Переезд в новый офис либо реорганизация существующего офиса — проекты, с которыми рано или поздно сталкиваются все компании. Для успешной реализации любого проекта нужно не только определить цели и желаемый результат, но также сформулировать этапы и задачи.
Дорожная карта дает понимание стратегии реализации проекта всем участникам проектной команды. Цель составления дорожной карты — визуализация основных этапов задач с указанием дополнительной информации, например сотрудников, ответственных за каждый конкретный этап, или возможных рисков, возникающих в ходе реализации.
Основные принципы составления дорожной карты рассмотрим на примере проекта переезда компании в новый офис. Кто составляет дорожную карту? Как правило, этим занимается сотрудник, ответственный за проект по переезду компании, получив вводную информацию по целям, бюджету и срокам проекта. После формирования дорожной карты необходимо согласовать ее с участниками проекта и утвердить в соответствии с принятым корпоративным регламентом.
Тип дорожной карты
Для формирования дорожной карты следует определить, какой показатель для проекта в приоритете — содержание или сроки. Например, в случае если компании необходимо переехать не позднее чем через шесть месяцев, рекомендуется составлять карту с детализацией и разбивкой задач не реже чем по месяцам. Такая детализация снизит риск срыва сроков реализации проекта. Если же компания обладает временными ресурсами, тогда достаточно составить карту по этапам проекта, а позднее, когда будет выбрано помещение, актуализировать сроки.
Инструменты для создания дорожной карты
Дорожная карта — инструмент визуализации основных задач, она должна быть понятной и не перегруженной большим объемом информации. Например, в Microsoft PowerPoint есть инструмент SmartArt, в котором можно легко и быстро создать карту процессов.
Какие этапы включать в дорожную карту?
Дорожная карта отражает все вехи проекта, начиная от выбора нового помещения и предшествующих мероприятий и заканчивая переездом сотрудников в новый офис и, возможно, возвратом помещения предыдущей локации.
Как правило, основные этапы проекта следующие:
• Формирование основных требований к новому офису (предпроектные исследования, анализ текущих бизнес-процессов и степени занятости рабочих мест).
• Выбор консультанта по подбору помещения.
• Выбор управляющей инжиниринговой компании.
• Выбор помещения и подписание договора аренды.
• Разработка стратегии организации рабочего пространства. Разработка и согласование технических заданий на архитектурное и инженерное проектирование.
• Выбор проектировщика.
• Согласование проектной/ тендерной документации.
• Выбор генерального подрядчика.
• Строительно-монтажные работы.
• Выбор поставщика IT, мультимедиа.
• Выбор поставщика мебели.
• Выбор подрядчика по озеленению.
• Выбор подрядчика на организацию переезда.
• Приемка строительно-монтажных работ.
• Монтаж мебели, озеленение, IT-оснащение и т. п.
• Переезд сотрудников.
На что нужно обратить внимание?
В проект по переезду компании в новый офис, как правило, вовлечены сотрудники различных департаментов, поэтому необходимо сразу указать, на каких этапах необходимо вовлечение представителей ответственных подразделений: ITспециалистов, службы закупок, службы безопасности и других.
Это позволит всем участникам процесса понимать свою роль и ориентироваться в порядке реализации проекта.
В случае если в компании процесс согласования закупок проходит несколько стадий утверждения и может увеличить срок реализации проекта, это следует отразить в карте как соответствующие этапы или возможные риски.
Что дальше?
На основе дорожной карты составляются структурная декомпозиция задач, организационная структура и график проекта — более детальные инструменты, которые помогают реализовать проект эффективно и в намеченные сроки.
