Офисные кубики Hewlett-Packard

17 ноября 2017

Современный мир диктует ситуацию, когда огромное количество компаний живет в открытом пространстве.

Это связано и с тем, что технологии непрерывно развиваются и обеспечивают возможность работать абсолютно в любых местах, будь то офис, кафе, дом или такси. Но существуют определенные виды работ и задач, которые сотрудник должен выполнять с максимальной концентрацией внимания. Елена Сопова, руководитель отдела по обслуживанию офисов Hewlett-Packard в России и СНГ, рассказала журналу «Административный директор», как подобные зоны обустроены в московском офисе компании, а также о том, как она управляет офисным пространством в 10 тыс. кв. м.

  • Елена, много ли в офисе HP мест, где сотрудни­ки могут уединиться?
  • У нас большое количество переговорных комнат различного типа, где можно работать как с целой коман­дой, так и просто с коллегой по отделу. Также в нашем офисе есть так называемые телефонные комнаты (phone booths), в которых любой сотрудник может провести те­лефонные переговоры, поучаствовать в онлайн-тренин­ге, или, сконцентрировавшись, поработать, например, над презентацией. В нашем офисе много таких обосо­бленных мест, и везде работают точки доступа в корпо­ративную сеть через Wi-Fi.

 

Есть и неформальные зоны, в которых также доста­точно уединенно. А для тех, кто не желает отрываться от работы не на минуту, даже в кофе-пойнтах мы установили розетки, к которым можно подключить ноутбук.

  • В последнее время стало модно создавать спе­циальные пространства, где сотрудники могли бы расслабиться. Кто-то устанавливает теннисные сто­лы, кто-то развешивает гамаки. У вас такое, похоже, не приветствуется?
  • На самом деле, у нас есть теннисный стол. В рабочее время он стоит в специально отведенном месте и недо­ступен сотрудникам, но вечером всегда можно поиграть. Мы периодически устраиваем чемпионаты — оказалось, что в компании огромное количество людей, которые не просто любят, но практически профессионально играют в пинг-понг.
  • То есть всему свое время?
  • Дело в том, что пинг-понг — игра подвижная. К тому же требует достаточно большого пространства. У нас та-

 

кое пространство имеется в самой большой переговорной «Кремль». И поскольку днем она чаще всего занята (при­оритет в любом случае остается за бизнесом), играют у нас только после окончания рабочего дня.

  • А как устроены основные рабочие зоны в HewlettPackard?
  • Все наше офисное пространство поделено на так на­зываемые кубики. Есть кубики, где рабочие места закрепле­ны за сотрудниками. Внутри этих кубиков достаточно часто возникают спонтанные переговоры и встречи, так как в них сидят люди, которые относятся либо к одному и тому же де­партаменту, либо к одной и той же проектной команде. Есть у нас и зоны с мобильными местами, которые могут использоваться всеми сотрудниками. Принцип рассадки такой: кто первый пришел, тот и занял место. Если вещи оставлены на рабочем месте больше часа, а че­ловека нет — это считается плохим тоном. В мобильных кубиках мы стараемся места использовать максимально эффективно. Чтобы люди, которые приехали в офис на два-три часа, например, между встречами, имели возмож­ность поработать, написать отчеты и т. д.
  • Есть какая-то служба, которая следит за тем, чтобы мобильные места зря не занимали?
  • Особой службы нет, но есть менеджер, который два раза в день делает обход всех наших помещений. Это очень большая территория, расположенная на трех этажах. В обязанности данного сотрудника входит визуальный кон­троль всего, что происходит в офисе: будь то проблемы, связанные с клинингом, вентиляцией, кондиционировани­ем, в том числе и с использованием рабочих мест.

 

Чтобы сотрудники были в курсе офисных правил, мы регулярно рассылаем им все стандарты и протоколы, по которым следует использовать офисное пространство. Сейчас заканчиваем работу над внутренним корпоратив­ным сайтом административного отдела, где как раз будут размещены обновленная политика и все процедуры, при­нятые в компании.

 

Все офисное пространство HP поделено на так называемые кубики. Есть кубики, где рабочие места закреплены за сотрудниками, а есть и зоны с мобильными местами.

 

использования другими сотрудниками. Я сама всегда, когда куда-либо уезжаю, говорю подчиненным: «Меня не будет две недели, можете использовать мое рабочее место для своих нужд». Считаю, что такой подход и есть правильная утилизация офисного пространства.

Следуя этим правилам, мы также вносим свой вклад в сохранение окружающей среды, хотя бы потому, что ис­пользуем меньше электроэнергии.

Не так давно Hewlett-Packard провела исследование. С момента перехода компании на использование мобиль­ных рабочих мест она сэкономила порядка 20% электро­энергии. Соответственно, и выбросов в атмосферу тоже сделала меньше.

  • Это был какой-то глобальный проект?
  • Программа Global Emissions Inventory Activity нача­лась в 2007 году в США. Потом была распространена на всю сеть HP по всему миру. Новый офис в России мы стро­или уже полностью в соответствии со стандартами этой программы. Тогда для России многое было в новинку. На­пример, мы установили специальный компьютер, который контролирует всю жизнедеятельность нашего офиса. Если становится жарко или холодно, начинает плохо работать вентиляция, мы видим это на мониторе и можем оператив­но исправить ситуацию.

Что касается экономии электроэнергии, то у нас везде поставлены датчики движения. Рабочий день у сотрудни­ков HP не лимитирован, но мы прекрасно знаем, что боль­шинство людей находятся в офисе с 8:00 до 20:00. Поэтому компьютер запрограммирован следующим образом: в 8:00 свет включается, в 20:00 — отключается. Если в офисе все же кто-то остается (это понятно по движению, которое

 

Новый офис в России был построен полностью в соответствии со стандартами программы Global Emissions Inventory Activity, которая началась в 2007 году в США, а потом была распространена на всю сеть HP по всему миру.

 

Подход сотрудников к тому, как они могут использо­вать пространство компании, очень важен. Даже тем, кто работает на закрепленных местах, но уезжает в длитель­ную командировку или в отпуск, мы напоминаем о том, что их рабочее место должно быть чистым и пригодным для

ловит датчик), то свет автоматически включается. По исте­чении получаса, если в данной зоне движение отсутствует, свет опять отключается.

Также запрограммированы вентиляция и кондици­онеры. В случае, когда сотрудникам необходимо пора­ботать в выходные, — оформляется заявка в виде элек­тронного письма, и мы подключаем все необходимые системы.

  • Сколько людей следит за этой техникой? Есть какая-то специальная служба?
  • Да, конечно. У нас работает целая команда, которая осуществляет поддержку всех жизненно важных офисных процессов. Эту услугу HP берет в аутсорсинг у своего гло­бального партнера, который поддерживает офисы HP во всем EMEA-регионе.

Партнер предоставляет инженерную службу (у нас ра­ботает команда, состоящая из четырех высококлассных инженеров) и службу mailroom. Помимо девочек, которые принимают корреспонденцию, у нас есть целая команда грузчиков. В HP много тяжелого оборудования, и периоди­чески нам требуется серьезная физическая сила. Присут­ствие этих ребят необходимо, в том числе и потому, что внутри офиса довольно часто случаются переезды.

Услуги клининга, флористов и кофе-леди также предо­ставляет эта компании.

Все заявки стекаются на так называемый help desk, где сидит девушка-оператор, которая принимает их и структу­рирует. По итогам определенного периода на основании ее отчета мы смотрим, соответствует ли работа нашего подрядчика KPI, которые мы для него установили.

Я лично также ежемесячно делаю обход офиса и оце­ниваю работу управляющей компании.

  • Эффективно ли отдавать все непрофильные рабо­ты одному подрядчику на комплексное обслуживание?
  • Это эффективно, но при одном условии. Компа­ния-подрядчик должна обладать серьезным потенциалом управления. Когда сотрудничество построено с несколь­кими компаниями: одна занимается клинингом, другая — инженерными работами, третья — административными вопросами, я буду тратить в три раза больше времени на процедуру контроля. Сейчас же мне удобно — я с руковод­ством поставщика обговорила все проблемы. А они уже дальше решают, каким образом будут исправлять ситуа­цию. В противном случае, мне с тремя разными компания­ми пришлось бы выяснять отношения. ■

Даже тем, кто работает на закрепленных местах, но уезжает в длительную командировку или в отпуск, мы напоминаем о том, что их рабочее место должно быть чистым и пригодным для использования другими сотрудниками.


Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика