Компании зачастую предоставляют сотрудникам корпоративные автомобили в качестве поощрения. Однако ГИТ нередко приходит к выводу, что любой работник, использующий служебный автомобиль, – водитель. Как опровергнуть доводы ГИТ и избежать штрафов, расскажем в статье.
Что писать в кадровых документах, чтобы суд не признал менеджера за рулем водителем
Закон не объясняет, как предоставлять автомобиль работнику, который не занимает должность водителя. Инспекторы ГИТ считают, что менеджеры, торговые представители и другие работники, использующие служебные автомобили, — водители, а значит, должны проходить медосмотры и специальное обучение по охране труда. Компании, которые эти требования не выполняют, ГИТ штрафует на 110–130 тыс. ₽ (п. 3 ст. 5.27.1 КоАП). Работодатели обжалуют постановления инспекторов в суде, но тот не всегда поддерживает компании. Решение зависит, как правило, от того, насколько грамотно составлены кадровые документы и документы на автомобиль.
Трудовой договор. Трудовая функция водителя — управление транспортным средством. Если менеджер или директор водит служебный автомобиль, это не создает им новую трудовую функцию. Поэтому обязанность управлять автомобилем прописывайте только в трудовом договоре с водителем. В договорах с остальными работниками ее не закрепляйте.
Пример. Не указывайте в договоре формулировку: «Менеджер по продажам обязан посещать клиентов с использованием служебного автомобиля по согласованному маршруту, который должен отражаться в путевом листе». Безопаснее указать: «Менеджер по продажам обязан организовывать и проводить встречи с клиентами, как в офисе работодателя, так и в офисах клиентов».
Должностная инструкция. Не включайте в должностную инструкцию работника обязанность ежедневно передвигаться на транспорте. Также не закрепляйте требований о наличии водительского удостоверения и стажа вождения. ГИТ или суд придут к выводу, что работник — водитель.
Из решения суда:
- «…в силу должностной инструкции, с положениями которой Т. был ознакомлен, обязанностью старшего торгового представителя общества, в числе прочего, является посещение клиентов на вверенном маршруте в соответствии с маршрутным листом; на данную должность может быть назначено лицо, имеющее водительское удостоверение категории „В“, стаж вождения не менее 1 года <…> Таким образом, общество обоснованно привлечено к административной ответственности» (постановление ВС от 19.12.2016 № 18-АД16-173).
В должностной инструкции закрепляйте только требования о выполнении трудовой функции по должности, которую занимает работник. Если сотрудник работает в отделе сбыта, он должен реализовывать продукцию компании, если он начальник отдела — организовывать работу и руководить подчиненными, но не управлять автомобилем.
Штатное расписание. Решение суда напрямую не зависит от наличия в штатном расписании должности водителя. То, что в документе водителей нет, — аргумент в пользу компании. Сошлитесь на него, когда будете обжаловать штраф. Этот довод докажет, что компания не занимается перевозкой грузов и пассажиров, а значит, водители ей не нужны.
Если в компании есть водители, это не значит, что менеджеру нельзя доверить управление автомобилем. Объясните это инспектору, если он решит использовать довод о наличии в штате водителей против компании.
Из решения суда:
- «…в штате общества имеются водители, и в отношении данных лиц заявитель проводит предрейсовые медицинские осмотры с привлечением работников органов здравоохранения. В отношении иных работников заявителя, которым для использования в служебных целях предоставлены принадлежащие обществу автомобили <…> у общества отсутствует обязанность по соблюдению требований законодательства» (постановление АС Уральского округа от 02.08.2017 № Ф09-3915/17).
ЛНА. Суды, изучая ЛНА, обращают внимание на случаи и условия предоставления корпоративного автомобиля.
Чтобы обезопасить себя от штрафов, указывайте в ЛНА, что предоставление автомобиля — вид социальной гарантии или дополнительной меры стимулирования для отдельных категорий работников. Использование автомобиля в служебных целях — комфортные для сотрудника условия работы. Если работник может ездить на машине еще и в личное время, то это дополнительный бонус за высокие показатели труда.
Судебная практика
- ГИТ оштрафовала компанию за то, что она не проводила медосмотры и специальный инструктаж по охране труда для сотрудников отдела по работе с клиентами, которые пользовались служебными автомобилями. Суд поддержал работодателя. В числе других доказательств компания представила ЛНА, в котором указывалось, что использование работниками служебного автомобиля разрешается в 200-километровой границе города, для личных поездок до 600 км в месяц (апелляционное определение Свердловского областного суда от 14.03.2018 № 33а-4264/2018).
Путевой лист. В бланке путевого листа лицо, управляющее транспортным средством, обозначено как «водитель». Поэтому при его заполнении у компании нет вариантов, как назвать сотрудника, который будет водить автомобиль. При этом суды по-разному трактуют тот факт, что сотрудник, который не занимает должность водителя, указан в путевом листе в этом качестве. Одни суды признают это доказательством законности штрафа ГИТ (решение Саратовского областного суда от 07.02.2017 № 21–62). Другие приходят к противоположному выводу (решение Пензенского областного суда от 20.04.2017 по делу № 7–146/2017). Чтобы доказать свою правоту, ссылайтесь на унифицированный характер формы путевого листа, написать в которой не «водитель», а, например, «менеджер» нельзя (постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78, п. 3, 7 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).
Карта специальной оценки условий труда. На все рабочие места составляют карту спецоценки условий труда. Вопрос в том, будет ли аргументом против компании то, что в карте автомобиль указан как средство труда сотрудника, который не занимает должность водителя. Суды не считают это однозначным доказательством того, что работник — водитель и должен проходить медосмотр. Суды оценивают все кадровые документы в совокупности (апелляционное определение Свердловского областного суда от 14.03.2018 № 33а-4264/2018).
Какие документы оформить, чтобы предоставить корпоративный автомобиль
Прежде чем предоставлять служебный автомобиль сотруднику, определите, кто и на каких условиях будет им пользоваться.
Положение об использовании корпоративного автомобиля. Если у компании есть корпоративный автопарк, разработайте положение об использовании корпоративного автомобиля. Ознакомьте с ним под роспись работников, которым предоставлен автомобиль. В положении перечислите категории работников, которые могут пользоваться автомобилем, и условия его предоставления. Закрепите правила эксплуатации автомобиля, например:
- запрет на использование неисправного автомобиля и его передачу третьим лицам;
- обязанности работника по безопасному вождению и правильному заполнению путевых листов;
- допустимый ежедневный километраж.
Приказ о закреплении автомобиля за сотрудниками. В приказе укажите кому, на какой срок и в соответствии с каким ЛНА предоставляете автомобиль. Ознакомьте работника с приказом.
Акт приема-передачи автомобиля. Прежде чем предоставить автомобиль сотруднику, составьте акт приема-передачи автомобиля, документов к нему и дополнительного оборудования, которое необходимо для его надлежащей эксплуатации.
Путевой лист. Выписывайте путевой лист в начале каждого рабочего дня, за исключением случая, когда работник выезжает на несколько дней, например в командировку (п. 10 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).
Кто возмещает ущерб пострадавшим и платит штраф, если работник нарушил ПДД
Менеджер за рулем служебной машины может сбить пешехода, припарковаться на газоне или иначе нарушить ПДД. Тогда компании придется компенсировать пострадавшим ущерб, а в некоторых случаях и оплатить штраф. При этом суммы штрафов для работодателей в десятки раз больше, чем для сотрудников. Например, парковка в Москве на детской площадке обойдется сотруднику в 15–20 тыс. ₽, а компании в 100–200 тыс. ₽ (п. 3 ст. 8.8 КоАП г. Москвы). Удастся ли взыскать с работника эти расходы, зависит от его вины и цели поездки: служебной или личной.
Ущерб. Взыскать ущерб, который компания понесла в результате ДТП, в полном объеме можете, если сотрудник ГИБДД или суд установил, что работник совершил административное правонарушение (п. 6 ч. 1 ст. 243 ТК). Если работник виновен в ДТП, но срок привлечения к административной ответственности истек, взыскать ущерб можно только в пределах его среднего месячного заработка (ст. 241 ТК, абз. 4 п. 12 постановления Пленума ВС от 16.11.2006 № 52).
Перед тем как привлечь работника к материальной ответственности, создайте внутреннюю комиссию. Затем по результатам расследования определите размер ущерба и запросите у работника письменные объяснения (ст. 247 ТК). Помните, что размер ежемесячных удержаний не должен превышать 20 процентов от зарплаты (ст. 138 ТК). Если сумма ущерба превышает средний месячный заработок, а работник не согласен возместить его добровольно, придется обращаться в суд.
Закрепите в ЛНА обязанность работника незамедлительно информировать работодателя о ДТП и оформлять аварию исключительно в присутствии сотрудников полиции. Иначе, при условии, что в ДТП нет пострадавших, а ущерб причинен только двум автомобилям, водители могут не вызывать сотрудников полиции (абз. 2 п. 2.6.1 ПДД, ст. 11.1 Федерального закона от 25.04.2002 № 40-ФЗ). В этом случае некому будет определять вину каждого из водителей и привлекать их к административной ответственности. Для работодателя это означает, что взыскать с работника ущерб будет невозможно, даже если руководство компании уверено, что именно их сотрудник нарушил ПДД.
Штраф. Взыскать с работника сумму уплаченного компанией штрафа непросто. Сотрудник обязан возместить работодателю только прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК). Роструд считает, что к нему можно отнести и сумму штрафа, который организация выплатила по вине работника (письмо от 19.10.2006 № 1746-6-1). Однако суды не всегда разделяют позицию ведомства (апелляционное определение ВС Республики Татарстан от 14.07.2016 по делу № 33–11931/2016).
Компания может не платить штраф, если докажет сотруднику ГИБДД или суду, что в момент нарушения ПДД фактически не владела автомобилем, а работник ехал по личным делам. В таком случае штраф заплатит только водитель как физлицо (п. 2 ст. 2.6.1 КоАП, абз. 2 п. 1 ст. 1079 ГК). Однако доказать, что работник использовал автомобиль в личных целях, сложно.
Например, работодатель дал автомобиль работнику на время отпуска. Оформил это приказами об отпуске и о предоставлении автомобиля в личное пользование. Работодатель уверен, что не будет нести ответственность за нарушения, которые работник допустит, управляя автомобилем. Однако суд может признать приказы попыткой избежать штрафа.
Судебная практика
- Работник припарковал автомобиль на газоне. ГИБДД оштрафовала компанию на 300 тыс. ₽ по ст. 8.25 КоАП г. Москвы. Гендиректор со штрафом не согласился, и спор дошел до ВС. В обоснование своей позиции работодатель указывал, что в момент совершения правонарушения работник был в отпуске и автомобиль находился в его личном пользовании, что освобождает компанию от ответственности (ч. 3 ст. 28.6 КоАП г. Москвы). Суд отклонил доводы работодателя, признав, что приказ о предоставлении отпуска работнику — попытка избежать административной ответственности. Работник фактически в отпуске не находился и использовал автомобиль в служебных целях (постановление ВС от 23.05.2019 № 5-АД19-31).
Чтобы отстоять свою позицию, доказывайте, что отпуск реальный. Укажите, что сотрудник отсутствовал на работе и получил отпускные, а если речь идет об отпуске без сохранения зарплаты, что она ему не начислялась. Докажете, что в момент нарушения ПДД работник ехал в нерабочее время по личным делам, штраф платить не придется.
По материала журнала “Бухучет”
