Елена Шмакова, руководитель направления «Офис, АХО, Сервис» в Русской Школе Управления
Любая компания ищет инструменты повышения производительности труда. Практика показывает, что если дать сотрудникам возможность влияния на деятельность компании и предоставить прозрачную информацию по стратегической политике, то в ответ можно получить интересные инновационные решения. Поэтому один из самых действенных инструментов мотивации – это грамотное информирование, которое снижает уровень неопределённости и позволяет принимать взвешенные решения. Задача руководства – максимально четко выстроить каналы коммуникаций (как вертикальные, так и горизонтальные).
Доступ к документальной внутрифирменной информации и система корпоративных коммуникаций
В компаниях с небольшим штатом, как правило, информационным обеспечением занимается непосредственно руководство, делегируя распределительную функцию секретарю. Однако при высокой интенсивности документопотока и большой численности персонала такая система приведет к недостаточному контролю движения документов, невозможности одновременного доступа к ним разным специалистам, отсутствию общего формата хранения и единого координатора информации. Это приводит к низкой ответственности работника за конечный результат (потерю, непонимание или искажение нужной информации).
Движение информации «сверху вниз» от руководителя подчиненным может носить как директивный характер, так и сообщать обеспечивающие функционал сведения. При этом больше половины распоряжений исходит в устной форме без регистрации и документирования, а указания не имеют официального статуса, что приводит к более длительной обработке информации.
Отсутствие системы информационного сопровождения негативно проявляется во всех аспектах деятельности компании. К примеру, увеличению расходов. Компания проводит рекрутинг специалистов с помощью кадровых агентств без информации по внутренним источникам о вакансии, без открытия внутреннего конкурса и не учитывая квалификацию и опыт действующих работников на других «малодефицитных» позициях.
Для обеспечения управления в рамках административных служб создаются секретариаты, отделы управления делами, вводятся должности специалистов по работе с документами.
Стоит отметить, что многие российские предприниматели убеждены в том, что сотрудникам не нужно знать обо всех аспектах работы компании. Хотя внедрение системы единого коммуникационного поля обеспечивает не только информирующую поддержку, но и ценностную, направленную на соблюдение и развитие корпоративных стандартов.
Эффективно действующая система взаимодействия нацелена на точное определение содержания, количества, времени обработки, периодичности, способов предоставления информации, доводимой до сотрудников, а также на сбор и анализ обратной связи.
На что должна быть направлена «политика гласности»?
- Стратегические программы развития, ценности и корпоративные приоритеты. Работа в устойчивой стабильной компании – один из главных стимулирующих факторов.
- Важные события, корпоративные новости и достижения в компании. Вовлеченность в общий результат хорошо способствует сплочению команды.
- Кадровая информация (назначения, увольнения, открытые вакансии, обучение и аттестация).
- Директивные распоряжения и регламенты.
Что может снизить ценность внутрикорпоративной информации?
Основными сложностями, по которым персонал может игнорировать сообщения руководства, можно обозначить:
- получение противоречивой информации из нескольких равноправных источников или несовпадение официальной информации с той, которой владеет сотрудник;
- увеличение объема информации и недостаток времени на ее изучение;
- утаивание или замалчивание, которое ведет к появлению слухов и дезорганизует работу;
- несоответствие способа подачи информации ее восприятию.
Как разработать эффективную систему информирования?
Разработка должна начаться с определения рабочих целей, деления персонала на профессиональные группы. Переход к тактическим действиям предполагает построение результативных каналов передачи информации, разработку правил работы и контроль за соблюдением, а также организацию мероприятий по распространению информации.
В целом, все многообразие инструментов внутренних коммуникаций можно разделить на три группы:
- информационные (корпоративные СМИ, стенды, электронные сообщения);
- коммуникативные (корпоративные мероприятия, праздники, обучение);
- организационные (личные беседы, собрания, совещания).
Корпоративные периодические печатные и электронные журналы или газеты. Многие организации публикуют издания, ориентированные на различные профессиональные сегменты. Главное преимущество – донесение нужной информации до каждой конкретно определенной группы сотрудников. Корпоративные СМИ становятся «визиткой» компании, укрепляют впечатлении о стабильности и носят имиждевый характер.
Доски объявлений и стенды. Преимущество в доступности всему коллективу и оперативном распространении информации.
Электронные почтовые сообщения. Среди преимуществ: индивидуализированный подход и скорость, возможность автоматизации при рассылке поздравлений с памятными датами и праздниками.
Общие и функциональные собрания и совещания или личные встречи имеют значимое влияние для всех групп персонала.
Корпоративный портал. Этот ресурс дает возможность совместной работы с документами и приложениями всем сотрудникам, позволяет постоянно хранить информацию в одном месте, производить полное документирование распоряжений от инициации до отчетности и автоматизировать бизнес-процессы.
Задачи по реализации информирования персонала в общей системе делятся на несколько подразделений:
- отдел внутреннего PR отвечает за подготовку материалов для корпоративных изданий, (газеты, бюллетени, листки), подготовку и рассылку информационных сообщений;
- административный отдел организует оповещение о новых регламентирующих и нормативных документах, контролирует исполнение поручений, берет на себя поддержание в актуальном состоянии информационных стендов.
Грамотно выстроенная система коммуникаций позволяет обеспечить максимальную прозрачность взаимодействия между топ-менеджментом и рядовыми специалистами. Это повышает управляемость процессами, позволяет оперативно реагировать на изменения, регулировать вовлеченность и создавать общую картину ценностей и стандарты работы, что особенно важно для крупных компаний, имеющих широкую филиальную структуру.
