Два года назад Елене Белошапковой, основателю и генеральному директору мебельной компании Fresh, пришла в голову идея создать систему, которая позволит сотруднику забронировать любое рабочее место в офисе, а административному директору – понять, насколько эффективно используется пространство. О том, как создавалась бесконтактная система для управления гибкими офисами fresh connect, которой уже сейчас пользуются десятки тысяч людей, Елена рассказала журналу “Административный директор”.
Я работаю на рынке офисных проектов уже 15 лет. Начинала в брокеридже коммерческой недвижимости, потом работала в строительстве, ну и наконец открыла компанию, занимающуюся офисной мебелью.
Создавая на протяжении много лет красивые офисы клиентам, мы часто сталкивались с тем, что, заказчики хотели наводнить их самыми модными и дорогими решениями. Но получая современное пространство, в дальнейшем они не понимали, как его использовать. Я помню, как один раз мы четыре месяца готовили коммерческое предложение по ТЗ, присланному заказчиком, в которое он включил, как мне кажется, все самое “крутое”, что только было рынке. В какой-то момент мы поняли, пришло время создавать принципиально новый продукт. Но это должен был быть не просто инструмент для управления agile пространством, он должен помогать анализировать использование офисного пространства и регулировать арендные платежи.
В феврале 2019 года мы открыли компанию в Бостоне и приступили к разработке. В команду вошли люди, которых я знала еще по физическому факультету МГУ, инженеры, специалисты по офисному пространству и технические специалисты. Спустя несколько месяцев первый прототип fresh connect был представлен в Москве на конференции, посвященной будущему офисов.
Прототип был изготовлен на основе технологии IBeacon. С ним все было хорошо, кроме того, что само устройство требовало использования батареи. А даже самая качественная батарея нуждалась в замене хотя бы раз в 3 года, а значит и изъятии устройства из мебели. Как вы понимаете, мало кому бы не хотелось проделывать отверстия в существующей мебели. Тем более что, при установке на очень маленькие столы, устройства могли ловить соседние сигналы. Но, несмотря на все эти технологические недостатки, интерес со стороны клиентов, партнеров и прессы был огромный.
Вскоре мы приняли решение изменить прототип и создали второй по технологии NFC. Он уже не требовал батареи и проделывания дырок в столах, занимал всего 2 мм в толщине и был беспроводной. Его можно было крепить на любую поверхность – не только на стол, но и, например, в боковину кресла. Мы представили его на конференции Ascent в Нью-Йорке, где им тут же заинтересовались крупнейшие компании – от Bank of America до Корнельского Университета.
С начала работы над fresh connect к нам обратилось 3800 компаний. У самого небольшого клиента работало порядка ста человек, а у крупнейшего – 78 000 сотрудников. Мы поняли, что для того, чтобы охватить весь объём рынка нам потребуется построить партнерскую сеть. В которую вошли компании большой четверки недвижимости, ряд ведущих архитектурных бюро, управляющие компании и системные интеграторы.
Мы продолжили работать над продуктом, выпустили приложение fresh connect на iOS и Google Play, а в феврале 2020 года получили патент.
Коронавирус заставил большинство компаний пересмотреть некоторые свои принципы работы. Например, если раньше в организациях, где за каждым сотрудником закреплялось рабочее место, нам приходилось руководству рассказывать о преимуществах гибких офисов, то при переводе большей части бизнеса в онлайн всем сразу стала понятна выгода. И сотрудникам, которые работают там, где им удобно, и самим корпорациям, которые экономят на аренде и операционных расходах до 50%.
В этот период мне и команде пришлось максимально сконцентрировать свои усилия на продукте. И уже спустя месяц я выступила спикером на онлайн конференции с интересным названием «Умные стратегии в эпоху безумных перемен». Оно как нельзя лучше советовало происходящему. К тому моменту у нас уже были первые клиенты – Skyeng, GSV Labs, Aurora Group, мы подписали LOI на 29 000 устройств fresh connect. Участие в конференции привлекло внимание большинства крупнейших российских компаний из нефтегазовой, банковской, страховой, образовательной сфер, FMCG и ритейла. Тогда мы ежедневно общались с десятками компаний, пытающихся найти оптимальное решение в сложившейся ситуации, всем хотелось помочь. Но просто качественного продукта было недостаточно. Мы хотели сделать fresh connect лучшим в мире решением по организации гибкого офисного пространства и инструментом по повышению его эффективности.
И мы сделали бесконтактную систему бронирования рабочих мест и переговорных. С ней сотрудникам нет нужды касаться тач-скринов или планшетов, часто устанавливаемых при входе в помещения. Все что им требуется для работы – их собственный смартфон. Такой подход также минимизирует риск распространения коронавируса.
После получения патента на fresh connect мы усилили систему несколькими конкурентными преимуществ. В то время как другие устанавливают систему за 4 месяца, мы делаем это за неделю. Зачастую, даже не требуется наше физическое присутствие на объекте. Мы можем подключить к системе fresh connect любое рабочее место – даже обычное кресло у окна. К тому же платить за использование нашего сервиса нужно только тогда, когда компания вернется в офис – мы берем деньги с момента начала фактического использования.
Облачное решение fresh connect взаимодействовать с ним в любой стране мира. При этом для российских госкомпаний мы можем разместить традиционное решение на их собственных серверах.
Если раньше рынок подобных решений рос на 30% в год, что само по себе было здорово, то за время пандемии он вырос на 300%. Уже сейчас мы видим, что практически каждая компания думает о том, чтобы перевести часть сотрудников на удаленную или частично удаленную работу. За офисами сохранится функция пространства для коллаборации и совместной работы, тогда как многие типы профессий, основанных на индивидуальной и сосредоточенной работе, могут остаться работать дистанционно и после пандемии. Это значит, что компании продолжат создавать гибкие офисы, позволяющие части сотрудников продолжать работать за фиксированными рабочими местами, большинству сотрудников – за гибкими, а некоторые будут приходить в офис только раз или два в неделю на встречи или презентации. А для любого гибкого офиса необходимо решение, такое как fresh connect. Оно помогает справиться сразу несколькими задачами, которые особенно остро стоят сегодня перед российскими компаниями. В первую очередь, позволяет сократить расходы на аренду, что очень актуально в период пандемии. Второе, помогает обеспечить социальную дистанцию и безопасность сотрудников. Третье, повышает эффективность сотрудников, благодаря тому что они могут работать в удобном для них месте и быстро находить коллег в офисе.
Как это работает
У сотрудника есть приложение на телефоне, где он может посмотреть какие рабочие места сегодня свободны и выбрать то, которое ему подходит.
fresh connect помогает избежать ситуации, когда кто-то бронирует переговорную на целый день и не приходит. Активировать бронь можно только приложив смартфон к устройству.
При помощи этой системы административный директор может провести анализ, какие площади не используются рационально. Изучив эти данные, можно отказаться от части аренды, передать помещение в субаренду или дать ему другое назначение – например, поставить столы с регулировкой по высоте или разбить на несколько маленьких переговорных для звонков по Zoom.
Одному из наших клиентов мы помогли объединить в одном офисе две разные команды ранее располагавшихся в двух разных офисах и сэкономить за счет этого половину средств на аренде и операционных расходах. Другому – перестроить офис так, чтобы офисом могли пользоваться и постоянные сотрудники и приходящие. Третьему мы сэкономили 45 млн рублей на аренде за счет внедрения fresh connect. Будем рады помочь и вам!
