Автор статьи: преподаватель Русской Школы Управления Елена Игнатьева
Многозадачность офисного сотрудника в наши дни – это уже вполне нормальное явление. К современному менеджеру зачастую предъявляются такие же требования, как и к хорошему компьютеру: умение выполнять одновременно несколько иногда разноплановых задач.
Многие менеджеры полагают, что выполнение одновременно нескольких дел повышает общую производительность труда, не сказываясь на результате их деятельности. Но как показали исследования – это глубокое заблуждение. Сотрудник, который пытается сделать одновременно несколько дел, например, писать письмо и отвечать на телефонный звонок, не способен до конца сосредоточиться ни на одном из них. И, как результат такой деятельности: ошибки в ходе работы, плохое настроение, сильная усталость после рабочего дня и нежелание творчески подходить к решению поставленных задач.
И первое, чему следует научиться, – это расставлять приоритеты для принятия решений. Основная проблема любого менеджера – попытка выполнить сразу большой объем работ. На практике же получается совсем другое: в первую очередь силы уходят на решение отдельных, часто неважных и несущественных дел, а важные вопросы откладываются на потом и в последствии решаются в авральном режиме, причем не всегда правильно.
Если человек не умеет грамотно расставлять приоритеты, то он в течение дня хватается то за одно дело, то за другое. В результате у него катастрофически не хватает времени и довольно часто главное дело остается незавершенным.
Для начала давайте определим, что такое приоритет?
Приоритет [priority] — первенство по значимости или по времени в осуществлении какого-либо действия, предоставление преимуществ некоторым решениям по отношению к другим. Приоритеты в ряде случаев выступают основанием для операции упорядочения объектов или деятельности.
Расстановка приоритетов – это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь, чтобы достигнуть максимального эффекта от своей деятельности.
Теперь, когда с этой терминологией все стало понятно, давайте попробуем выполнить следующее задание. Для выполнения этого задания вам понадобится 10 минут свободного времени, небольшой блок стикеров (самоклеющиеся листочки) и большой лист формата А1 (хотя можно использовать и поверхность рабочего стола).
Для начала разделите лист бумаги на две равные половины: в верхней части листа у нас будут находиться «срочные» дела, в нижней – «менее срочные».
Затем напишите все производственные дела, которые вам необходимо выполнить в течение рабочей недели. Каждую новую задачу, даже самую мелкую и незначительную, запишите на отдельном стикере. Постарайтесь, чтобы таких задач у вас было не менее 25-30 – так вы полнее представите весь объем своей работы.
Теперь начинайте их приклеивать на лист бумаги в соответствии с обозначенными критериями, то к верхней части, то к нижней части. У вас должно получиться нечто подобное:
(кликните по таблице для увеличения)
После того, как вы наклеили все стикеры с производственными задачами, добавьте еще один признак их структурирования. Для этого разделите ваш лист вертикальной чертой пополам. С левой стороны пусть останутся дела, выполнение которых требует непосредственно вашего участия, а справа – дела и задачи, которые вы можете перепоручить своим починенным, или решение которых требует взаимодействия с другими людьми.
Тогда ваша таблица будет выглядеть следующим образом:
(кликните по таблице для увеличения)
Такой метод является наиболее простым, но довольно эффективным в условиях необходимости быстрого принятия решений относительно того, какой именно задаче отдать предпочтение. Этот метод называется Матрица Эйзенхауэра или квадранты Кови.
В более общем виде матрицу Эйзенхауэра можно представить в следующем виде:
(кликните по таблице для увеличения)
Узнать более подробно о грамотном планировании времени можно на курсах Русской Школы Управления по личной эффективности и тайм-менеджменту или в рамках программы обучения для руководителей АХО.
