АХС «Петровакс Фарм» — крестные феи и волшебники, создающие уют и комфорт для коллег

Профессиональная команда АХО ООО «НПО Петровакс Фарм» своей работой демонстрирует основные ценности компании: ответственность, сотрудничество, проактивность и открытость. А еще – креативность и оперативность в принятии решений. Елена Тюренкова, руководитель Службы по административным вопросам ООО «НПО Петровакс Фарм», 27 января расскажет о своей АХ команде на общественных онлайн-слушаниях премии “Управление административными проектами”.

НПО «Петровакс Фарм» – российская биофармацевтическая компания полного цикла. Штат компании насчитывает более 700 сотрудников. «Административно-хозяйственная служба «Петровакс Фарм» — это крестные феи и волшебники, создающие уют и комфорт для коллег».

Номинация: «Лучшая АХ команда».  Номинант: Елена Тюренкова, руководитель Службы по административным вопросам ООО «НПО Петровакс Фарм» и ее команда

По профессии Елена Тюренкова финансист-экономист, закончила Московский Государственный Университет Экономики, Статистики и Информатики. За последние четыре года в свою копилку знаний положила более 5000 часов курсов, семинаров, лекций, вебинаров, тренингов. Получила дополнительное специализированное образование, которое так или иначе связано с АХО – специалист АХО, руководитель АХО, контрактный управляющий, специалист по охране труда, проектный менеджер. Елена считает, что учиться никогда не поздно и всегда есть, что совершенствовать. Сейчас она продолжает обучение на курсах «Управленец». Карьера Елены, как и у многих в АХО, начиналась с ресепшн, далее была специалистом и в результате упорного труда и работы над собой стала руководитель службы по административным вопросам. За годы работы в АХО получила навыки оформления командировок и управления автопарком, опыт управления офисным пространством и документооборотом, научилась писать регламенты, общаться с контрагентами и отстаивать интересы компании, управлять подчиненными и взаимодействовать с коллегами. Приняла участие в реализации множества различных проектов.

В настоящее время Елена Тюренкова возглавляет административную службу «НПО Петровакс Фарм». В подразделение входят 4 отдела, в подчинении 34 сотрудника, не считая сотрудников на аутсорсинге.

В компании поддерживается правило проведения встреч «Один на один» минимум 1 раз в месяц. В АХО службе они проводятся еженедельно. Так же обязательна еженедельная встреча руководителей отделов. Она необходима для понимая ситуации в службе и компании в целом, соблюдения баланса нагрузки, чтобы вовремя прийти друг другу на помощь. По мнению Елены, очень важно, чтоб сотрудники не выгорели на работе. К сожалению, командные выходы за пределы офиса прекратились, но ежемесячная встреча департамента с чашкой чая – незыблемая традиция. И не важно происходит она очно или по ZOOM.

2020 год для многих стал поворотным, COVID-19 ни для кого не прошел незаметно. Все столкнулись с рядом трудностей и дополнительных задач, которые было необходимо решать в срочном порядке. Командой АХО ООО «НПО Петровакс Фарм» была проделана колоссальная работа. Вся служба была мобилизована для достижения целей и задач компании.

Чуть подробнее о каждом из отделов:

Отдел документооборота, возглавляет Литвякова Анна, в сфере ответственности полный цикл ведения документооборота от начала визирования и до сдачи документа в архив. В связи с переводом части сотрудников на удаленный режим работы компания расширила ряд цифровых инструментов, в частности, перешла полностью на межкорпоративный электронный документооборот, оперативно развернула корпоративный бизнес-мессенджер для обеспечения максимально оперативной и удобной коммуникации сотрудников.

Все очные встречи в офисах были отменены и переведены в формат ZOOM. При выводе коллег на удаленную работу сотрудник столкнулись с проблемами подписания документов и обменом документами между коллегами и контрагентами. В течение первых двух недель была отлажена система обмена документами между сотрудниками, находящимися на удаленной работе через услугу «Яндекс.доставка». За март-апрель большая часть контрагентов была переведена на систему электронного документооборота.

Стоит отметить, что ряд нововведений из области цифровизации был осуществлен именно в 2020 году, потому что пандемия и карантин доказали, что будущее фармы – за «цифрой». Новая система бизнес-аналитики, новые инструменты для обработки данных, внедрение цифровой электронной подписи – все это не только подняло бизнес на новую высоту, но и существенно поспособствовало безопасности работы сотрудников и офиса, и производства.

Транспортный отдел, возглавляет Мамонтова Виктория, в сфере ответственности:  Обеспечение доставки сотрудников на площадку Покров – в связи с пандемией, для минимизации контактов сотрудников и соблюдения дистанцирования в автобусах компании было принято решение о переходе с собственного автопарка на аутсорс. В течение трех недель был проведен аукцион и заключен договор. Сотрудники доставляются на площадку с загрузкой автобуса максимально на 40 процентов.

Обеспечение корпоративным автотранспортом полевых сотрудников. В этом году численность полевых коллег выросла почти в два раза с 60 человек до 118 и планируется рост в следующем году. Обходиться только собственным автопарком стало сложно, в связи с чем, было принято решение о привлечении лизингового автопарка. Для решения этой задачи был привлечен контрагент Major.

Обеспечение бесперебойного снабжения производственных площадок ТМЦ и доставки продукции дистрибьюторам. В связи с увеличением нагрузки на ТО штат рабочего автотранспорта увеличен в 2020 году в два раза.

Обеспечение и контроль дополнительного сервиса такси для сотрудников. Компания пошла на беспрецедентные меры для обеспечения безопасности коллег и на период пандемии большей части сотрудников, вынужденных посещать офис, была подключена данная услуга. А также услуги внутренней курьерской службы.

В ноябре 2019 года был создан отдел административной поддержки сотрудников (HUB), возглавляет Белоногова Екатерина. Сейчас в отделе 8 сотрудников. Это абсолютно новое направление деятельности в компании. Под одно «крыло» собрана вся поддерживающая функция. За год работы 80 % подразделений перешли на поддержку в HUB. Что позволило сэкономить более 20 000 часов рабочего времени узконаправленных специалистов. Не все проходило гладко, было и сопротивление со стороны коллег. Перестраивалась давно привычная схема. Но со временем все привыкли, оценили сервис и скорость решения задач. Теперь остальные подразделения с нетерпением ждут своей очереди, когда будут взяты на поддержку. За столь небольшой срок Екатериной были проанализированы многие бизнес-процессы, внесены и внедрены изменения в них, что существенно ускорило работу (ускорение составило более 40 %), разработаны скрипты для сотрудников HUB, внедрен SLA.

В октябре 2020 года был сформирован административно-хозяйственного отдел, его возглавила Лытнева Анастасия. В отделе несколько направлений деятельности: офис-менеджеры, секретариат, техники и инженер-энергетик. Всего 10 сотрудников. В зоне ответственности арендные взаимоотношения, контроль состояния офисных зон и территории общего пользования на пяти площадках компании (ремонт помещений, и техники), уход за прилегающей территории на заводе, обеспечение жизнедеятельности R&D центра и вивария, питание сотрудников и много другое.

На работу этого отдела также сильно повлияла пандемия. В один момент на первый план вышла задача обеспечения безопасности сотрудников. Безусловно, что часть офисных сотрудников была переведена на удаленный режим работы. И на АХО легла масса дополнительных задач по реализации требований государственных органов. Это и соблюдение масочного режима, и обеспечение коллег перчатками и антисептиками, и контроль за соблюдением новых регламентов, и закупка рециркуляторов и термометров, обеспечение пропусками. Так же был подключен проект телемедицины с доступом к консультации врачей круглосуточно. Параллельно необходимо было обеспечить средствами защиты коллег в регионах, найти поставщиков для проведения тестирования сотрудников на ПЦР и антитела.

В сентябре на площадках была установлена система автоматического замера температуры. На сегодняшний день в компании выработаны схемы реагирования на возможные новые кейсы.

Так же для поддержания морального духа сотрудников на регулярной основе украшается офис к праздникам: 23 февраля, 8 марта, Хэллоуин и конечно Новый год.

Для минимизации присутствия посторонних на территории компании все делается собственными силами.

Пандемия очень ярко проявила одну из главных ценностей компании: отношение к людям. Сотрудники – это самый важный и ценный ресурс компании.

И основная задача команды Елены сделать все, чтобы физическое и моральное состояние людей, которые работают в компании, было комфортным.

АХ команда не стоит на месте. Сейчас идет полномасштабное строительство на территории завода, начались ремонтные работы на площадке Каширка, где компания увеличивает площадь в два раза и идет разработка концепции дополнительной площади офиса в Москва-Сити.

Компания быстро растет и ей уже становится тесно в текущем пространстве.

Регистрация  на общественные  онлайн-слушания по ссылке https://admdir.timepad.ru/event/1531021/