Офисные переезды и ремонты в жизни современной организации происходят нечасто, но они всегда требуют тщательной подготовки и учета многих нюансов на этапе планирования и реализации. Однако в силу объективной неопытности многие зачастую не знают и не учитывают очевидные нюансы. Следующие за этим проблемы нередко увеличивают сроки строительства и ремонта, что, в свою очередь, ведет к дополнительным финансовым издержкам, а первоначальный бюджет буквально трещит по швам. В среднем цикл fit-out-работ длится три-четыре месяца, но при возникновении сложностей он может увеличиваться на один-два, а порой даже три месяца. Предупрежден — значит, вооружен. Как избежать типовых ошибок при организации ремонта и переезда, рассказывает Евгений Шевкун, генеральный директор строительной компании Keyfor.
Евгений Шевкун окончил МГТУ им. Н.Э. Баумана. Более 15 лет работает в строительной отрасли, из которых пять лет занимается проектированием систем жизнеобеспечения зданий и свыше 10 лет занят в сфере fit-out объектов коммерческой недвижимости. В 2017 году основал строительную компанию Keyfor, которая оказывает профессиональные услуги по отделке коммерческой недвижимости и устройству инженерных систем.
Чем раньше, тем лучше
В число наиболее распространенных проблем входит отсутствие адекватной и своевременной оценки технических возможностей помещения. Офис состоит из статичных и динамичных частей, одна из которой — внутренняя инженерия. Ее базовый набор не всегда соответствует необходимым для конкретной компании критериям. Например, в реалиях сложившейся эпидемиологической обстановки возрос спрос на климатические системы, способные обеспечить нужное количество чистого воздуха для создания безопасной рабочей среды. Тренд показал, насколько важно изначально закладывать систему кондиционирования и вентиляции в проект, но какой она должна быть, зависит от числа сотрудников и планировки пространства. Классическим примером является попытка разместить такое количество сотрудников, которое превышает возможности ряда инженерных систем, отведенных для конкретного пространства. В этом случае возникает уже целый клубок проблем, и хорошо, если для решения есть технические возможности, а часто бывает так, что они отсутствуют и тогда приходится идти на серьезные компромиссы, но иногда нет никакой рациональной возможности решить технические проблемы.
Очевидно, что без оценки инженерного обеспечения на этапе выбора помещения в процессе строительства возникнут проблемы, требующие проведения дополнительных работ по изменению систем внутренних коммуникаций, что придется согласовывать с арендодателем, а также появятся непредвиденные финансовые затраты. Выход — привлечь строительную компанию, которую вы планируете нанять для проведения ремонта, уже на этапе выбора помещения. Она не просто оценит качество технических характеристик нового пространства, но и ответит на вопрос, насколько оно пригодно для размещения вашего офиса. Мы предлагаем своим клиентам бесплатный анализ технических возможностей помещения при поиске нового офиса. Причем это может быть не одна, а 7–10 локаций. Наши оценка и заключение не занимают много времени, но позволяют на ранней стадии провести все переговоры с арендодателем, организовать необходимые мощности и тем самым минимизировать временные и финансовые риски. В результате такого аудита заказчики четко понимают, смогут ли они решить свои задачи, не понеся дополнительных затрат.
Смета без секрета
Заказчику также важно учитывать унификацию смет для тендеров. Не всегда подрядчики, предлагающие свои услуги дешевле, действительно выполнят работу по выгодной цене. В спешке, как правило, возникают дополнительные работы и, соответственно, дополнительные траты. Правильный подход к поставленной задаче — это важный инструмент, который позволит в будущем избежать ситуаций, когда заказчику постоянно «прилетают» новые строчки материалов, работ и расходов. Наша команда для любого проекта четко фиксирует все затраты и открыто показывает материалы, которые планирует использовать. Для проведения корректной оценки стоимости имеет смысл сразу прописать основные ценообразующие материалы: светопрозрачные конструкции, напольные покрытия, потолочные компоненты, основное климатическое оборудование и освещение, и требовать с конкурсантов оценивать именно их. Такая унификация основных позиций позволит избежать неожиданностей и недосказанности. Отмечу, что по правилам компании мы всегда предлагаем клиентам помимо четко указанных материалов еще и альтернативные варианты в виде опциональной части сметы. Это позволяет уже на этапе конкурса сэкономить время для оптимизации бюджета.
Выбор архитектора — дело тонкое
При выборе архитектора существует ряд критериев, в их числе профессионализм, солидное портфолио работ или стоимость услуг, но также важно ощущение «твой или не твой» это специалист. Способен ли он подстроиться под параметры заказчика, слышит ли его и насколько легко сразу выстраивается коммуникация между конкретным исполнителем и заказчиком. Когда между архитектором и клиентом устанавливается синергия, проектировщикам и строителям становится проще выполнять поставленную задачу. Такое сотрудничество стимулирует на создание интересного и качественного пространства из простых, далеко не всегда дорогих материалов. В этом случае идея архитекторов и ее воплощение строителями создают нужные эффект, эмоции и энергетику. Например, совместно с архитектурным бюро PANACOM по системе design & build мы строили пространство для бизнес-клуба «Атланты».
После разработки концепции и оценки стоимости строительства пришлось дизайнерские решения адаптировать строго под выделенный бюджет. Задачу экономии удалось решить с помощью правильной архитектуры, четкого и быстрого анализа различных материалов. Благодаря профессиональному подходу и оперативному взаимодействию всех сторон мы сохранили функциональность, эстетику и благородство пространства, при этом в оформлении были использованы довольно простые материалы. Кстати, «Дом Атлантов» был построен всего за полтора месяца с момента принятия решения о создании пространств.
Офисное лего
Однако на практике не каждая компания готова делать офис под себя, вкладывая средства в концепцию и уникальный дизайн. Как ни стараются архитекторы сократить расходы в рамках технического задания, единообразные решения в любом случае обойдутся дешевле. Но и в такой ситуации можно найти варианты, которые будут выглядеть качественно и эффектно. В портфеле нашей компании есть интересный кейс: мы выполнили полный цикл работ по обновлению крупного бизнес-центра «Садко», который расположен в пределах Садового кольца.
Для каждого из 17 этажей был разработан универсальный дизайн с целым набором разнообразных вариантов планировочных решений, элементами декора из современных натуральных и экологичных материалов, которые должны были подчеркнуть индивидуальность арендовавшей его компании. Все варианты создавались с учетом различных запросов на оптимизацию бюджета и организацию пространств: кабинетную планировку или рабочие места в open space. Этот подход оказался удобен как для клиентов в случае учета ремонта в арендной ставке (приемлемые затраты), так и для арендодателя, который смог четко зафиксировать свои затраты на стоимость квадратного метра сдаваемых в аренду помещений. В среднем нам удалось сэкономить 11% стоимости ремонта по сравнению с классическими технологиями. Такие готовые офисные решения быстры в воплощении: подобные проекты занимают в среднем полтора-два месяца. Все это помогло арендодателю очень быстро заполнить бизнес-центр, подтвердить его актуальность и конкурентоспособность.
Очевидно, что создание офиса, в котором легко и комфортно работать, куда хочется приходить для решения профессиональных задач, встреч с коллегами и партнерами, —дело хлопотное. Однако при структурированном подходе, своевременном анализе ситуации, временных и финансовых возможностей всегда можно найти оптимальные решения для воплощения.
Строительная компания Keyfor
Строительная компания Keyfor выполняет полный комплекс работ по fit-out объектов недвижимости: проектирование, строительство, отделку и инженерное оснащение. Функционал компании также включает в себя экспертизу в области project management коммерческой недвижимости и консалтинг в сфере подбора и планировки рабочих пространств. В портфолио компании свыше 50 объектов коммерческой недвижимости общей площадью более 70 тысяч квадратных метров. Высокий уровень компетенции специалистов, четкая организация рабочих процессов, стандартизация контроля за исполнением, а также прозрачная система расходов позволяет Keyfor работать максимально эффективно и оперативно — самый быстрый проект был завершен за 30 дней.
В портфеле Keyfor офисы ведущих международных и российских компаний, мультиформатные event-пространства и бизнес-клубы. В числе клиентов — Saint Gobain, «О’кей», Thomson Reuters, Groupe SEB, бизнес-клуб «Атланты», Teleperformance, Nexters Studio, event- пространство Main Stage, БЦ «Садко», БЦ «Сады Пекина», Freedom Finance, SOK Арена Парк- I и др.
Сайт: www.k-for.ru
E-mail: info@k-for.ru
