В сентябре прошла онлайн-конференция «Офис будущего. Новый подход к организации рабочего пространства», на которой большое внимание было уделено переходу компаний на гибкий формат работы — flexible work. Что же все-таки означает понятие «flexible work».
Автор: Мария Кубрава,
директор департамента специальных проектов
KUBRAVA PROJECT MANAGEMENT™
Согласно опросу, проведенному International Workspace Group в 2019 году, гибкая работа — это:
— возможность выбирать локации для работы (офис, город и т. д.);
— гибкий график работы;
— возможность работать удаленно;
— возможность самостоятельно регулировать объем своей
работы.
85% компаний, внедривших гибкий формат работы, заявляют, что их бизнес стал продуктивнее на 20% и более. С чем это связано? Flexible work позволяет снизить затраты, адаптировать рабочее пространство под характер работы сотрудников и, как следствие, повысить уровень их вовлеченности в рабочий процесс. Четыре сотрудника из пяти между двумя вакансиями выбирают ту, где есть гибкий формат работы. По данным респондентов, возможность выбора места работы важнее, чем работа в престижной компании, фиксированный рабочий день и увеличение количества дней отпуска. Сотрудники с гибким форматом работы помнят о целях компании и работают над их достижением, адаптируя свои усилия к поставленной задаче.
Руководство при таком подходе учитывает стили работы сотрудников, предоставляет им больше свободы действий, более нацелено на результат работы (а не на количество часов, проведенных сотрудником на рабочем месте).
Результаты показывают, что работодатели и сотрудники сошлись на гибкости в работе, стремясь, с одной стороны, сократить расходы и повысить производительность, а с другой — добиться лучшего баланса между работой и личной жизнью.
Но если в 2019 году flexible work был трендом, то в 2020 году он стал новой и для некоторых компаний вынужденной реальностью. После пандемии BSI — государственный орган по стандартизации в Великобритании, член ISO (the International Standards Organization), разработал стандарт безопасной работы Safe working during the COVID-19 pandemic («Безопасная работа во время пандемии COVID-19»), которому в ближайшее время планируется присвоить статус международного стандарта ISO. Что немаловажно, в данном стандарте большое внимание уделяется не только дезинфекции и социальной дистанции, но и психологическому комфорту сотрудников.
Ключевые аспекты стандарта:
1. Социальная дистанция и регулярная обработка поверхностей — самые эффективные методы снижения риска заражения.
2. Необходимость снижения количества сотрудников в офисе и минимизация их взаимодействия лицом к лицу.
3. Вовлечение сотрудников в разработку комплекса мероприятий по снижению риска заражения повышает их вовлеченность и лояльность компании.
4. Поддержка и налаживание удаленного формата работы снижает риск заражения для людей, которые постоянно работают в офисе.
5. Забота о психологическом комфорте так же важна, как и забота о здоровье сотрудников.
6. Забота о здоровье и безопасности сотрудников, работающих удаленно, необходима для снижения финансовых, психологических и социальных рисков.
7. Поддержание эффективной и регулярной коммуникации между сотрудниками крайне необходимо для успеха компании.
8. Обеспечение постоянного планирования, мониторинга и адаптации мер безопасности позволяет организациям минимизировать риски заражения.
9. Ведение отчетов о взаимодействии сотрудников помогает своевременно пресечь распространение заражения вирусом.
10. Эффективное лидерство и формирование благоприятной и открытой культуры в компании помогает продолжить ее функционирование после пандемии без серьезных сбоев.
В новой реальности компании внедряют гибкий формат работы уже для снижения затрат на аренду офисных площадей и уменьшения количества сотрудников, находящихся в офисе. Но прежде чем перевести сотрудников на удаленный режим работы, рекомендуется задать им следующие вопросы:
— Вы сможете так же эффективно выполнять свои обязанности удаленно?
— Ваша домашняя обстановка позволяет вам работать?
— Хотели бы вы вернуться к работе в офисе?
— Насколько безопасен ваш путь до офиса?
Немаловажны и следующие факторы:
1. Эмоциональная обстановка: дети, находящиеся дома; домашнее насилие; члены семьи в группе риска по состоянию здоровья.
2. Домашняя обстановка: наличие достаточного пространства для работы, уровень шума, приемлемый уровень освещения и т. д.
3. Доступ к внутренним ресурсам и системам компании (почта/сервер/ПО и т. д.).
4. Оснащение домашнего рабочего места сотрудника (компьютер, техника, эргономичное кресло и т. д.).
5. Психосоциальные риски (ненормированный рабочий график, изоляция, недостаток эмоциональной поддержки, повышенная ответственность и т. д.).
Комфорт сотрудников снижается из-за множества психологических факторов:
— неопределенность («как все это отразится на моей работе и на мне?»);
— объем работы («я работаю слишком мало/слишком много»);
— рабочие часы (изменение графика работы, работа в нерабочее время и т. д.);
— нечеткость ролей (новые обязанности, недостаток разъяснений со стороны руководства, изменение должности);
— недостаток контроля над ситуацией (резкие изменения уровня риска заражения в связи с возобновлением работы из офиса);
— недостаток поддержки (изоляция, удаленная работа, недостаток общения);
— страх (боязнь потерять работу, финансовое состояние семьи);
— балансирование между работой и личной жизнью;
— обязанности, повышающие уровень риска (разъездной характер работы, необходимость постоянно общаться лицом к лицу с большим количеством людей);
— личные обстоятельства (состояние здоровья).
Именно поэтому при переходе на новый формат работы компаниям очень важно составить четкий план действий и придерживаться его.
В первую очередь необходимо понять, какие подразделения могут работать удаленно. Составить график работы в офисе и закрепить за каждым подразделением определенные дни, чтобы избежать дефицита рабочих мест во время пиковой загрузки. Либо компания принимает решение, что сотрудники могут работать в офисе в любой удобный для них день, но в таком случае следует определить требуемое количество резервных рабочих мест.
Во-вторых, необходимо провести опросы, позволяющие понять, какая доля сотрудников может комфортно работать из дома и позволяет ли им это их домашняя обстановка.
В-третьих, руководству важно решить, что приоритетнее — выполнение задач в рамках установленных дедлайнов либо чтобы сотрудники придерживались графика и даже из дома работали с 09.00 до 18.00 (в таких случаях при удаленном режиме работы используется ПО с функцией учета рабочего времени, например bitrix24).
Четвертый шаг — пересмотреть мотивацию. Некоторые компании стали компенсировать затраты сотрудников на Интернет, предоставлять эргономичные кресла для работы и т. д. Далее необходимо понять, какое количество незакрепленных рабочих мест должно быть в офисе.
Важно также учитывать достаточность мест для сконцентрированной работы и мест для коллабораций. Сотрудникам, работающим на незакрепленных местах, пусть даже пару дней, нужна комфортная обстановка, поддерживающая их характер работы.
Все эти шаги помогут сотрудникам наиболее комфортно адаптироваться к изменениям, сохранить высокий уровень вовлеченности в рабочий процесс и лояльность к компании. Безопасный офис — это не только безопасное и регулярно дезинфицируемое офисное пространство, но и забота о психологическом и эмоциональном состоянии сотрудников.
14 октября в рамках проекта “Среда знаний” журнала “Административный директор” Мария Кубрава проведет первый семинар «Горизонты планирования. Как составить план и довести проект до конца?».
Участие для административных менеджеров бесплатное
Регистрация по ссылке https://admdir.timepad.ru/event/1444738/
