AIG — новый офис для клиентов и сотрудников

Новый офис страховой компании AIG расположился в современном бизнес-центре совсем рядом со станцией метро «Сокол». Старый офис компании, находящийся в центре Москвы, морально и технически устарел, поэтому было принято решение переехать в новое здание с качественной отделкой и современной инфраструктурой, заменить кабинетную систему на open space и, таким образом, эффективно разместить на меньшей площади большее количество людей.

 

Поднимаемся на третий этаж одного из корпусов бизнес-центра, и на ресепшене нас встречает Менеджер по управлению корпоративными услугами и офисной инфраструктурой AIG Оксана Васильева. «Это зона приема гостей, наше лицо, а поскольку мы компания, которая оказывает сервисные услуги, при проектировании и ремонте офиса много внимания было уделено тому, как мы можем улучшить зону обслуживания клиентов, сделать ее удобной для всех — и для гостей, и для собственных сотрудников», — говорит Оксана и предлагает вместе с ней пройти по офису.

Максимум удобства для сотрудников и клиентов

Слова Оксаны Васильевой касаются не только оригинального и качественного ремонта. Перед архитекторами стояла задача разделить офис на две части: ресепшен с открытой клиентской зоной и закрытое рабочее пространство. Эту задумку удалось идеально воплотить в жизнь. Первое, что бросается в глаза при входе в офис, — громадный синий плакат, на котором приветствие «Добро пожаловать!» на 12 языках мира, в том числе на английском, белорусском, узбекском, грузинском, польском, венгерском, азербайджанском и даже чеченском. Оказывается, в AIG посчитали, что в России работают люди как минимум 13 национальностей, и в самый первый день в новом офисе именно так приветствовали коллег. Так этот плакат и прижился.

Справа от ресепшена находятся коридор и несколько зон, в частности «Центр клиентской поддержки». Так близко от входа в компанию он расположен не случайно, ведь именно сюда приходят оформлять страховые случаи. Напротив расположилась «Комната приема почты», которую было решено открыть специально для курьеров, забирающих исходящую почту. В день в компанию приходят до 40 посетителей, и если бы подобной комнаты не было, курьеры отвлекали бы секретарей от приема клиентов, да и в целом в зоне ресепшена находиться было бы некомфортно.

Дальше по коридору располагается переговорная комната под названием «Алтай» для коротких посещений, здесь же служба HR проводит интервью с кандидатами. За ней — помещение под названием «Оформление полисов», созданное специально для обслуживания физических лиц. Сюда клиент может прийти за консультацией, здесь ему выпишут полис, а оплатить его можно рядом в окошке кассы. «Мы не пожалели времени на анализ, все продумали и реализовали так, чтобы и нам, и клиентам было максимально удобно», — с гордостью отмечает Оксана Васильева, после чего мы покидаем клиентскую часть офиса и входим в закрытую рабочую зону.

Скромно и со вкусом

Первым делом на пути нам встречается гардеробная. В офисе спроектировано несколько гардеробных, чтобы верхняя одежда не скапливалась в рабочей зоне и было где переобуться. Две из них расположены рядом со входами — это очень удобно и практично.

За гардеробной находится отдел по работе с персоналом. Сделано это было не случайно — так сотрудникам сподручнее выходить в зону ресепшена и встречать гостей.

«Одним из наших улучшений по сравнению со старым офисом являются вот такие красивые зоны печати — принтрумы. Всего их четыре, у всех одинаковая концепция: они оборудованы звукопоглощающими панелями, чтобы шум от копировальной техники не отвлекал сотрудников. Кроме того, в каждой копировальной комнате много шкафчиков и полок, что создает дополнительные возможности хранения бумаги, корпоративных бланков, канцелярских товаров. Как и любая компания, работающая в России, мы соблюдаем требования по пожарной безопасности и охране труда. А как у филиала международной компании на случай ЧП у нас есть пожарно-спасательные комплекты, которые также хранятся в принтрумах. В случае если сотрудник слышит пожарную тревогу, он должен взять такой комплект и только потом покидать офис. В набор входят фонарик, фильтрующий малогабаритный набор, огнезащитная накидка, то есть предметы для защиты лица, открытых участков тела, дыхательных путей, а когда погаснет свет, можно найти пути эвакуации при помощи фонарика. Мы уделили внимание не только функционалу этих помещений: на стены наклеены фотообои, чтобы сотрудники могли дать отдых глазам, на короткое время переключиться на прекрасное. И теперь, заходя за распечатками, можно полюбоваться, например, сосновым лесом или снежными горными вершинами», — рассказывает Оксана Васильева.

Помимо пожарно-спасательных комплектов в компании AIG имеется также дефибриллятор, незаменимый в случае внезапной остановки сердца у сотрудника или посетителя. Аппарат очень «умный» — отличается от других моделей тем, что сам определяет, действительно произошла остановка сердца или человек просто потерял сознание. Данная опция исключает вероятность причинения вреда, если коллеги в панике не смогли правильно определить состояние пострадавшего.

Во всех принтрумах дублируются комплекты оргтехники, а также установлены закрытые и опечатанные контейнеры для уничтожения конфиденциальных бумаг, черновиков и прочего. Раньше в компании пользовались шредерами, но сотрудники тратили значительную часть своего рабочего времени на уничтожение бумаг.

«Концепция нашего нового офиса — open space. В предыдущем офисе мы сидели достаточно разрозненно, больше в кабинетах, у нас было пять отдельных участков внутри одного здания, коммуникация между отделами и департаментами была не то чтобы сложная, скорее затруднительная. Для проведения короткой встречи сотрудникам нужно было спускаться с этажа на этаж, идти из одного конца здания в другой. Теперь все мы сидим по соседству друг с другом, все департаменты расположены очень близко», — поясняет Оксана Васильева, когда мы доходим до одной из зон open space.

В глаза бросается небольшой плакат-комикс, закрепленный над столом одного из сотрудников: «Корпоративная политика: мобильный телефон ставьте на режим «без звука», чтобы не отвлекать соседей». Оказывается, в компании AIG был разработан целый свод рекомендаций под названием «Правила поведения и хорошего тона в офисе», чтобы, с одной стороны, помочь сотрудникам правильно себя вести в различных зонах нового офиса, а с другой — развивать корпоративную культуру.

В новом офисе компании, в отличие от старого, появилось намного больше переговорных комнат — сейчас их семь. Названия придумывались всем коллективом — в AIG принято вовлекать сотрудников в различные проекты, тогда каждый сотрудник чувствует себя членом команды. Так, сообща было решено назвать переговорные знаковыми местами на карте России: например, «Кремль», «Большой» (имеется в виду театр), «Эрмитаж», «Петергоф», «Эльбрус», «Байкал», и повесить в них постеры с изображениями именно этих достопримечательностей. Постеры выполнены на заказ профессиональными фотографами. А поскольку в офисе часто бывают иностранцы, одной из целей такого «нейминга» стало заинтересовать гостей столицы культурным наследием страны.

«Это архивная комната, — Оксана Васильева провожает нас в небольшое помещение с полками под потолок и многочисленными папками на них. — Мы как компания, которая обслуживает клиентов, готовим очень много документов на бумажных носителях. В перспективе, конечно, есть проект полного перехода на электронный документооборот, но в силу законодательства и других требований мы обязаны очень много документов выпускать на бумаге и хранить в офисе. Перед переездом мы тщательно анализировали, какие у нас потребности в площадях для архивного хранения, какое количество линейных метров необходимо на департамент и, соответственно, сколько полок шкафов мы должны спланировать в архивных комнатах».

В офисе AIG не единственная такая комната — все архивные хранилища и папки привязаны к конкретному отделу. А в двух зонах даже есть архив со специальной передвижной системой полок. За счет того, что архивы перемещаются, можно выстроить линейку из четырех-пяти секций и использовать только один имеющийся проход в 80 см. Это сильно увеличивает вместительность шкафов.

Еще одним новшеством после переезда стало зонирование пространства при помощи комнатных растений. В старом офисе было много цветов, которые сотрудники приносили из дома, но при этом не было единообразия. Для обустройства нового офиса в профессиональной компании были заказаны одинаковые растения. Теперь вся зеленая концепция офиса выдержана в одном стиле и определенной цветовой гамме.

Идем по коридору open space и обращаем внимание на ящик с надписью «Вопросы и предложения». Оказывается, для повышения показателя вовлеченности сотрудников был создан «Банк идей»: приветствовались любые мысли как в отношении улучшения рабочих процессов, так и условий труда внутри компании. Все полученные предложения оформляются в виде информационного листа и вывешиваются на большом стенде в офисе и на внутреннем сайте — в Интранете. Предлагая участие в подобных проектах, компания стимулирует сотрудников активно участвовать в ее жизни, получать более глубокое понимание о деятельности AIG, таким образом укрепляя командный дух и повышая эффективность труда.

В целом все рабочие зоны в офисе выполнены в спокойных бело-серых тонах, но при этом каждая имеет небольшие отличия. Делать высокие перегородки не стали, поскольку в старом офисе высота таких ограждений составляла примерно 160 см от пола, что создавало ощущение тесноты и зрительно снижало высоту потолка. Здесь же все смотрится пропорционально. Особое внимание было уделе -но освещению рабочих мест. Оксана Васильева много лет назад работала в архитектурной фирме и по опыту, полученному в команде профессионалов, предложила спустить светильники чуть ниже потолка, чтобы они точечно освещали столы сотрудников. На случай, если кому-то света окажется все-таки недостаточно, закупили еще и настольные лампы.

Но самым интересным и любимым местом сотрудников AIG является кухня, дизайн которой заметно отличается от рабочей зоны. Если весь офис выполнен в спокойных, пастельных тонах, то здесь архитектора попросили предложить такое решение, чтобы настроение сотрудника менялось, как только он переступает порог кухни. Оранжевый диван, библиотека с профессиональными книгами, одна из стен, покрытая магнитной краской графитового цвета, на которую можно при помощи магнитов крепить как объявления, так и устраивать выставки, например детского рисунка, — все это резко выбивается из общего офисного фона. Кухня оборудована двумя холодильниками и двумя микроволновками, а также пришедшей на смену 19-литровым кулерам системой фильтрации воды, которая подает горячую, холодную и даже газированную воду. Компания закупает чай и кофе, а раз в неделю устраиваются витаминные дни, когда в офис доставляют фруктовые корзины.

«А еще раз в месяц мы обязательно встречаемся на кухне, угощаем сотрудников пирогами, пиццей или другими закусками. Стараемся собрать всех вместе, чтобы подвести итоги работы за месяц, за квартал, сделать объявления о новых назначениях, инициативах и дать возможность коллегам просто пообщаться, — поясняет Оксана Васильева. — В последний раз здесь собрались 60 человек, но в момент переезда на маленький фуршет пришли все 140 сотрудников московского офиса, и всем хватило места».

Другая удачная находка компании — туалетная зона, где в кабинках установлены красивые деревянные двери, выполненные в том же цвете, что и стена на ресепшене. В общей туалетной зоне есть зеркало в полный рост, а кабинки обеспечены помимо самого необходимого отдельными раковинами, что очень удобно и практично. Компания старается поддерживать идею зеленого офиса и применяет энергосберегающие технологии. В частности, в кабинках нет выключателей освещения, они оборудованы датчиком движения, который автоматически включает и выключает свет.

Общая тональность деревянных деталей поддерживается и в третьей точке офиса — в самой большой переговорной, которую при помощи мобильной перегородки можно разделить на две — «Москва» и «Санкт-Петербург».

Меньше площадь – больше мест

После экскурсии по офису мы садимся в одной из переговорных комнат и подводим итог увиденному.

— Оксана, расскажите, почему возникла необходимость в переезде?

— Предыдущий офис находился в замечательном месте, недалеко от трех станций метро, но поскольку мы имели пять отдельных блоков на территории одного бизнес-центра, это затрудняло рабочие процессы. Теперь, когда мы находимся на одном этаже, процессы упростились. Кроме того, в старом офисе было порядка 140 рабочих мест, и мы занимали площадь в 2000 квадратных метров, а когда переехали на 1800 квадратов, смогли разместить 190 мест. При этом мы добавили переговорные комнаты. Также мы понимали, что в новом бизнес-центре для арендатора всегда находиться комфортнее, поскольку меньше изношены технические системы, к тому же в современных бизнес-центрах воплощена улучшенная концепция ресепшена. Мы обращали внимание и на дополнительные возможности арендодателя и инфраструктуру района: есть ли столовая, банкомат, спортивные клубы и прочие удобства.

— Как выбирали подрядчиков, какие принципы были главными?

— В группе компаний AIG примерно два года назад было создано особое функциональное подразделение по управлению проектами. Когда мы заявили в штаб-квартиру, что рассматриваем возможность переезда, в Москву приехала проектная команда для анализа наших потребностей, составления бизнес-кейса и выдачи рекомендаций. На стадии планирования офиса и разработки архитектурного решения нам предложили возможность воспользоваться услугами глобального поставщика — английской компании. В старом офисе мы делали ремонт на свой вкус и выполняли его в тех цветах и той концепции, как нам хотелось. В новом же офисе все было по-новому. Мы воспользовались услугами глобального архитектора, который, с одной стороны, должен был в проекте строго следовать корпоративным традициям, принятым в AIG, а с другой — принял во внимание наши местные пожелания и привнес русский колорит. Нам также было предложено воспользоваться услугами глобального генерального подрядчика, но мы попросили в данном вопросе оставить возможность принятия решения на локальном уровне, потому что понимали: в России стройка — всегда очень специфичное дело, и не факт, что компания, которая удачно ведет проекты в Лондоне, сможет в срок закончить строительно-ремонтные работы в нашей стране. К нам прислушались, и в итоге была выбрана российская строительная компания. На финальной стадии проекта мы остались довольны и сроками, и качеством: отделка офиса была завершена в рамках бюджета и в пределах отведенного времени. Это был действительно уникальный проект: удалось найти компромисс, где мы следовали стандартам, которые AIG внедряет по всему миру, а также смогли воспользоваться собственными наработками и воплотить все наши идеи с учетом российских тенденций, привычек и реалий.

— Сколько времени в итоге занял проект «новый офис»?

— Если говорить о поставщиках, стройке, процессе переезда, график был выстроен так: мы подписали договор аренды в октябре 2013 года, в январе 2014-го был выбран генеральный подрядчик, в феврале он приступил к отделке и 15 мая того же года сдал нам готовый офис.

— Что было самое трудное и самое легкое в проекте?

— Начнем с самого легкого — в нашем проекте участвовало большое количество профессионалов. Когда мы выбирали помещение, то привлекали консультантов в сфере недвижимости. На этапе строительства компания воспользовалась услугами проектного менеджера, руководившего работами.
Сотрудничать с профессионалами — большое наслаждение, это всегда легко. Трудности были больше связаны с процессом согласований, который занимал достаточно много времени, и с доставкой из-за границы нового IT-оборудования.

— Как часто вы встречались со всеми подрядчиками, управляющей компанией, пока шла стройка?

— Мы подписали договор с проектным менеджером. Если у вас есть возможность заключить договор на управление строительством, то это большое подспорье, потому что таким образом ваш консультант принимает на себя удар по общению со строительной компанией, занимается согласованием всевозможных тонкостей с арендодателем. Поскольку весь процесс организации переезда в новый офис был в ведении нашей международной проектной группы, мы проводили еженедельные конференц-звонки.

В них участвовали проектный менеджер, наш локальный проектный менеджер, представители IT-инфраструктуры и все, кого нужно было подключать на разных этапах. Если вопросы касались системы безопасности, то привлекались представители соответствующей службы AIG. Если горячей темой дня была кабельная инфраструктура или телефония, соответственно менялся и состав участников. Проводить совещания раз в неделю — очень эффективно, потому что есть возможность отследить статус строительства в текущий момент, трудности, с которыми приходится сталкиваться, вопросы, которые нужно незамедлительно решить.

— Насколько ваш офис гибкий?

— Очень гибкий. Каждое рабочее место с запасом оборудовано необходимым количеством электрических и компьютерных розеток, поэтому для перемещения как конкретного сотрудника, так и целого департамента внутри офиса достаточно просто перенести компьютеры. Все рабочие места равноценны: нет никакой необходимости тянуть дополнительные компьютерные сети — все коммуникации проходят в полостях фальшпола. Таким образом, мы решили проблемы, с которыми сталкивались в старом офисе. А отсутствие перегородок снимает еще одну проблему старого офиса — обеспечение вентиляцией всех помещений. Раньше мы были вынуждены проводить перепланировку технических систем при каждом изменении конфигурации помещения. Теперь такая проблема просто не возникнет.

— Назовите главную концепцию, которая реализована в офисе.

— Я думаю, что это open space, который был для российского офиса AIG практически в новинку. Это большой шаг от старого стиля работы к новому. Гармонии можно достичь на территории любого помещения. В конце концов, мы ходим на работу, чтобы выполнять свои трудовые задачи, а не просто хорошо проводить время, но нам удалось уйти от кабинетной системы и при этом не испортить отношения между сотрудниками, улучшить рабочие процессы и взаимодействие между департаментами, да и просто создать новое и позитивное настроение для нашего персонала.

 

 

Автор: Алексей Стефанов, фото: Дмитрий Дубинский

2015