В новый офис без потерь

19 ноября 2017

В августе 2012 года компания Jones Lang LaSalle переехала в бизнес-центр Vivaldi Plaza. Надо заметить, что большинство крупных консалтинговых компаний в сфере недвижимости отличает особо трепетное отношение к дизайну собственных помещений. И это понятно, ведь офис, в который приходят клиенты, — показатель того, на что компания способна, своего рода визитная карточка. Но помимо дизайнерских изысков есть ряд параметров, которые прежде всего волнуют персонал компании, — это функциональность и экологичность. Насколько новый офис пришелся по душе сотрудникам Jones Lang LaSalle, мы обсудили с Натальей Воробьевой, руководителем административного департамента.

  • Наталья, новый офис компании находится в том же районе Москвы, где был прежний, что вы приобрели, а что потеряли в связи с переездом?
  • Новый офис выигрывает по многим параметрам. Это и близость к метро, и наличие удобной парковки с гораздо большим количеством парковочных мест, и, конечно же, увеличение общей площади практически на 500 кв. м.

Единственный момент, о котором мы немного жале­ем, — нет того ландшафта, что был рядом с Riverside Towers: прекрасная набережная Москвы-реки, «Красные холмы». Но зато в Vivaldi Plaza гораздо лучше развита инфраструк­тура: больше точек питания, много маленьких магазинчи­ков, химчисток — все под рукой.

  • В новом офисе уделено внимание мельчайшим деталям, способствующим плодотворной работе и общению с клиентами. Что является вашей особой гордостью?
  • Конечно, это клиентская зона. Она задумывалась не только как место для приема гостей, мы используем ее и в те моменты, когда требуется собрать всю команду. На первый взгляд, пространство не кажется большим и спо­собным разместить 250 человек. Но напротив клиентской зоны есть две большие переговорные, стеклянные стены которых полностью сдвигаются, и все пространство транс­формируется до нужных размеров.

Необычно оформлен и потолок этой зоны. Благодаря специальной поверхности на него можно проецировать любые рисунки. Особенно всем нравятся изображения па­рящих птиц.

  • А как у вас располагается руководство?
  • В офисе есть несколько кабинетов для топ- менеджеров. Внешний вид одного из них вас заинтригует. Это сквозная комната, даже без намека на какие-либо две­

ри. Расположена она между двумя рабочими зонами, где сидят сотрудники отдела, и она полностью открыта как справа, так и слева.

  • В вашем офисе очень оригинально оформлены и рабочие зоны…
  • Все пространство open space сформировано много­численными невысокими шкафами, поверх которых уста­новлены изготовленные на заказ ящички с цветочными клумбами. Такова была идея нашего управляющего дирек­тора. Это, безусловно, создает определенную атмосферу, но самое главное — избавляет нас от беспорядка. Невысокие шкафы — самые благодатные зоны, на которых обычно можно найти что угодно: папки, бумагу, мягкие игрушки и даже парфюм. У нас эта проблема, к счастью, решена.

Офис, в который приходят клиенты, — показатель того, на что компания способна, своего рода визитная карточка.

  • Какие офисные зоны пользуются популярно­стью у сотрудников?
  • У нас есть специальное помещение, где люди могут комфортно пообедать. Оно оборудовано красивыми кру­глыми столами и пуфами, есть телевизор, холодильник, микроволновка. Сотрудники приносят туда с собой еду или заказывают обеды из ресторанов. Часто случается так, что в обеденное время в этой комнате практически все ме­ста заняты.

Популярностью пользуются и маленькие переговор­ные, выполненные в виде купе поезда. Мои коллеги в лю­бое время могут там уединиться, поговорить по телефону или провести неформальную встречу.

  • В вашем офисе везде стоит довольно дорогая мебель, не так ли?
  • Вся мебель закупалась в одной известной компа­нии. Но прежде мы провели тендер, для участия в ко­тором позвали пятерку самых известных игроков на рынке. И как нам кажется, победитель предоставил нам эргономичную, удобную, но самое главное — высокока­чественную мебель.
  • Насколько я знаю, ваш офис в скором време­ни должен получить экологический сертификат BREEAM. Трудно ли соответствовать мировым стан­дартам?
  • Наша компания давно принимает активное участие в сохранении окружающей среды. Но с переездом в новый

офис мы решили не ограничиваться раздельным сбором мусора. У нас появилась возможность организовать свое рабочее пространство в соответствии с экологическими требованиями.

Прежде всего установили полностью автоматизиро­ванную систему освещения, которая работает от датчиков света и присутствия. В то же время предусмотрели индиви­дуальное управление каждым светильником в зависимости от потребностей сотрудника. В офисе отличное естествен­ное освещение, а концепция расстановки мебели — вдоль окон — обеспечивает максимум дневного света на всех рабочих местах.

У нас очень много живой зелени. Но офис Jones Lang LaSalle можно назвать «зеленым» еще и потому, что ком­пания при его строительстве большое внимание уделила отделочным материалам: они все экологически безопас­ны и в большинстве своем сделаны из переработанных материалов.

 

Компания при строительстве офиса много внимания уделила материалам, из которых изготовлена отделка: они все экологически безопасны и в большинстве своем сделаны из переработанных материалов.

Конечно, мы пытаемся следовать принципам экологич­ности и в остальном. Например, бумагу не выбрасываем, а сдаем в макулатуру. Пока это делается силами моих по­мощников из клининговой компании, которые собирают и связывают бумагу, а затем наши водители отвозят ее на утилизацию, обычно это происходит раз в две-три недели. Сейчас ведутся переговоры с арендодателем о централизо­ванной утилизации мусора.

В старом офисе была ситуация, когда возникла необ­ходимость утилизировать огромное количество стекла. По договору с арендодателем мы должны были сдать офис чистым и без стеклянных перегородок. К счастью, нам уда­лось найти такую компанию, которая помогла существен­но сэкономить деньги.

  • В новом офисе все новое. Старую мебель выки­нули?
  • Мы ее продали. Это было непростое задание. На рос­сийском рынке очень мало организаций, которые покупа­

ют бывшую в употреблении офисную мебель в таких мас­штабах. Найти такую — большая удача. Даже если мебель уйдет за бесценок, для компании это экономия: не надо тратить деньги за разбор, вынос и транспортировку почти 300 рабочих станций.

Была проведена колоссальная работа. Сделана полная инвентаризация мебели, которую следовало продать, подготовлены фотоотчет и различные пре­зентации. Все это было отправлено потенциальным партнерам, которых удалось найти по Интернету. Два контракта сорвались еще до момента подписания. Вро­де бы мы и в цене сошлись, но почему-то представи­тели этих компаний отказались заранее подписывать обязательства сторон. К счастью, мне повезло найти серьезную фирму, которая выкупила у меня всю мебель сразу и точно в срок.

Почему мувинговые компании не предлагают такую услугу?

  • Редко, но предлагают. Однако работать в этом на­правлении с ними невыгодно. Сначала они предложат арендовать склад для мебели и только потом будут ее по­степенно продавать. По мере продажи начнут возвращать обещанные за мебель деньги, но все это время вам при­дется платить за аренду склада.

В офисе отличное естественное освещение, а концепция расстановки мебели — вдоль окон — обеспечивает максимум дневного света на всех рабочих местах.

  • Переезд в новый офис прошел без проблем?
  • У меня ранее не было опыта такого большого переезда. Тем не менее нам удалось все перевезти за один уикенд. Во многом благодаря интересной игро­вой схеме, которой со мной поделились коллеги. Я адаптировала ее под нашу компанию, и она сработала на 100%. Смысл этой схемы в том, что месяца за два до переезда ассистенты департаментов были назна­чены мув-капитанами и поступили мне в помощники. Мы еженедельно встречались, обсуждали подробные презентации, связанные с различными моментами переезда. Я рассказывала девочкам о том, как будет построен весь процесс и какова в нем их роль. Мои новые сотрудники ощущали себя очень значимыми, так как в это время были не просто ассистентами де­партаментов, а организаторами процесса. Отлично сработала и мувинговая компания. Переезд прошел без потерь как в финансовом, так и в прямом смысле этого слова.

Весь этот проект разделился для меня на два боль­ших блока: приведение старого офиса в надлежащее со­стояние и переезд в новый офис. Поэтому у меня много процессов шло параллельно. Практически в тот же час, когда из старого офиса была перенесена последняя коробка, там приступили к работе клинеры и утилиза­ционная компания. Тут же вывезли всю мебель, потом начались работы по демонтажу перегородок. За неделю мы со всем управились, даже наш бывший арендодатель такого не ожидал.

 

Конечно, сейчас все кажется простым, но в то время я жила в безумном графике с жесткими дедлайнами. У меня есть небольшой секрет: четкий план действий и со­блюдение дедлайна за несколько дней до официального срока сдачи проекта или реализации цели. И обязатель­но всегда должна быть подстраховка с проработанным запасным вариантом и главное — дополнительным вре­менем. Во многом благодаря такой тактике у меня все срабатывает, как часы.


Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика