Загрузка...

Журнал для руководителей и сотрудников административно-хозяйственных отделов.

Не контролировать, а мотивировать!

Одной из основных задач административного директора любой компании является построение идеального ресепшена. Какой бы стильной, кристально чистой и современной ни была зона ресепшена, впечатление о компании создают люди, которые вас встречают, – секретари. Важно уже на этапе подбора людей в команду отсеивать тех, кто по складу характера не справится со сложной работой секретаря, искать человека с высоким уровнем эмоционального интеллекта. Человека нельзя научить искренне улыбаться, если он неулыбчивый. Привить желание помогать людям также невозможно. Все эти качества нужно рассмотреть в человеке на собеседовании, а затем грамотно их развивать. Какие-то технические вещи, например правильная скорость речи, отсутствие слов-паразитов и четкое произношение, могут быть улучшены при помощи специальных тренингов и курсов. Руководитель, заботящийся об имидже своей компании и своего отдела, обязательно должен либо самостоятельно проводить вводные тренинги для каждого члена своей команды, либо приглашать эксперта.

В моей практике был случай, когда девушка-секретарь принципиально не предлагала посетителям чай или кофе, редко улыбалась и отвечала сквозь зубы. Впечатление о ней в компании было соответствующее, и она оказалась на грани увольнения. При детальном разборе проблемы стало понятно, что ее бывший руководитель считал обязанность предлагать гостям напитки ниже своего достоинства. Таким образом, перед глазами секретаря всегда был плохой пример. Так получилось, что руководителя сменили, и проблема исчезла. Компания получила улыбчивого и гостеприимного сотрудника.

Другой пример. Одна из девушек в моей команде в первые недели своей работы не могла спокойно разговаривать по телефону. Она волновалась, путалась, постоянно запиналась и с трудом формулировала мысль. Мы вместе с ней искали причину и пришли к выводу: во-первых, неуверенность в себе, а во-вторых, отсутствие практики. В результате решили, что для «технических» улучшений необходимо читать вслух и проговаривать скороговорки, а уверенность в себе пришла через несколько недель при поддержке всей команды. С каждым днем у нее получалось все лучше и лучше. И сейчас можно уверенно сказать, что за сложные переговоры у нас отвечает именно она.

Уверена, что административные директора, изучив результаты исследования, сделанного Келли, должны задуматься не только над работой своих сотрудников, но и над собой. Слабый ресепшен – это индикатор неверных кадровых и управленческих решений руководителя отдела. Юрий видит причину «сервисных» промахов в том числе в недостаточном контроле. Мне же кажется, что необходимо не контролировать, а мотивировать. Секретарь, понимающий и чувствующий свою важность для компании, будет настроен представлять свою компанию на высшем уровне. Если же в компании отношение к секретарям пренебрежительное, их работа не ценится и руководитель отдела не спешит менять такое устоявшееся мнение, секретари станут относиться к своей работе без энтузиазма, а в трубке вы будете слышать бесцветный голос и недовольные интонации.

Эксперт Ольга Шумилова, руководитель административного отдела компании «Иннова»

офисменеджер

 

 

  • 119146 Москва, Комсомольский пр-т, д. 28, Коворкинг Центр «Деловар». Для ООО «Администрация» (журнал «Администратинвый директор».

  • editor@admdir.ru

  • +7 (495) 969-8768

  • пн-пт с 10:00 до 18:00

 

(С) Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Административный директор».

Как Вам новый сайт?

Просмотреть результаты

Загрузка ... Загрузка ...
^ Наверх
Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика