ПЛАН ПЕРВИЧНОЙ АДАПТАЦИИ СЕКРЕТАРЯ ОФИСА.
1 неделя
1.	Представление секретаря. Обход компании с заходом во все отделы, в том числе знакомство с ресепшен БЦ. Информационное письмо на административный отдел. 
2.	Стойка ресепшн 1 и 2 этаж, что где находится, как ориентироваться. Ответственность за сохранность чистоты в зоне ресепшен.
3.	Требования ко внешнему виду секретаря на ресепшен. – Презентация про Дресс код.
4.	Общая информация о компании, обучение работе с телефоном и оргтехникой.
5.	Список Экстеншенов, где находится, как обновляется. 
6.	Оргструктура компании, акцент на директоров отделов и их заместителей.
7.	Ознакомление со всеми списками контактов, которые могут пригодиться в работе. Так же списками поставщиков / подрядчиков.
8.	Обучение работе с файлами в системе интранет-sharepoint.
9.	Обучение работе с системой бронирования переговорных комнат. Пояснение по каждой категории переговорных. Кто такие клиенты/ другие посетители и т.д.
10.	Пояснение принципа работы переговорных комнат, а именно отслеживание чистоты, нахождения всего необходимого для переговоров.
11.	Объяснение папки "Ресепшен" что в ней находится, как работать с материалом. – Презентация «Справочник секретаря». 
12.	Знакомство со всеми сотрудниками административного отдела. Информирование о том, по каким вопросам к кому из них необходимо обращаться. Знакомство с кофе-леди, объяснение в каких моментах мы должны оказывать помощь, сервировка чая/кофе. Знакомство с техниками.
13.	Обучение работе с Outlook / заполнение таймшитов.
14.	Ознакомление с основными требованиями к конфиденциальности, безопасности и сохранности документации.
15.	Взаимодействие ресепшен и службы охраны компании.
16.	Взаимодействие ресепшен и службы уборки. 
2 неделя
1.	Знакомство с файлом загрузки секретарей, по какому принципу определяются смены и как это отмечается в файле.
2.	Ознакомление с обязанностями водителей-курьеров, тонкости взаимодействия с секретарями ресепшен.
3.	Обучение работы с корреспонденцией. Папка "Correspondence". Фиксирование отправок-получений. Знакомство со всеми службами курьерской доставки. Система оповещения сотрудников о поступившей корреспонденции. 
4.	Ознакомление с системой заказа / хранения / занесения в соответствующие файлы: канцтоваров, хозтоваров, воды. 
5.	Объяснение по какому принципу распределяются запросы от Клиентов, поступившие на общую почту. Какой отдел за что отвечает. 
6.	Обучение работы с учетными файлами по пропускам: изготовление / блокировка / выдача / хранение. Ответственный за изготовление пропусков. Работа с составлением заявок для БЦ.
7.	Объяснение принципа работы с приходящими кандидатами, выдача анкет, сохранение конфиденциальности о каждом, кто посетил нашу компанию. Взаимодействие с Эйчарами по этому вопросу. 
8.	Взаимодействие с ассистентом гендиректора. 
3 неделя
1.	Ресепшн как help desk. Жизнеобеспечение офиса. Роль секретариата как единого центра координации всех вопросов, связанных с жизнеобеспечением офиса. 
2.	Ознакомление с системой заказа трансферов в компании. Занесение информации. Объяснение понятия PO в отношении поступивших заявок. Служебные записки.
3.	Структура финансового отдела/бухгалтерии, работа со счетами: прием/распределение/ печати / подписи. Объяснение общей схемы взаимодействия с финансовым отделом.
4.	Ознакомление с программой Почта России. Прием/отправка, местонахождение отделений связи. Как работать с извещениями, что такое доверенности.
4 неделя
1.	Простые правила работы с Excel / Word.
2.	Основные требования к ведению деловой переписки.
3.	Travel поддержка. Внутренняя система организации командировок. Ознакомление с положением о командировках. Тренинг от Тревел менеджера.
4.	Расшифровки/детализации к счетам, как составлять, на что оказывать внимание, с кем уточнять неясные моменты.
5.	Зоны ответственности каждого секретаря, кто за что отвечает. Принцип работы и передача обязанностей в отсутствии кого-то из секретарей.