Загрузка...

Журнал для руководителей и сотрудников административно-хозяйственных отделов.

Как информировать сотрудников, чтобы они «железно» ознакомились с информацией?

Елена Шмакова, руководитель направления «Офис, АХО, Сервис» в Русской Школе Управления

 Любая компания ищет инструменты повышения производительности труда. Практика показывает, что если дать сотрудникам возможность влияния на деятельность компании и предоставить прозрачную информацию по стратегической политике, то в ответ можно получить интересные инновационные решения. Поэтому один из самых действенных инструментов мотивации – это грамотное информирование, которое снижает уровень неопределённости и позволяет принимать взвешенные решения. Задача руководства – максимально четко выстроить каналы коммуникаций (как вертикальные, так и горизонтальные).

 Доступ к документальной внутрифирменной информации и система корпоративных коммуникаций

 

В компаниях с небольшим штатом, как правило, информационным обеспечением занимается непосредственно руководство, делегируя распределительную функцию секретарю. Однако при высокой интенсивности документопотока и большой численности персонала такая система приведет к недостаточному контролю движения документов, невозможности одновременного доступа к ним разным специалистам, отсутствию общего формата хранения и единого координатора информации. Это приводит к низкой ответственности работника за конечный результат (потерю, непонимание или искажение нужной информации).

 

Движение информации «сверху вниз» от руководителя подчиненным может носить как директивный характер, так и сообщать обеспечивающие функционал сведения. При этом больше половины распоряжений исходит в устной форме без регистрации и документирования, а указания не имеют официального статуса, что приводит к более длительной обработке информации.

 

Отсутствие системы информационного сопровождения негативно проявляется во всех аспектах деятельности компании. К примеру, увеличению расходов. Компания проводит рекрутинг специалистов с помощью кадровых агентств без информации по внутренним источникам о вакансии, без открытия внутреннего конкурса и не учитывая квалификацию и опыт действующих работников на других «малодефицитных» позициях.

 

Для обеспечения управления в рамках административных служб создаются секретариаты, отделы управления делами, вводятся должности специалистов по работе с документами.

 

Стоит отметить, что многие российские предприниматели убеждены в том, что сотрудникам не нужно знать обо всех аспектах работы компании.  Хотя внедрение системы единого коммуникационного поля обеспечивает не только информирующую поддержку, но и ценностную, направленную на соблюдение и развитие корпоративных стандартов.

 

Эффективно действующая система взаимодействия нацелена на точное определение содержания, количества, времени обработки, периодичности, способов предоставления информации, доводимой до сотрудников, а также на сбор и анализ обратной связи.

 

На что должна быть направлена «политика гласности»?

 

  • Стратегические программы развития, ценности и корпоративные приоритеты. Работа в устойчивой стабильной компании – один из главных стимулирующих факторов.
  • Важные события, корпоративные новости и достижения в компании. Вовлеченность в общий результат хорошо способствует сплочению команды.
  • Кадровая информация (назначения, увольнения, открытые вакансии, обучение и аттестация).
  • Директивные распоряжения и регламенты.

 

Что может снизить ценность внутрикорпоративной информации?

 

Основными сложностями, по которым персонал может игнорировать сообщения руководства, можно обозначить:

  • получение противоречивой информации из нескольких равноправных источников или несовпадение официальной информации с той, которой владеет сотрудник;
  • увеличение объема информации и недостаток времени на ее изучение;
  • утаивание или замалчивание, которое ведет к появлению слухов и дезорганизует работу;
  • несоответствие способа подачи информации ее восприятию.

 

Как разработать эффективную систему информирования?

 

Разработка должна начаться с определения рабочих целей, деления персонала на профессиональные группы. Переход к тактическим действиям предполагает построение результативных каналов передачи информации, разработку правил работы и контроль за соблюдением, а также организацию мероприятий по распространению информации.

 

В целом, все многообразие инструментов внутренних коммуникаций можно разделить на три группы:

  • информационные (корпоративные СМИ, стенды, электронные сообщения);
  • коммуникативные (корпоративные мероприятия, праздники, обучение);
  • организационные (личные беседы, собрания, совещания).

 

Корпоративные периодические печатные и электронные журналы или газеты. Многие организации публикуют издания, ориентированные на различные профессиональные сегменты. Главное преимущество – донесение нужной информации до каждой конкретно определенной группы сотрудников. Корпоративные СМИ становятся «визиткой» компании, укрепляют впечатлении о стабильности и носят имиждевый характер.

 

Доски объявлений и стенды. Преимущество в доступности всему коллективу и оперативном распространении информации.

 

Электронные почтовые сообщения. Среди преимуществ: индивидуализированный подход и скорость, возможность автоматизации при рассылке поздравлений с памятными датами и праздниками.

 

Общие и функциональные собрания и совещания или личные встречи имеют значимое влияние для всех групп персонала.

Корпоративный портал. Этот ресурс дает возможность совместной работы с документами и приложениями всем сотрудникам, позволяет постоянно хранить информацию в одном месте, производить полное документирование распоряжений от инициации до отчетности и автоматизировать бизнес-процессы.

 

Задачи по реализации информирования персонала в общей системе делятся на несколько подразделений:

 

  • отдел внутреннего PR отвечает за подготовку материалов для корпоративных изданий, (газеты, бюллетени, листки), подготовку и рассылку информационных сообщений;
  • административный отдел организует оповещение о новых регламентирующих и нормативных документах, контролирует исполнение поручений, берет на себя поддержание в актуальном состоянии информационных стендов.

 

Грамотно выстроенная система коммуникаций позволяет обеспечить максимальную прозрачность взаимодействия между топ-менеджментом и рядовыми специалистами. Это повышает управляемость процессами, позволяет оперативно реагировать на изменения, регулировать вовлеченность и создавать общую картину ценностей и стандарты работы, что особенно важно для крупных компаний, имеющих широкую филиальную структуру.

  • 119334, г. Москва, Ленинский пр-т, 30А, коворкинг "Рабочая станция", ООО «Администрация»

  • editor@admdir.ru

  • +7 (495) 969-8768

  • пн-пт с 10:00 до 18:00

 

(С) Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Административный директор».

Пожалуйста, пройдите опрос журнала «Административный директор», это поможет улучшить нашу работу!
Опрос анонимный и не займет у вас более 2 минут.
^ Наверх
Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика