Чего больше всего боятся арендаторы

Мало у кого из административных директоров есть опыт и продажника, и переговорщика, и арендодателя — такой микс дает явные преимущества в работе, помогает превратить все, кажущееся на первый взгляд невозможным, в возможное. Андрей Федюшин, руководитель административно-хозяйственного управления Группы компаний ГПМ КИТ (Газпром-Медиа Холдинг), в интервью Вере Щербаковой  (автор журнала “Административный директор” и основатель Academy of Service) рассказал о том как в сжатые сроки провел проект реконструкции нового офиса (3600 кв. м), без потерь завершил договорные отношения по аренде старого офиса, сдав его в субаренду до окончания срока действия договора, при этом сохранил максимально дружеские взаимоотношения со всеми арендодателями.

Вера Щербакова: Что главное при взаимодействии с представителем арендодателя?
Андрей Федюшин: Не «топать ногами», не кричать: «Мне надо, и все тут!». Нужно слышать партнера, понимать и принимать его аргументы, порой идти на компромисс. Тогда арендодатель, может быть не сразу, а чуть позже, будет вам за это очень благодарен и выполнит любые просьбы.
Когда я пришел в Группу компаний ГПМ КИТ, договор аренды на новый офис был уже подписан, шесть месяцев компания оплачивала аренду и эксплуатацию пустующего помещения, в котором даже ремонт не начался. Я поднял договоры и убедил арендодателя продлить нам арендные каникулы и снизить стоимость эксплуатации до окончания ремонта. И это несмотря на то, что мой руководитель говорил о невозможности убедить арендодателя в этом. В результате мне удалось сэкономить деньги из бюджета компании и перевести их на реконструкцию и оборудование нового помещения.
Когда мы переезжали в новый офис, одновременно перевозили четыре компании. У одной из них был кабальный договор аренды на 2400 кв. м, привязанный к курсу доллара, с депозитом в такой же валюте за девять месяцев и жесткими штрафными санкциями по выходу из него. Договор истекал только спустя восемь месяцев. Чтобы не нести потери за аренду пустующего офиса, мне удалось сдать это помещение в субаренду с возможностью последующего заключения прямого договора с арендодателем по окончании действия нашего. Я смог продать субарендатору часть мебели и неотделимых улучшений на 16 млн рублей, которые впоследствии пошли на  оборудование нового помещения.  Такие маневры стали возможными только благодаря хорошо налаженным взаимоотношениям с арендодателем и пониманию того, как следует вести переговоры.

 

В.Щ.: Как создать и сохранить хорошие отношения с арендодателем? Порой так трудно найти с его представителями общий язык.
А.Ф.: Очень часты случаи, когда руководство арендатора при возникновении проблем в офисе (холодно, жарко, дует, душно и т. д.) отправляет к арендодателю не ответственного человека, а целую делегацию из недовольных сотрудников. Такой демарш ничем хорошим закончиться не может, конструктивное решение точно принято не будет, все только зря потратят время и нервы. Отношения будут испорчены, а восстановить их очень трудно. Сложности в работе с поставщиками есть всегда. Нивелировать их удается за счет того, что я всегда стараюсь поддерживать с партнерами неформальные отношения, по большинству вопросов общаюсь лично, по-дружески. Это золотое правило хороших долгосрочных отношений. Я сам участвую во всех значимых переговорах, убеждаю вторую сторону в правильности своих решений или запросов. Если в какой-то момент понимаю, что аргументов не хватает, начинаю более углубленно изучать вопрос, делаю новые выводы и прихожу с другим решением к арендодателю, которое уже может устроить обе стороны. Не пытайтесь всегда искать выгоду только для себя и своей компании, иногда необходимо предоставлять выгоду и арендодателю.

В пандемию был интересный кейс. В тот момент многие компании хотели получить дополнительные скидки и льготы по аренде, но далеко не всем удавалось договориться. Я также пытался это сделать и регулярно встречался с  арендодателем в поисках компромисса. Из своей практики работы на стороне арендодателя знаю, что процесс ухода большого арендатора и приход нового занимает от шести месяцев до года, что влечет за собой большие потери. Потому переговоры проходили по-разному (от уговоров до угроз переездом). Склонить нашего арендодателя на  уступки никак не получалось, но как-то раз, за очередной чашкой кофе, представитель арендодателя пожаловался, что арендаторы перестали платить вовремя, и поэтому он не выполняет план по выручке для своих инвесторов. Понимая ситуацию, я оперативно предложил сделать авансовый платеж за шесть месяцев вперед, но с большой скидкой. Таким образом он закроет квартальный план по БЦ, а через шесть месяцев мы вернемся к стандартной работе. В итоге бюджет по аренде мы сократили более чем на 20%, при этом обе стороны остались довольны и в хороших отношениях. А через шесть месяцев нам нужно было перезаключать договор на новый срок и возвращаться к прежней ставке. Но понимая, что арендодатель к нам настроен лояльно, мы заранее стали вести переговоры о более выгодных условиях на следующий период и подписали новый договор на выгодных условиях с учетом всех «подводных камней», которые проявились за минувший период эксплуатации офиса.

 

 

В.Щ.: Многие мои коллеги жалуются, что взыскать с арендодателя штраф за ненадлежащую эксплуатацию БЦ, повлекшую порчу имущества, дело не простое. Приходилось ли вам решать такие
вопросы?
А.Ф.: Мы все живем в БЦ как в одном доме. Кто-то тебя затопит, кого-то — ты. Это единая экосистема, где нам всем нужно искать компромиссы и уметь договариваться. Как раз сейчас у нас есть две подобные ситуации. Первая — мы затопили соседей снизу, по ней ведутся переговоры со страховой и пострадавшей стороной. Вторая — протечка крыши (наш офис находится на последнем этаже), идут обсуждения с арендодателем. Результат смогу рассказать позже, пока мы еще находимся в стадии переговоров. Сейчас лишь могу посоветовать не экономить на страховании ответственности перед третьими лицами, и про страхование собственного имущества компании тоже забывать не стоит. По факту это не такая уж большая статья расходов, но она поможет вам сэкономить время, нервы и деньги. Понимая это, я настоял на страховании нового офиса.

Хочу добавить, что есть несколько важных моментов, про которые не стоит забывать при выявлении проблем с эксплуатацией офиса. Когда вы обнаружили протечку в офисе или какие-то другие повреждения, их нужно  задокументировать: обязательно произвести фото- и видеофиксацию, составить акт осмотра, далее эту информацию следует отправить в службу эксплуатации и арендодателю. Также рекомендую проследить, чтобы представитель арендодателя расписался в ее получении. Если эта процедура не будет выполнена, доказать чью-либо вину или наличие повреждения будет невозможно.

 

 

В.Щ.: Насколько предыдущий опыт работы помогает вам на должности административного директора?
А.Ф.: До 2008 года я занимался частным бизнесом — закупал товары в Китае и Турции. Как раз тогда и получил первый опыт «тяжелых» переговоров, что считаю самым важным в профессии административного директора. Затем работал в торговой сети коммерческим директором: оптимизировал аренду, ассортимент продуктов, проводил анализ эффективности работы магазинов, закрывал нерентабельные магазины, открывал новые в более удачной локации.

Далее была работа в Mirax Group у Сергея Полонского. Именно там переговоры являлись моей ключевой задачей. Я занимался сдачей в аренду площадей в башне «Федерация» «Москва-Сити». Стоимость аренды в «Москва-Сити» тогда была космической. И надо сказать, что спрос на офисы в башне тоже был большой, скидок
мы не давали. Стратегия была такая: лучше потерять одного клиента, но не создавать прецеденты со скидками, все равно придет другой клиент, «побогаче». Такая политика у арендодателей востребованных БЦ до сих пор  существует. У многих есть лист ожидания. Потом мне отдали в управление дотационный бизнес-центр в 5000 кв. м. Моей задачей было поднять его «с колен» и вывести на новый уровень. До моего прихода в БЦ было сдано в аренду только 20% площадей, при этом арендная ставка была минимальная. Как следствие, собственник (Mirax Group) практически не выделял деньги на должную эксплуатацию объекта. Для начала я попытался работать с рекламой, но больших плодов это не принесло. После этого, проанализировав замечания действующих арендаторов, были проведены успешные переговоры с руководством о том, чтобы сделать косметический ремонт и запустить инженерное оборудование в полном объеме. В бизнес-центре летом всегда было жарко, а зимой — холодно, потенциальные клиенты при осмотре это понимали и больше к нам не возвращались. Как только компания начала вкладывать деньги в БЦ, сразу стали видны результаты. Была произведена замена клининговой компании, инженерной службы, отремонтировано все оборудование, сделана перепланировка: увеличена полезная площадь БЦ, добавлены офисные площади. Постепенно БЦ был приведен в порядок. Уже к концу первого года сдали порядка 80% площадей, а вскоре добились того, что и у нас появился лист ожидания, состоящий из потенциальных арендаторов, что позволило поднять стоимость аренды на должный уровень и приносить прибыль собственнику. Управляя бизнес-центром, я серьезно «прокачал» свой опыт переговоров с владельцами компаний, узнал все страхи как арендаторов, так и арендодателей.

 

 

В.Щ.: Чего больше всего боятся арендаторы?
А.Ф.: Прежде всего арендаторы боятся потерять помещение, так как это связано с дополнительными большими расходами.

В.Щ.: Что нужно делать, чтобы этого не случилось?
А.Ф.: Во-первых, при подписании договора аренды всегда редактируйте его с учетом своих интересов по максимуму. Даже если арендодатель настаивает на том, что он типовой и не редактируется. Далее, в процессе переговоров, вы всегда найдете компромисс между своими интересами и интересами арендодателя. Во-вторых, читайте новый договор с позиции, что вы будете его досрочно расторгать. Только так вы можете планировать свое поведение и поведение арендодателя, тем самым избежав негативных последствий. Не верьте словам арендодателя о том, что у них такого никогда не было или мы обо всем всегда договоримся. Все будет ровно так, как прописано в договоре и подписано с обеих сторон. Поэтому старайтесь находить личный контакт с арендодателем и умело вести переговоры.
Приходя на новое место, я первым делом иду знакомиться с арендодателем и службой эксплуатации, со всеми ответственными сотрудниками, чтобы знать, кому и по какому вопросу можно звонить и днем, и ночью, и в выходные дни. И, соответственно, они тоже будут знать, к кому и по какому вопросу в вашей компании можно обратиться.
Имея опыт эксплуатации бизнес-центра, я знаю, как правильно выстроить диалог с управляющей компанией. Когда ее представители пытаются рассказать, что мою просьбу выполнить невозможно, я прекрасно понимаю, реально они не могут это сделать или все-таки есть решение. И если вам сказали «нет», не останавливайтесь, а под другим углом посмотрите на ситуацию и найдите альтернативный вариант решения, который устроит обе стороны. Не стойте на месте, всегда ищите дополнительные входы и выходы в любой сложной ситуации.