Переезд компании в новый офис – длительный, затратный и нервный процесс от этапа поиска помещения до запуска работы. Административный директор взаимодействует с брокерами-консультантами, собственниками объектов, техническим заказчиком, архитекторами-дизайнерами, генподрядчиком, поставщиками и производителями мебели, другими исполнителями.
Иван Починщиков, управляющий партнер IPG.Estate, сформировал чек-лист, который поможет административному директору реализовать проект переезда, спокойно пережить процесс релокации компании в новый офис и уложиться в отведенные сроки и согласованный бюджет.
Иван Починщиков, управляющий партнер консалтинговой компании IPG.Estate. Карьеру начал в 2003 году в международной консалтинговой компании Colliers International. С 2006 по 2016 год работал в австрийской брокерской компании East Real. В марте 2016 года основал консалтинговую компанию IPG.Estate.
Сегодня IPG.Estate оказывает полный цикл работ с коммерческой недвижимостью: консалтинг, брокеридж и аренда помещений, инвестиционные услуги, управление недвижимостью, fit-out и комплектация помещений. В 2021 IPG запустила собственный коворкинг Case в Санкт-Петербурге.
С 2017 компания практикует комплексный подход к проектам поиска, аренды, строительства и комплектации офисов. За годы работы IPG реализовала ряд проектов общей площадью более 30 000 кв.м для российских и международных клиентов.
Поиск и аренда офиса
- Поиск нового помещения лучше начать заранее. Обратитесь к брокерам-консультантам по офисной недвижимости минимум за год до момента переезда.
- Обозначьте требования к объекту при поиске:
- локация и близость к станциям метро, необходимость парковки,
- сколько человек нужно разместить в новом офисе,
- плотность рассадки (7,5 кв.м – плотная, 10 кв.м – свободная, 14 кв.м – просторная) и размеры столов (варианты от 120 до 200 см в длину),
- какие общие зоны нужны: ресепшен, переговорные, кухни и кофе-поинты, зоны отдыха и т.д.,
- требования к планировке и инженерным системам: вентиляция, кондиционирование, электрические мощности, нагрузка на пол и другие,
- уточните бюджет – какую ставку аренды рассматриваете,
- расскажите про перспективы развития в рамках будущего офиса минимум на 3-5 лет компании – это поможет более точно определить площадь и формат офиса.
- Широкая подборка от брокера включат все возможные варианты, соответствующие вашему запросу. После того, как вы выберете подходящие, брокер организует просмотры помещений.
- Шорт-лист финалистов формируется согласно вашим приоритетам. Например, одни компании в приоритет ставят финансовый фактор и ориентируются на ставку, вторые – оценивают локацию, окружение и транспортную доступность, третьи – готовность помещений и сроки переезда.
- Тестовые планировки (test–fit) для объектов из шорт-листа готовит консалтинговая компания, с которой вы работаете. Брокер совместно с архитектором анализирует конструктив здания, планировку, инженерные системы, инсоляцию и множество других факторов.
Тестовая планировка поможет вам понять эффективность и удобство эксплуатации помещения. При профессиональном расчете test-fit может на 90% соответствовать будущей планировке офиса и поможет спрогнозировать бюджет переезда.
- Финальные переговоры с собственником начинаются после того, как клиент определится с выбором. Крупным компаниям мы рекомендуем даже на финальном этапе вести переговоры по двум объектам. Всегда есть вероятность не договориться с одним из собственников, и сделка может развалиться прямо перед подписанием.
- По срокам переговоров ориентируйтесь на 2-6 месяцев. Нужно изначально настраиваться, что начнутся долгие обсуждения коммерческих условий, сроков, условий передачи помещения (с отделкой или без). Чем крупнее ваша компания и сложнее структура согласования/принятия решения, тем длительнее будут сроки. А если у собственника такая же структура согласования – смело умножайте срок переговоров на два.
- Не забудьте согласовать арендные каникулы с собственником при обсуждении условий договора. Это время понадобится вам для проектирования и строительства. Как правило, собственники дают до шести месяцев каникул. Срок зависит от площади и готовности помещений.
- На приемке помещений обязательно присутствие представителя бизнес-центра, консультанта, главного инженера компании. Если в штате компании нет специалиста по инженерным вопросам, тогда стоит привлечь технического заказчика.
Строительство внутренних помещений (fit–out) и комплектация
- Технического заказчика важно привлекать уже на этапе аренды. Желательно – в момент первых просмотров. Обязательно – на приемке. Технический заказчик проведет аудит помещения, его технических и инженерных характеристик. Отчет аудита отразит соответствуют ли данные собственника реальным показателям. Если нет, то сразу обговорите за чей счет будут устанавливаться дополнительные мощности. Если за ваш – просите скидку по арендной ставке.
- Задачи технического заказчик на проекте, помимо аудита: организует и контролирует процесс строительства и комплектации помещения (тендеры для выбора всех участников строительного процесса: дизайнеров-проектировщиков, генподрядчиков, комплектаторов и прочих). Отвечает за сроки и бюджет проекта, стремится оптимизировать смету, предлагая качественные решение по более низкой цене.
- Создание интерьерного проекта. Обычно проектирование занимает от 1 до 3 месяцев. При выборе подрядчика обратите внимание, чтобы в команде были не только дизайнеры, которые сделают красивые рендеры вашего будущего офиса, но и проектировщики, которые создадут документацию по проекту. Мы часто сталкиваемся с проектами, где дизайнеры внедряют нестандартные эффектные решения, которые на практике сложно и затратно реализовать.
- Комплектация офиса – по факту финальный этап проекта. Но подключать комплектаторов к работе важно еще на этапе проектирования. Они вместе с техническим заказчиком проанализируют проект и спецификации на реальность выполнения отдельных решений, а также возможность оптимизации сметы.
- Рабочая документация по проекту, который будет передан дизайнерами-проектировщиками генподрядчику, должна включать огромный перечень различных обмеров, совместных и отдельных планов, сводных спецификаций как по строительно-монтажным работам, так и по комплектации.
В таблице ниже можно увидеть часть рабочей документации для сервисного офиса Case, который наша компания IPG.Estate реализовала собственными силами.
- Выбор генерального подрядчика проводится через тендер. Важно оценивать рекомендации компаний, реализованные проекты. Обязательно запросите у генподрядчика тур по реализованным проектам (2-4 локации) – это поможет на практике увидеть качество работ.
- График производства работ – обязательная часть договора с генподрядчиком. Он предоставляется на этапе тендера. По этому графику должны выполняться работы без отставаний от сроков.
- УК бизнес-центра обязательно участвует в реализации проекта и контролирует вместе с техническим заказчиком работы, связанные с интеграцией инженерных систем офиса в общие системы здания (вентиляция и кондиционирование, сигнализация и пожаротушение и прочее).
- Срок строительства и комплектации занимает 3-4 месяца. Изначально стоит договориться, чтобы генподрядчик установил web-камеры на объекте. Так вы сможете в онлайн-режиме контролировать проект.
- Ход строительства (этапы, сроки и бюджет) контролируется техзаказчиком.
- В приемке реализованного проекта обязательно участвуют технический заказчик или главный инженер компании-заказчика (если технический заказчик не привлекался), представители управляющей компании объекта, представитель компании-заказчика, который отвечает за переезд компании. В каждом проекте список участников может увеличиваться – часто в приемке участвуют топ-менеджеры компаний-заказчика.
- Гарантия на реализованный проект от генподрядчика обязательна. Средний срок гарантий составляет один год.
Мы постарались составить краткий чек-лист, хотя знаем, что процесс поиска, аренды, проектирования, строительства и комплектации – сложный процесс, который требует глубокого погружения. Но реализация таких крупных проектов может пройти легко, если вас будут сопровождать надежные и проверенные исполнители: брокеры-консультанты, собственники объектов, технический заказчик, проектировщики и дизайнерами, генподрядчик и другие.
IPG.Estate – консалтинговая компания полного цикла: консалтинг, брокеридж и аренда помещений, инвестиционные услуги, управление недвижимостью, fit-out и комплектация помещений. Компания занимает лидирующие позиции по реализации проектов в сегментах офисной, торговой, складской и индустриальной недвижимости.
В частности, IPG.Estate сопровождает проекты переезда в новый офис «под ключ» – от поиска и аренды офисного помещений, оказания услуг по строительству (fit-out) до комплектации внутренних помещений. IPG.Estate всегда готова организовать тур по реализованным проектам.
Реклама: www.ipg-estate.ru / info@ipg-estate.ru
