Загрузка...

Журнал для руководителей и сотрудников административно-хозяйственных отделов.

Пикник для компании

Организация корпоративного отдыха или мероприятия на природе – задача непростая. Казалось бы, что тут сложного: арендовали автобус, привезли людей, развлекли их играми и танцами, покормили шашлыками. В таком формате, действительно, можно особо не напрягаться. А вот проведение корпоратива на высшем уровне однозначно стоит доверить профессионалам, во всяком случае то, что касается кухни. Мы попросили директора кейтеринговой компании «Калитники» Оксану Сергееву рассказать о тонкостях проведения мероприятия на природе.

кейтеринг

Техзадание для банкета

Разговор об организации мероприятия на природе следует начать с составления техзадания (ТЗ) – основы всей работы. Обговорите с вашим партнером, кейтеринговой компанией, все детали мероприятия, даже не относящиеся к еде напрямую. Есть определенные блюда, которые не могут долго стоять на столах, они теряют товарный вид и вкусовые качества. Временная раскладка (что когда начинается и заканчивается) – это первый вопрос, который вам должен задать менеджер при приеме заказа. Опишите в ТЗ место проведения мероприятия, чтобы можно было учесть его особенности при составлении меню. Например, клиент хочет барбекю, а в рамках выбранного места его невозможно организовать, кейтеринговая компания должна знать ограничения – что можно, а что нельзя делать на выбранной площадке.

img_0000294_2

Особенности проведение мероприятия на природе

Погода – дело непредсказуемое, поэтому обычно мы просим поставить закрытый тент с полом. Он отлично защищает от непогоды. Например, в прошлом году моя компания делала банкет на 1000 человек, на тенте заказчик сэкономил. Начался ураган, и все смело. Стоимость тента обычно рассчитывается из цены ножек с крышей, стенок и покрытия пола. Чем больше составляющих тента, тем выше его цена. О размере конструкции необходимо договариваться заранее. Она определяется расположением столов, кухонного и подсобных помещений, танцзоны и баров.

Что касается меню, то в 99% случаев клиенты выбирают барбекю. Во-первых, это стереотип, а во-вторых, конечно же, вкусно. При таком выборе ваш поставщик обязательно должен позаботиться о пожаробезопасности и организовать приготовление барбекю в строго утвержденном организаторами месте.

На природе всегда проблематичен вопрос электричества. Если его нет, мы используем генераторы. Они работают очень шумно, поэтому необходимо подумать о том, куда их поставить, чтобы не мешали гостям.

При выборе посуды в целях безопасности мы всегда пытаемся склонить клиента к одноразовой. Мы можем предложить два варианта: обыкновенный пластик, который можно купить в магазине, и дорогостоящий, чем-то напоминающий стекло. Однако сейчас прослеживается тенденция к выбору стеклянной посуды. Если в течение мероприятия что-то бьется или теряется, мы не взимаем за это дополнительную плату. Все необходимое уже заложено в смету. Но если, например, в наш склад с посудой въедет машина заказчика – агентство выставит неустойку. Кстати, на такого рода мероприятиях не предусмотрено мытье посуды. Мы берем с собой по пять-шесть комплектов посуды в расчете на одного гостя. Это связано с отсутствием возможности качественного мытья посуды.

Количество салфеток мы также рассчитываем с запасом из соотношения 20–30 салфеток на одного человека. В помещении мы используем текстильные салфетки, на улице – бумажные. У нас есть два вида салфеток: дорогие – для более серьезных мероприятий и простые цветные. Наше золотое правило – ни салфетки, ни зубочистки не должны закончиться!

Всегда стоит помнить о правилах СЭС. Не важно, готовится еда на выезд или нет – она должна быть из сертифицированных продуктов с соблюдением сроков годности. На момент доставки и подачи блюд должны быть соблюдены все температурные режимы. Если, например, по утвержденному графику продукты выставлены на столы, а мероприятие еще не началось, а на улице жара, мы имеем право подойти к заказчику и оповестить его о том, что некоторые позиции со стола убираются, потому что пришли в негодность.

Мы всегда несем ответственность за качество продукции, которую закупаем, и если возникает хоть минимальное сомнение, отказываемся от чего-то – мы не рискуем. Например, летом нельзя включать в меню пирожки с мясом, заливные блюда и нужно быть аккуратными с фруктами. На природе отказываемся от приготовления десертов на основе желатина и со сливочным кремом.

 

Алкогольные предпочтения

На летних мероприятиях российские компании обычно заказывают много бочкового пива, а западные – лимонады, глинтвейны, крюшоны.

Почему-то все пытаются экономить на алкоголе, не покупать данный вид продукции у кейтеринговой компании. Видимо, считают – дорого. Но это заблуждение. Наша компания не делает большой наценки на спиртное. Наша средняя наценка составляет около 20%, что в разы меньше ресторанной. При этом на чужой алкоголь мы возьмем «пробочный» налог.

Из крепких алкогольных напитков на летний выезд мы рекомендуем заказывать водку, виски, коньяк и что-то еще крепкое, не больше 100–150 граммов на человека. Вина – порядка пол-литра, при этом 2/3 красного и 1/3 белого; пива – литр или полтора на человека. Этого более чем достаточно, чтобы всем было весело и мероприятие закончилось без драки.

 

А приготовьте нам что-нибудь эдакое!

Предпочтения в еде российских и западных компаний также разняться. Это не вопрос бюджета, а именно вопрос предпочтений. Например, на мероприятиях российских организаций обычно присутствуют шашлыки из свинины или курицы, в то время как западные компании, например американские, выбирают хот-доги, бургеры, сосиски и т. д. Но практически всегда клиент просит включить в меню что-то необычное.

Мы любим готовить интересные блюда. Например, можем предложить супы. У нас в меню для пикника есть гаспачо, клубничный суп. Из десертов – венские вафли из лесных ягод с мороженым или сливками (если есть электричество), фрукты на гриле с йогуртом или карамелью. Для разнообразия делаем банан или сливу в беконе на гриле, шашлык из яблок и груш, поленту. В общем, хорошей вам погоды и приятного аппетита!

Кейс 

Организация мероприятия на природе. Количество гостей – 600 человек. Время проведения мероприятия 5–6 часов.

Тент 1000–1500 м2 (в зависимости от особенностей мероприятия). Конструкция с полом, кухней и электричеством – 1 млн рублей.

Меню «vip-класса» – набор холодных и горячих закусок, полноценное горячее (примерно полкилограмма мяса на человека), несколько видов гарниров, десерт, фрукты, хлебный и сырный стол, напитки. Стеклянная посуда. Примерная стоимость – 3000 рублей на человека (без учета алкогольных напитков). Всего – 1 млн 800 рублей.

 Можно оптимизировать затраты и выбрать сезонное предложение (стандартное меню), одноразовую посуду, не стекло. В пакете на 1500 рублей на человека меньше закусок, но по объему еды столько же, только чуть проще. Стоимость такого варианта банкета на 600 человек составит 900 тысяч рублей (без учета доставки и работы персонала).В сезонном меню вы не сможете изменить ни напитки, ни стилистику подачи, ни посуду.

К вышеперечисленному следует добавить затраты на персонал, минимум 150 тысяч рублей. Если мероприятие проходит за МКАДом, потребуются дополнительные затраты на доставку. Таким образом, vip-банкет на природе обойдется примерно в 3 млн рублей.

 

Эксперт Оксана Сергеева, директор ресторана выездного обслуживания «Калитники»

 

  • 119146 Москва, Комсомольский пр-т, д. 28, Коворкинг Центр «Деловар». Для ООО «Администрация» (журнал «Администратинвый директор».

  • editor@admdir.ru

  • +7 (495) 969-8768

  • пн-пт с 10:00 до 18:00

 

(С) Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Административный директор».

Как Вам новый сайт?

Просмотреть результаты

Загрузка ... Загрузка ...
^ Наверх
Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика