могла быть установлена в долларах, а за безвозвратное изъятие клиентом каждого короба взималась сумма, эквивалентная его хранению за два-три года.
«Делис Архив» нужно было как-то приспосабливаться к конкурентной среде, имеющей очень красивые архивы, и найти свой подход по привлечению клиентов при весьма скромных финансовых возможностях, в связи с чем было решено:
— предложить фиксированную стоимость ниже конкурентов (на тот момент стоимость хранения у иных участников рынка начиналась от 35 рублей и выше за короб и могла доходить до 120 рублей);
— не брать с клиента плату за безвозвратное изъятие при уничтожении документов, а также в случаях, когда клиент хочет с нами расторгнуть договор;
— на начальном этапе у нас была всего одна машина, и чтобы удешевить стоимость услуг, мы предложили клиентам вместо доставки короба присылать скан-образы нужных документов, и эта услуга оказалась востребованной;
— в целях оптимизации площадей хранения мы стали предлагать клиентам осуществлять контроль сроков хранения переданных ими на хранение папок, но для этого нужно было перед приемкой на хранение составить на них опись и наклеить штрихкод;
— сделать понятный и прозрачный для клиента договор (без скрытых условий и лишних платежей);
— реализовать сервис с человеческим лицом, что предпочтительно для русского человека (во- обще клиенты любят, когда к ним внимательны и идут на встречу).
Такой подход полностью отличался от устоявшейся «американской» модели услуги хранения документов, при которой все действия осуществлялись коробами, опись на содержимое не составлялась, а к кому обратиться для решения насущных вопросов, было не всегда понятно. Таким образом, «Делис Архив» сформировал свой, российский подход к услуге, который на ура был принят клиентами и скопирован всеми конкурентами.
Клиенты обозначали нам свои новые потребности (проблемы), и поэтапно появлялись услуги сканирования, индексации, консалтинга, автоматизации и многие другие. По сути, из компании с одним базовым продуктом «Делис Архив» трансформировался в мультисервисную компанию, услуги которой приносят реальную пользу и помогают организациям решать различные задачи. Очевидно одно — невозможно в текущих реалиях выжить компании, оказываю щей ограниченный перечень услуг.
Ред.: Назовите главный критерий оценки архивной компании клиентом.
Д.А.: С учетом возрастания налоговых рисков и ужесточения закупочных процедур все больше компаний заинтересованы покупать услуги у на- дежных, проверенных поставщиков и не увеличивать их количество.
Считается, что организация архивного бизнеса по хранению документов — легкое и выгодное дело. Берешь склад, даешь более низкие цены, рекламный бюджет, и от клиентов не будет отбоя. На практике же получается так, что огромные затраты на аренду, ремонт, оборудование и персонал нужно нести уже сейчас и ежемесячно, а заполнение стеллажей архивными коробами происходит очень медленно (или вообще не происходит). Какой бы красивый и современный архив новым игроком ни был предложен потенциальным клиентам, он всегда отдаст предпочтение архивной фирме с опытом.
Фирме, у которой есть солидная база клиентов, опыт проектов, репутация. Учитывая серьезную ответственность за сохранность документов, уже мало кого прельщают скидки и бесплатные услуги, все хотят быть уверены в надежности своего архивного партнера.
За последнее время многие крупные клиенты архивных фирм уже разочаровались в негуманных подходах «иноземных» сервисных моделей и все документы хранят у себя. Кто-то, осознавая пользу аутсорсинга этой услуги и понимая, что сервис архивных услуг развился и стал более человечным, начинает сотрудничать с российскими архивными компаниями.
Ред.: Много ли у вас конкурентов?
Д.А.: В основном архивные компании, оказывающие более или менее полный комплекс услуг, представлены в Москве и Санкт-Петербурге. На всю страну можно насчитать не более 30 архивных фирм, разных по величине. Большинство из них — небольшие компании с годовым оборотом от 2 до 100 млн рублей и численностью персонала до 50 человек. Также представлено не более пяти игроков с годовой выручкой более 100 млн рублей. Современные архивные площади есть не у всех. При этом на федеральном уровне и с широкой сетью архивов представлен только один игрок, и еще один («Делис Архив») имеет хранилища и ведет реальную деятельность в Москве, Санкт-Петербурге и Уфе.
Ред.: Каковы перспективы развития рынка архивных услуг?
Д.А.: В нашу жизнь все больше проникают цифровые технологии. Это оказывает влияние как на деятельность, так и на дальнейшее развитие архивных фирм. Кто-то из-за снижения объемов бумаг уже скоро прекратит свою деятельность, а кто-то перестроится и найдет точки для роста. Не стоит рассчитывать, что бумага полностью уйдет из делового оборота. Она в той или иной степени будет с нами всегда. Несмотря на это, архивное дело будет смещаться в область хранения и обслуживания электронных документов, формирования и наполнения на основе их данных раз- личных информационных систем клиентов.
Большую популярность начнут получать сервисы различных проверок входящих документов на всех видах носителей, а все больше бумаг будет переводиться в электронный вид. Ведущие архивные компании станут развивать собственные программные продукты и сервисы по распознаванию документов, хранению контента, управлению жизненным циклом документов. В условиях ограниченности бюджетов и ужесточения конкуренции станут более востребованы клиентами услуги оптимизации их текущих процессов работы с документами и повышения эффективности. Широкое применение найдут услуги по систематизации различных неструктурированных массивов данных клиента с подготовкой различных баз данных.
