Smartway — онлайн-сервис для бронирования деловых поездок. Он объединяет корпоративные инструменты, необходимые для планирования и организации командировок. В какой-то момент динамично развивающейся IT-компании в связи с расширением штата потребовался более просторный офис. Журнал «Административный директор» попросил административного директора компании Анастасию Доронину и Евгения Златина, главного архитектор, партнера компании G5 ARCHITECTS, рассказать о том, как создавался новый офис.
Корр.: Чем была вызвана необходимость переезда в новый офис?
Анастасия Доронина: Поиск нового офиса для нашей компании — не история одного дня или месяца. Вопрос возник примерно за год до переезда. Но так как не было острой необходимости в переезде на тот момент, процесс поиска и отбора помещений был вялотекущим. Однако в августе 2019 года все изменилось: численность персонала начала расти с каждым днем. За полтора месяца в команду было принято более 10 сотрудников, и ютиться в «четырех стенах» стало сложно. К тому же большая часть сотрудников активно общалась с клиентами по телефону, в какой-то момент они просто перестали слышать себя и абонентов на другом конце линии из-за постоянного шума и гула.
Помимо нехватки пространства в основной части офиса, когда свободного места было настолько мало, что приходилось временно пересаживать сотрудников в переговорные комнаты, мы столкнулись с нехваткой мест на кухне. В компании не существовало определенного перерыва на обед. Но как правило, большинство ребят предпочитали делать это в промежутке с 12:00 до 14:00. В это время на кухню было невозможно зайти даже для того, чтобы просто сварить себе кофе «на вынос», не говоря уже о том, чтобы сесть за стол и спокойно там его выпить.
Существовал еще целый список нюансов, который сподвиг нас на переезд. Например, проблемы с вентиляцией и банальное отсутствие нормальной канализации в офисе, кухня была без раковины, а санузел — общий, в коридоре бизнес-центра.
Корр.: Каковы основные параметры подбора нового пространства?
А.Д.: Главным критерием при поиске нового офиса была локация. Мы привязаны к нашему району по многим причинам. Также площадь — не менее 300–400 кв. м. Но самое главное, мы искали комфортный open space. Мы не хотели отдельных кабинетов для руководителей, важно, чтобы все сидели в одном пространстве. Единственные стены, которые мы могли себе позволить — перегородки между переговорными комнатами, в санузлах и кухне. Новый офис должен был стать большим, светлым, с большим количеством окон, минимумом стен, а лучше вообще без них.
Корр.: Какие задачи ставили архитекторам?
А.Д.: Им нужно было создать не просто уютный офис, но и сделать его супер-функциональным. Нам были необходимы просторная кухня, несколько переговорных комнат, зона отдыха и место для хранения архива, бумаг, лишней техники и кучи разных странных технических штук, которые есть в каждой компании. Еще нам требовалось дополнительное свободное место для рабочей зоны на случай увеличения персонала.
Так как в новом офисе мы не планировали перегородки между столами, то понимали, что может быть довольно шумно. Поэтому нужно было расставить столы таким образом, чтобы рабочие группы (отделы) продолжали сидеть рядом и могли взаимодействовать, но при этом и не мешали друг другу.
Помимо вышеперечисленного мы хотели сделать отдельную тихую зону, не выстраивая дополнительных стен, где разместились бы сотрудники, которым необходимо работать в тишине.
Что касается цветовых решений — за основу были выбраны цвет дерева, серый, графит, черный и красный. Почему такой выбор? Красный — наш корпоративный цвет, а остальные цвета родились из-за черного потолка, который нам достался по наследству от предыдущих арендаторов. В итоге получился довольно стильный скандинавский стиль, который мы потом немного разбавили цветными элементами.
Корр.: Как выбирали подрядчика по строительству?
А.Д.: С выбором подрядчика получилось проще, чем с выбором самого офиса. Ранее архитектурное бюро G5 ARCHITECTS реализовало личный проект нашего генерального директора. Все работы были выполнены качественно, сроки соблюдены, таким образом G5 ARCHITECTS завоевало доверие и без сомнения стало нашим подрядчиком.
Корр.: Какими технологическими и архитектурными, дизайнерскими решениями отличается новый офис от старого, от офисов конкурентов?
А.Д.: Наш офис получился очень необычным, он вызывает восхищение гостей компании. Однозначно «звездой» офиса стали зона отдыха и многоуровневый подиум, где мы разбросали кучу подушек, с которыми можно пообниматься или просто на них поваляться.
Я уже говорила ранее, что офис должен быть функциональным. Так вот, этот подиум внутри пустой, и в нем мы храним архив, коробки с различным офисным хламом и даже двухметровую елку, которую мы достаем раз в год. Данное решение позволило нам существенно сократить количество шкафов. А еще в этой зоне расположились три кресла-шара, в которых, как в «домике», можно спокойно отдыхать или работать.
Совсем недавно у нас в зоне отдыха появилась огромная плазма, там мы любим проводить видеоконференции с нашим пензенским офисом, а в свободное время смотреть все вместе фильмы.
Все зоны в офисе получились очень крутыми! Яркая стильная кухня с панорамными окнами, переговорные комнаты со стеклянными перегородками и дверями, а также фотообоями в стиле поп-арт. Всего у нас три переговорные комнаты, каждая имеет название согласно изображению на стене: Гагарин, Дарвин и Эйнштейн.
В новом офисе много живых цветов, которые помогают сохранять воздух чистым. Рабочие зоны разделены стеллажами, в них вставлены кубы для хранения личных вещей.
Главная особенность нового офиса — огромные панорамные окна. Летом в офисе практически не нужно включать искусственный свет. А если солнце будет мешать, то на окнах есть рулонные шторы в цвет ковролина.
Невероятно красивыми получились новые санузлы. Декоративная серая штукатурка на стенах, раковины из натурального камня, деревянная столешница, большие круглые подвесные зеркала в металлической черной раме на кожаных ремнях. Это одно из главных отличий нашего офиса от других. А дополняет этот антураж полумрак из-за точечного света, который дают потолочные споты, небольшие растения в белых горшках около раковин и аромамасла одной известной израильской парфюмерной компании. Думаю, вы понимаете теперь, какое мое самое любимое место в офисе?
Во входной зоне у нас вместительный гардероб, стойка ресепшена, а еще лифтовой холл нашего этажа расписан граффити с тематикой, которая отражает суть деятельности нашей компании. Офис оборудован всем необходимым с технической точки зрения: отличная вентиляция, кондиционеры, увлажнители воздуха.
Корр.: Что в проекте было самым сложным?
А.Д.: Сроки. Как только мы нашли подходящий офис, сразу написали уведомление в управляющую компанию о переезде. И начался квест под названием «сделай ремонт с нуля за три месяца и не умри».
Должна отметить, что офис в формате «полный open space» мы так и не нашли, поэтому первый этап ремонта заключался в демонтаже всех имеющихся стен нового пространства. А это шумные работы и первые проблемы. Соседи сверху и снизу работают по стандартному графику с 9:00 до 18:00, они были не готовы терпеть шумные работы в дневное время. Поэтому весь демонтаж происходил в ночное время, что затормозило все намеченные сроки. Еще один фактор, повлиявший на скорость ремонта, — множество согласований с управляющей компанией. Все только в письменной форме, без визы генерального директора управляющей компании мы не могли даже пальцем пошевелить. Но немного дипломатии, папка служебных записок — и дело сдвинулось с места.
Лично для меня как административного звена во всей этой истории самое сложное было находиться на связи 24/7. Ремонт требовал полной включенности, но помимо него в офисе оставалось много других незакрытых задач. И я хочу поблагодарить нашего подрядчика и его команду за отзывчивость, быстроту реакции и взаимовыручку.
Честно признаюсь, с самого начала мне все это казалось кошмаром, ведь это мой первый опыт ремонта в офисе, да и еще такого масштаба. Увидев горы строительного мусора после демонтажа, я думала только об одном: почему это происходит со мной? Но спустя неделю я втянулась в процесс, и ремонт стал казаться даже увлекательным. Однако сроки все равно продолжали гореть. В какой-то момент было принято решение работать в прямом смысле 24/7 в несколько смен. Честно, я не представляю, как ребята справились с этим объемом в такой короткий промежуток времени, но главная задача была выполнена — мы переехали в срок!
Корр.: Принимались ли во внимание пожелания сотрудников?
А.Д.: Пожелания сотрудников были учтены изначально при выборе офиса. Но удовлетворить все «хотелки» невозможно. Одним из главных пожеланий было наличие нормальной, настоящей посуды и заварочных чайников для чая. Как я уже рассказывала, в старом офисе не было своей канализации, а это значит — отсутствие раковины на кухне, поэтому мы были вынуждены пить и есть из одноразовой посуды, а чай покупать только в пакетиках. В новом офисе все совершенно по-другому! Там, как дома: металлические приборы, стеклянная посуда и, конечно же, разнообразие листового чая, который удобно расфасован в специальные стеклянные баночки. А еще в новом офисе мы поставили посудомоечную машину, что, несомненно, улучшило качество жизни в офисе. Сотрудникам не нужно тратить часть своего обеденного времени на мытье посуды. Поел, убрал в посудомойку, на следующий день достал чистую посуду и все без лишних усилий.
Корр.: Где чаще всего любят работать сотрудники?
А.Д.: Несомненно, самым любимым местом были признаны подиум и вся зона отдыха. Со временем зона отдыха превратилась в рабочую зону. Когда надоедает сидеть за столом, можно просто взять свой ноутбук и развалиться на подушках. На Новый год мы ставили там огромную елку под потолок и украшали все вокруг гирляндами. Выключаешь свет, зажигаются рождественские огни, и сразу поднимается настроение.
Кухня тоже стала одним из любимых мест. Сразу же после переезда у нас появилась традиция завтракать всем вместе по пятницам, точнее, устраивать бранчи. Это здорово, когда все могут вместе собраться на одной кухне, поболтать о работе за чашечкой чая и свежим круассаном.
А еще помимо больших цветов, которые высажены в потрясающие горшки красного цвета по всему офису, у каждого сотрудника на столе стоит свой маленький зеленый «подопечный», за которым он сам ухаживает. Это тоже добавляет уюта и создает более домашнюю атмосферу.
Корр.: Как прошел переезд?
А.Д.: Лучше, чем я ожидала, но практически спонтанно. Нет, я понимала, что вот-вот это должно произойти, ремонт близился к завершению, но отмашки все не было. На завершающих этапах было много мелких доработок: докрашивали стены, оттирали остатки материалов отовсюду, мыли окна. Все это оттягивало заветный момент.
Сам процесс переезда мы доверили одной крупной компании, специализирующейся на этом. Надо признать, что сам процесс получился довольно четким, слаженным и быстрым. Все заняло около пяти часов. Основная часть вещей была разобрана в день переезда. С утра все были в восторге от нового офиса, в котором еще витал запах свежеокрашенных стен.
Корр.: Что-то меняли в офисе после переезда?
А.Д.: В целом все осталось как в проекте. Добавили лишь некоторые элементы декора в виде разноцветных подушек, которые разложили на подиуме и подоконниках. Немного изменили концепцию с общими мониторами. Изначально планировали повесить их для каждого департамента отдельно, чтобы можно было на них выводить разную сводную информацию, но необходимость пропала, поэтому купили одну огромную плазму, которую поставили на напольный кронштейн на колесиках. Ее можно легко перемещать из зоны в зону.
Пока остался открытым только вопрос гардероба. Изначально там планировался шкаф, но процесс изготовления подвис на производстве. При переезде в этот угол мы поставили квадратом четыре напольные вешалки. Они так прочно прижились, что теперь идея со шкафом уже не кажется такой актуальной.
Корр.: Планируете ли какие-то изменения в новом офисе?
А.Д.: В глобальном плане на ближайший год нет, но это зависит от бизнеса. Если он вырастет, придется думать, как организовывать новые рабочие места. Сейчас у нас все сделано так, что у каждого сотрудника есть свои розетки, свое мини-пространство вокруг, а если людей прибавится, то придется снова играть в «лего», составляя столы так, чтобы избежать лишних проводов на полу, не нарушая целостности картинки.
Со временем мы планируем поменять стойку ресепшена во входной группе и все-таки решить вопрос с гардеробом. Если останутся всеми любимые вешалки, то стену в этой зоне необходимо будет покрасить или, скорее всего, нарисовать там граффити, как в лифтовом холле, чтобы объединить пространство.
Корр.: Что в новом офисе нравится лично вам больше всего?
А.Д.: Лично мне больше всего импонирует сама атмосфера. У нас очень уютно, светло и по-домашнему. Заходя в новый офис, абсолютно не ощущаешь рабочую напряженную атмосферу (хотя все работают довольно активно), что не скажешь про старый офис, который был похож на улей, где каждая пчелка трудилась и жужжала. Сейчас из-за большого пространства и шумоподавляющих приспособлений офис уже не похож на улей. Все работают, разойдясь по разным зонам. Кто-то «зависает» в кресле-шаре, кто-то в кресле-мешке, а кто-то вообще уединяется на кухне за чашкой кофе.
Например, я люблю сидеть в кресле-мешке, а ноутбук ставить на подоконник. Благодаря прекрасному виду из окна работается продуктивнее, а летом, надеюсь, можно будет просто настежь открыть окно и дышать свежим воздухом, ощущая ароматы скошенной травы на газонах.
Я очень люблю наш офис, пожалуй, даже больше, чем свою квартиру. Возможно, просто потому, что в него было вложено много сил и души.
Корр.: Внесет ли пандемия какие-то изменения в ваше рабочее пространство?
А.Д.: Сейчас не совсем еще понятно, как будет выстроен рабочий процесс. Как я рассказывала ранее, наш офис — это огромный open space, где столы стоят группами, и конечно же, расстояние между сотрудниками далеко не 1,5 метра, которые советуют соблюдать Роспотребнадзор и ВОЗ. Возможно, первое время ребята будут работать в офисе посменно, день через день или неделя через неделю. Возможно, придется заняться перестановкой мебели и все-таки поиграть немного в «лего». Какие-то щиты и перегородки вряд ли будем устанавливать, они не остановят распространение вируса. Конечно же, будем соблюдать все меры безопасности: защитные маски, измерение температуры в начале рабочего дня, антисептики для рук, кварцевые лампы, строгая дезинфекция всех мест общего пользования и, несомненно, сведение личного общения к минимуму. И надеяться, что вскоре появится все-таки вакцина против этого вируса и проблема решится сама собой. Кстати, у нас в офисе картриджи с антисептиком висели всегда, еще задолго до того, как это стало обязательным.
По словам Евгения Златина, главного архитектор, партнера компании G5 ARCHITECTS, создание современного комфортного и гибкого офисного пространства, отражающего такие ценности компании, как прогрессивность, креативность и сплоченность коллектива, было главной задачей команды, которая создавала новый офис. На проектирование и производство строительно-монтажных работ был отведено два месяца. Проект разрабатывался параллельно с отделочными работами. В первую очередь были спроектированы планировочные решения и инженерные системы. В процессе возведения перегородок, прокладки кабельных линий, монтажа водоснабжения, канализации и заливки стяжки велась разработка элементов чистовой отделки: финишные напольные покрытия, цвет стен, элементы освещения, мебели и декора.
Корр.: Что было самым сложным при разработке нового пространства для Smartway?
Евгений Златин: При зонировании открытого пространства необходимо было учитывать «шумность» того или иного отдела, чтобы все сотрудники могли комфортно работать. Но клиент не хотел никаких перегородок. Поэтому в зоне «шумных» сотрудников, которые много общаются по телефону, было решено сделать звукопоглощающие панели под потолком, а соседние с ними зоны изолировать стеллажами с живыми растениями.
Переговорные комнаты мы построили рядом с рабочими местами, что позволило сотрудникам легко переключаться с коллективной работы на уединенную.
Важной задачей было создание meeting point, которое должно было обеспечить комфортное размещение до 40 человек на минимальной площади. С этой задачей мы справились благодаря трехуровневому подиуму и отдельно стоящим креслам.
В офисе Smartway практически каждый квадратный метр площади задействован в бизнес-процессах компании. По периметру помещения организованы временные рабочие места на широких подоконниках с подушками. Вокруг двух центральных колонн закреплены столешницы, за которыми можно работать стоя или сидя на барных стульях.
Офис легко трансформировать: в любой момент можно изменить конфигурацию закрепленных рабочих мест разных отделов. Убрав столы, за 30 минут можно создать большой зал для презентации с фуршетом или корпоративного мероприятия с приглашенными гостями.
Коэффициент потери полезной площади мы уменьшили до максимально возможных значений. Даже задействовали лифтовой холл. Установили в нем диваны, кресла и журнальный столик, и его теперь можно использовать как зону ожидания для гостей или как незакрепленные рабочие места.
Корр.: Что легло в основу дизайн-проекта?
Е.З.: Основой проекта стал элегантный скандинавский стиль с набором характерных элементов: матовые поверхности, натуральные материалы, геометрические узоры, сочетание разнообразных фактур, живые растения.
Современная концепция офисного пространства activity based призвана подчеркнуть прогрессивность компании, работающей на развивающемся рынке в сфере IT-технологий. Применение нестандартных решений, граффити и принты на стенах, яркие акценты в декоре говорят о молодой креативной команде, открытое пространство и зона общих собраний — о сплоченности коллектива.
В санузлах в качестве столешницы использовался слэб дерева карагач, раковины выполнены из натурального речного камня, а на стенах — декоративная штукатурка с эффектом бетона.
В зоне лифтового холла сделали граффити с яркими персонажами — серфером и путешественниками. Такой дизайн позитивно влияет на настроение людей, которые приходят или уходят с работы.
Авторам проекта пришлось столкнуться с ограничением в здании: в центральной части офиса (напротив входа на кухню) расположена труба ливневой канализации. Демонтировать трубу было запрещено, на ней образовывался конденсат и стекал на пол. Архитекторы решили утеплить трубу скорлупой ППУ и покрасить в цвет стен. В результате заказчик избавился от конденсата на трубе, а установленная рядом тумба с цветами облагородила пространство.
Корр.: Какое решение, по вашему мнению, оказалось наиболее удачным в проекте?
Е.З.: Работа — одно из главных мест в нашей жизни. Особенно это стало ощутимо в период самоизоляции. Мы все соскучились по своим офисам, коллегам. Создавая рабочее пространство для Smartway, наша компания постаралась сделать его таким местом, в котором можно было бы удобно и работать, и отдыхать. Потому что помимо удобной планировки и зонирования офис обрел свою душу. Он стал живым. В это место хочется возвращаться. А значит, наша цель достигнута.
