Загрузка...

Журнал для руководителей и сотрудников административно-хозяйственных отделов.

Удаленные сотрудники: главные шаги и стратегии на пути к успеху

В то время как последствия вспышки коронавируса становятся более очевидными, публичные и частные предприятия во всех секторах промышленности и регионах  рекомендуют сотрудникам работать удалённо для снижения распространения вируса.

Университеты вводят онлайн-обучение на ближайший семестр, научные институты отправляют персонал работать из дома, а бизнес предпочитает виртуальные «летучки» и интернет-встречи привычному тет-а-тет.

Подобное сплочение перед лицом нового вируса COVID-19 означает, что организации могут лучше изучить собственные IT-структуры, культуру, рабочие протоколы и т.д. Для многих этот процесс весьма непрост.

Эксперты выделяют три ключевых момента, которые влияют на успех удалённой (или полу-удалённой) работы. Мы надеемся, что эти знания вам в той или иной мере помогут.

Эффективность и бесперебойность бизнеса

В основе успешного перехода на «удалёнку» всегда лежит адекватная коммуникация. Важно понимать, кто готов к этому переходу, как долго тот продлится, оценить открывающиеся возможности, потенциальные риски и сложности, доступные ресурсы, а также полный список всех причастных с именами и телефонами.

Сообщая сотрудникам о переходе к новому виду деятельности, руководители должны чётко обозначить, сколько по ожиданиям продлятся такие условия, как часто это будет происходить и при каких обстоятельствах работникам следует связаться с начальством. Крайне важно, чтобы сотрудники, трудящиеся удалённо, имели чёткие и ясные цели, сроки и способы оценки результата. Также будет хорошо, если и работники, и начальство будут максимально честны о сложностях при работе удалённо. Если сложности проговорены, их возможно решить.

 

Оценка эффективности и бесперебойности бизнеса

Чтобы лучше измерить эффективность и бесперебойность бизнеса, организациям лучше предпринять определённые шаги. Вот основные из возможных:

— Менеджеры и команда должны поддерживать ежедневный контакт, чтобы поделиться прогрессом и ставить понятные цели. Если возможно, должны проводиться видео-конференции, которые позволят сплотить людей

— Необходимо следить за индивидуальной или командной работой на предмет изменений в качестве её выполнения: так можно определить влияние нового окружения сотрудника на его результат. Будьте честны при разговоре с сотрудником, если подобные изменения произошли

— В данный момент лучше не ориентироваться на изменение котировок или цен в качестве показателя бесперебойности бизнеса: COVID-19 влияет на рынок, понижая легитимность данных показателей

 

Как сотрудникам лучше подготовиться к продолжительной удалённой работе?

Следует взять на вооружение опыт университетов, отправляющих студентов учиться домой: у сотрудников на «удалёнке» должно быть всё, что нужно для выполнения их работы. Вот краткий чек-лист:

— Сохраните все файлы, к которым потребуется удалённый доступ

— Проверьте виртуальную сеть компании и убедитесь, что доступом к ней обеспечен каждый работник

— Отсканируйте все документы, которые могут потребоваться, и сохраните их так, чтобы у удалённых сотрудников был к ним доступ

— Убедитесь, что вы готовы к конференс-связи: у вас есть гарнитура или наушники, а звонок пойдёт прямо к вам на нужный телефон. Также неплохо обеспечить свободное и тихое место дома для рабочих звонков

— Возьмите с собой все необходимые материалы\документы, обговорив это с менеджером. Следует проконсультироваться с HR-отделом или юристами компании касательно приватности подобных документов

Предприняв данные шаги, руководители и сотрудники помогут коллегам подготовиться к работе из дома, минимально повлияв на эффективность и бесперебойность бизнеса.

 

Сотрудничество

Сотрудничество в подобные моменты жизненно необходимо. Очень важно, чтобы удалённые сотрудники постоянно общались и устраивали виртуальные встречи, чтобы поддерживать взаимоотношения между собой.

Вдобавок к этому менеджеры должны использовать грамотные инструменты для поддержания данного эффекта. Не стоит рассчитывать только на аудио-звонки: используйте видео, чтобы коллеги видели друг друга, опросы, мозговые штурмы и т.д. Они помогут улучшить мораль и усилить сплочённость коллектива.

Измерение эффекта сотрудничества. При удалённой работе важно, чтобы менеджеры понимали, на каком уровне сплочённость по сравнению с привычной работой в офисе. Для этого часто используется Microsoft Outlook MyAnalytics. С подобным инструментом возможно измерять частоту и продолжительность взаимодействий между коллегами в рамках команды или отдела. Также это позволяет отслеживать социально изолированных сотрудников и сотрудничающих в разных аспектах работников, что важно для внедрения инноваций.

 Как подготовить удалённые команды к сотрудничеству друг с другом

Если прежде вся  работа осуществлялась лицом к лицу, придумать, как сохранить тот же дух в условиях «удалёнки» может быть непросто. Вот ключевые шаги, которые стоит предпринять, чтобы облегчить переход в новые условия:

— Заранее договоритесь, как будете использовать коммуникативные средства. Лучше общаться по электронной почте? А чат – для экстренных вопросов или же базовых рабочих моментов? В вашей компании принято переписываться или звонить?

Ответы на эти вопросы заранее позволят повысить эффективность и сплочённость команд в условиях удалённой работы.

— Распланируйте время для общения с коллегами. Например, виртуальные мозговые штурмы вполне могут заменить необходимую «болтовню» у кулера или на кухне

— Найдите инструменты, которые максимально вовлекают человека в процесс и отвечают вашим задачам. Многие компании сегодня используют Slack, Team, Zoom и т.д. Также интерактивность можно поднять за счёт таких виртуальных платформ, как Mural, Kahoot и Miro.

Сотрудничество и сплочённость возможны везде и в любой команде, даже в условиях удалённой работы. Заранее всё обдумав и применив на деле, вы поможете командам ощущать сплочённость и сотрудничество, даже не находясь физически рядом друг с другом.

 

Благополучие сотрудников

Изоляция дома может повлиять на здоровье сотрудника и его благополучие. Без сомнения, здорово каждый день общаться и взаимодействовать с коллегами и иметь в каких-то моментах устоявшийся порядок. Учитывая вышесказанное, сотрудники и менеджеры могут предпринять определённые шаги, чтобы поддерживать как устоявшийся порядок, так и собственное благополучие.

Что касается сотрудников, им стоит стараться поддерживать привычный уклад, который подходит лично им. Сходить в душ и одеться, как обычно на работу, заниматься и регулярно пить, работать дома в разных комнатах или местах, устраивать виртуальные перерывы или общение с коллегами.

Сотрудники могут помочь друг другу, регулярно обмениваясь опытом: как они обустроили своё жилище для работы и подстраиваются к закрытию школ и т.д.

Определение благополучия сотрудников

Благополучие определяется многими факторами, и важно мерить его с разных углов, чтобы получить чёткую картину. Вот примеры, которые могут помочь:

Net Promoter Score – инструмент, рекомендуемый множеством аналитических компаний, измеряющий удовлетворённость сотрудников. Он использует скоринговую систему оценки компании от -100 до 100 в зависимости от желания сотрудников порекомендовать ваш бизнес другу или другому коллеге.

— Отслеживайте баланс работы-дома посредством опросов. Смотрите, если произошёл сильный перекос (в ту или иную сторону).

— Менеджеры могут опрашивать сотрудников касательно часов сна и отслеживать связанный с работой стресс, если сотрудники не против поделиться. Эти данные позволят отслеживать изменения в здоровье подчинённых и лучше выполнять им свои обязанности.

Важно понимать, что вспышка COVID-19 – нервное и неопределённое время. Мы знакомы друг с другом, и кого-то из нас может задеть. Мотивируйте команду общаться об этом: людям нужно понимать, какие сложности, связанные с коронавирусом, у них возникают.

Как готовиться к обеспечению благополучия сотрудников

Лучший способ – активные разговоры и грамотные действия. Общайтесь с ними касательно поддержания привычного уклада, поощряйте периодические разминки и так далее. Не стесняйтесь планировать виртуальные перерывы на совместную чашку кофе, условные прогулки или просто звоните и спрашивайте у людей, как они. Поддержание благополучия при «удалёнке» может быть непросто, а во время коронавируса это сделать ещё сложнее.

 

Итог

Ответ общества на вспышку COVID-19 не имеет прецедентов. Всё больше организаций переводят сотрудников на удалённую работу, а мы предлагаем вам эти советы, рассчитывая, что они помогут. Пусть многие из нас и будут трудиться удалённо, всё равно стоит помнить одно: мы вместе.

 

  • 119146 Москва, Комсомольский пр-т, д. 28, Коворкинг Центр «Деловар». Для ООО «Администрация» (журнал «Администратинвый директор».

  • editor@admdir.ru

  • +7 (495) 969-8768

  • пн-пт с 10:00 до 18:00

 

(С) Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Административный директор».

Пожалуйста, пройдите опрос журнала «Административный директор», это поможет улучшить нашу работу!
Опрос анонимный и не займет у вас более 2 минут.
^ Наверх
Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика