Лучшие практики создания комфортной офисной среды эксперты обсудили на VIII Форуме административных директоров, проведенном РБК в МФК «Кунцево Плаза» 29 марта 2019 года.
Модератором всего мероприятия выступила Виктория Тот, главный редактор журнала «Административный директор». Журнал «Административный директор» также стал информационный партнером Форума.
Первая сессия стартовала с выступления директора департамента коммерческой недвижимости ГК «Высота» Надежды Холодной. На примере бизнес-центра Aero City, построенного компанией на пересечении МКАД и Ленинградского шоссе, она рассказала о том, какие проекты современной офисной недвижимости сегодня могут быть успешными в Москве.
Как превратить трудоемкую закупку товаров для офиса из головной боли в эффективную процедуру, результат которой позволяет сделать комфортнее работу сотрудников, знают далеко не все. Преимуществам современного интернет-магазина, способного оптимизировать затраты в существующей инфраструктуре компании, был посвящен доклад коммерческого директора компании «Офисмаг» Игоря Шлотова. На конкретных примерах он показал, за счет чего можно создать инструмент, делающий обычную закупку канцтоваров максимально удобной. А убедиться в высоком качестве продукции могли все участники форума, получив тестовые образцы.
Об управлении рисками строительного проекта рассказал директор S.A. Ricci Project Management Руслан Кубрава. По его словам, управление рисками предусматривает четыре этапа: идентификацию рисков, оценку рисков, планирование рисков, мониторинг и контроль. «При этом все управление рисками происходит до начала реализации, и именно «обвязанный» проект позволяет реализовывать его в рамках утвержденного графика, бюджета и качества», — подчеркнул он. Главное для этого — наличие единого документа, который бы регулировал взаимоотношения всех участников процесса.
Чтобы создать идеальный офис, важно собрать всю необходимую информацию о заказчиках, подчеркнула ведущий архитектор IND Architects Полина Цыбенко. Нередко, по ее словам, компании сами проводят подробные исследования, которые помогают понять, что именно сделает более комфортным пребывание работников в офисе. В качестве примера Цыбенко привела свою работу над офисом Lamoda. «Во время работы мы провели воркшоп, в рамках которого собрали сотрудников из разных отделов, — рассказала она. — По итогам каждая группа должна была сделать презентацию на тему «офис мечты». Конечно, прозвучали и безумные, и очень смешные идеи, но какие-то все-таки попали в проект. Например, мы не знали, что в Lamoda регулярно по пятницам проводятся вечеринки». Именно поэтому IND Architects спроектировала атриум, где бы каждую пятницу могли собираться сотрудники.
До того как обратиться в IND и полностью сделать свой офис с нуля, в Lamoda пытались внедрить точечные улучшения, которые, впрочем, были малоэффективны, подтвердила руководитель департамента административной деятельности и непрямых закупок Lamoda Екатерина Мироненко. «В какой-то момент мы поняли, что наш офис абсолютно не соответствует характеру нашего бизнеса, не улучшает взаимодействие между подразделениями, не отвечает высоким требованиям современных талантов», — рассказала она. В итоге, проведя исследование, в компании осознали потребность в таком же гибком и динамичном офисе, как и сам коллектив. «Мы хотели, чтобы офис был не тем местом, где человек просто работает, а он должен мотивировать и быть одинаково хорош для индивидуальной работы, для работы в малых и больших группах, и чтобы люди приходили в офис с удовольствием», — объяснила Мироненко.
Другой способ получения вдохновения — это работа в коворкинге, чье основное качество — это гибкость и универсальность. «Для кого-то коворкинг — это библиотека, например «Ленинка», — предположил генеральный директор Panacom Арсений Леонович. — В любом случае коворкинг — это всегда что-то новое». Всего, по словам эксперта, в мировой практике сегодня наметилось пять основных, диффундирующих друг в друга, направлений развития смарт-коворкингов. Первое — это спа-воркинг и кластер всего того, что мы не можем и не должны позволять себе дома, например, домашний кинотеатр или тренажеры. Второе — это экологичность и возможность поддержания здорового образа жизни. Третье — это наличие слип-боксов, позволяющих спать на работе. Четвертое — кочующая, гиперфункциональная мебель, позволяющая компоновать свою среду там, где это нужно. И пятое — наличие функциональных детских комнат.
Ремонт и отделка офиса могут быть страшным сном для владельца компании. Но генеральный директор компании Keyfor Евгений Шевкун знает, каким образом сделать так, чтобы этот трудоемкий процесс стал для компании максимально безболезненным. Именно особенностям планирования и оценки стоимости работ при ремонте офиса был посвящен его доклад на форуме. При этом в основе работы любой компании, занимающейся fit-out, уверен эксперт, должны лежать шесть базовых принципов, позволяющих добиться успеха: ответственность, позитивный микроклимат, партнерство, технологичность, соучастие и гибкий подход.
Андрей Хазов, управляющий директор компании Fort Project, рассказал о том, рассказал о том, как построить эффективный офис. По словам эксперта, для того, чтобы современный офис функционировал продуктивно, сотрудникам должно быть комфортно, а значит, нужно внимательно изучить их потребности. «В идеале проект должен способствовать улучшению микроклимата, совершенствованию коммуникации между сотрудниками, повышению их работоспособности и продуктивности. Все эти параметры мы внимательно анализируем, после чего, при необходимости и по возможности, вносим корректировки», — подчеркнул Андрей Хазов. Он также отметил, что при организации офиса необходимо обратить внимание на такие аспекты, как грамотная шумоизоляция, качественная вентиляция и кондиционирование, комфортная температура воздуха в помещении и озеленение пространства».
Ведущий архитектор Blank Architects Александра Разина рассказала об основных интерьерных трендах в коммерческой недвижимости. В тренде – эмоциональные, гибкие пространства с правильным зонированием. Для московского офиса продаж «Кадиллак» архитекторы спроектировали трансформируемое пространство. В нём разместился ресторан, кафе, галерея. Предусмотрели передвижные перегородки, благодаря которым на глазах у посетителей происходит театрализованная смена экспозиций. Важно уделять внимание эмоциям, впечатлениям, ретроспективным отсылкам, вызывать правильные ассоциации бренда. Например, в интерьере торгового центра «ВТБ Арена Плаза» использовали декоративные элементы – гипсовые слепки с изображениями спортсменов. 
