Новые рабочие пространства и перенастройка рабочего взаимодействия

06 апреля 2017

Автор: Кайрат Айдарбеков,  тренинг-менеджер компании Ambition

Эффективную команду отличает способность быстро собрать воедино всю профессиональную экспертизу, которая есть в команде, и принять самое лучшее решение. Такие условия необходимы, когда

  • поднимаются острые темы, которые требуют конкретных и быстрых решений;
  • ситуацию важно рассмотреть комплексно, с разных сторон;
  • важно мнение каждого участника команды по конкретному вопросу.

Мы провели исследование в ряде крупных компаний России и СНГ, чтобы выяснить характер влияния, которое оказывает рабочее пространство на эффективность работы сотрудников компании. Респондентов, которые участвовали в этом исследовании, мы попросили сравнить опыт работы в «старом» (предыдущем) офисе и обновленном офисе (после реконструкции или переезда).

Интервью с Асхатом Бекишевым, менеджером по профессиональному развитию компании JTI Казахстан

  1. Каким стал ваш офис после обновления? Опишите его с помощью прилагательных. К примеру, просторным, мобильным и т.д.

 Офис Джей Ти Ай в котором я работаю, был построен с «нуля» несколько лет назад и на сегодняшний день является одним из самых продвинутых офисов. Хай-тек, модерн, размах – вот те эпитеты, которые первыми приходят в голову, когда ты видишь стеклянные лестницы и ограждения, хромированные перила, деревянные панели и полы, зелень, телевизионную стену, прозрачные лифтовые шахты, пронизывающие 4-этажное пространство, верхний свет, льющийся сквозь стеклянную крышу – все это производит сильное впечатление!  

 

  1. Что из этих изменений, которые произошли в офисе, вы цените больше всего?

 Стало намного больше возможностей для общения сотрудников между собой. Во-первых, принцип «open space» сам по себе стимулирует взаимодействие. Во-вторых, можно, пойдя за кофе, оказаться вовлеченным в оживленную дискуссию коллег, расположившихся «на диванчиках» — так мы называем открытые пространства с мягкими креслами и диванами, низкими и высокими столиками, барными табуретами, торшерами. Эти места очень популярны для проведения коротких деловых встреч с коллегами, поставщиками, бизнес-партнерами и просто для общения в свободное время. Общение стимулирует новые идеи и предложения, связанные с бизнесом.

  

  1. Как эти изменения в окружающей на работе среде повлияли на вас, на ваших коллег?

 На мой взгляд, в новом офисе для сотрудников созданы все условия для нормальной работы, поэтому все понимают, что в ответ от них ожидается максимальная отдача на рабочих местах. К тому же высокотехнологичный дизайн офисного пространства влияет на бизнес-решения – люди ищут новые, нетривиальные способы решения новых задач или стандартных процедур. Обстановка стимулирует сотрудников смотреть на привычные вещи под другим углом – что можно сделать по-другому, по-новому?

 

  1. Какие дополнительные возможности для индивидуальной работы у вас появились в обновленном офисе, в чем может быть вы были раньше ограничены или лишены вообще? Что теперь вы делаете по-другому, не так как раньше?

 В новом офисе, в связи с развитием современных технологий, например, Wi-Fi, нет необходимости весь день проводить на рабочем месте. Можно взять лэптоп и пойти поработать в любом месте, будь то конференц-зал или уголок для чтения. Можно сделать перерыв и сыграть партию в настольный теннис или шахматы. Можно узнать новости компании и отделов из репортажей корпоративного телевидения. Иными словами, новый офис диктует новый, более гибкий подход к работе.

 

  1. Какие возможности это дало для проведения совместной работы с другими членами команды?

 В поисках ответа на этот вопрос я пришел к выводу, что многие из применяемых нашим подразделением методов были навеяны окружающей обстановкой, прямо или косвенно. Например, по ряду процессов был совершен переход от бумажных носителей к электронным. Стандартную HR-коммуникацию, рассылаемую по электронной почте, заменили анимированные ролики, транслирующиеся на плазменных панелях на этажах. Так или иначе, офис влияет!

Опираясь на опыт работы эффективных команд, можно смело утверждать, что процесс решения каждой задачи является уникальным, не повторяется из раза в раз. Попытки решить задачу по стандартной процедуре и в замкнутом пространстве, как правило, не приводят к столь успешному результату. Чаще всего это происходит за дверью комнаты для совещаний, предназначенной для проведения официальных встреч. Например, в беседе за чашкой чая или кофе, при встрече на лестнице или в коридоре, во время прогулки по парку во время обеда и т.д.. Момент инсайта у людей, заинтересованных в креативном решении той или иной задачи, может произойти где угодно. И спусковым крючком для этого часто служит обстановка, в которой человек находится. Сюда входит и физическое окружение (цветовая гамма и дизайн мебели), и психологическая атмосфера (юмор, легкость в общении), а также корпоративная культура, которая проявляется в эталонах предпочитаемого руководством поведения.

Интервью с Денисом Карпенко, менеджером отдела обслуживания и регионального развития компании Mary Kay Казахстан.

В первую очередь, когда мы принимаем решение каким будет новое офисное пространство (площади, деление по кабинетам, территориальное расположение офиса, необходимое оборудование и различные ИТ решения) мы ориентируемся на планы развития компании на ближайшие 5 лет. Если говорить о последнем переезде, то  раньше территориально компания Mary Кay была представлена в трех локациях. Сейчас  все офисы были объединены в один офис. Благодаря этому все сотрудники стали намного ближе друг к другу. Это в свою очередь позволяет информации перетекать между департаментами более свободно. К тому же это повышает вовлеченность сотрудников в конечный результат и во все процессы. Соответственно, все сотрудники четче понимают, что они делают, какова ценность их вклада. Работа в общем пространстве и обсуждение каких-то текущих идей с сотрудниками смежных направлений позволяет быстрее находить эффективные решения, а принятые решения быстрее находят свою реализацию, благодаря вовлеченности смежных департаментов. Так как сотрудники изначально участвуют в процессе анализа ситуации и принятия конечного решения, они в курсе готовящихся изменений. Все это приводит к более высоким результатам компании в целом. Стали заметны изменения и с точки зрения контроля за деятельностью. Сейчас, когда любой может услышать детали твоего разговора с клиентом, то сотрудник мобилизуется и проводит каждую беседу на максимуме. Это своего рода дополнительная мотивация к выполнению своей работы более качественно.

Создавая новый офис, компания создает «ареал обитания» для сотрудников, в котором они будут проводить значительную часть времени. Ключевая задача состоит в том, чтобы создать такие условия, которые будут экологичными и  эргономичными одновременно.  Когда люди делают свою работу с удовольствием, тогда и отдача другая, восприятие работы другое. Такая рабочая среда становится для сотрудников естественной, сотрудники ощущают себя как дома.  Здесь они не испытывают дискомфорта и не борются с физическим утомлением. Если люди испытывают комфорт и их не отвлекает ощущение неудобства в процессе работы, то их продуктивность во много раз возрастает. За этим собственно кроются источники удовлетворенности работой, энтузиазма и самомотивации к работе. Кроме того, такая рабочая среда становится платформой для организации новых способов взаимодействия сотрудников и совместной работы членов команды.

Интервью с Алексеем Бендзь, пиар директор компании «Билайн»

Мы сейчас меняем концепцию офиса: строим «digital-офис». Это современный, легкий и технологичный офис. Офис находится в удобном месте, он оборудован современными средствами, которые позволяют удовлетворять необходимые потребности сотрудников для качественного выполнения своих задач. У нас есть классная система под названием «Skype for business». Это решение по внутреннему взаимодействию, где реализована Ip-телефония, звонки, конференции, видео. Это удобная вещь: в ней огромное количество функций. Когда мы ее внедрили, у нас существенно сократились затраты на командировки. Кроме этого в нашу концепцию входят и принципы рассадки сотрудников, размещения рабочих столов. Благодаря четкой и продуманной схеме, люди могут свободно двигаться и перемещаться в пространстве, тратить меньше времени и сил. Рабочее место каждого сотрудника это то место, на котором он максимально погружается в творчество. Здесь важный момент, чтобы организация рабочего пространство  в офисе отвечала такой ценности нашей компании, как «collaboration», т.е. работа в команде. У нас сильно развита система открытых пространств. При  организации открытых пространств в офисном помещении важно задать себе вопрос: «Чего мы хотим? Чтобы люди просто сидели и работали, или работали с удовольствием». Мы же хотим уменьшить количество иерархических барьеров между менеджерами и сотрудниками. Когда все сотрудники сидели по кабинетам, то они сидели изолировано и находились на дистанции друг от друга, и встречались только на «корпоративах». В открытом и в технологичном пространстве возможностей  видеть и взаимодействовать друг с другом гораздо больше. Это дает возможность улучшать кросс-функциональное взаимодействие. Дает людям возможность ощутить себя частью большой команды. И когда ты сидишь в открытом пространстве, люди понимают что здесь уже ничего не скрыть, все на виду. Это создает максимальную степень прозрачности в отношениях между сотрудниками.

Использование различных инструментов повышения эффективности командной работы, поиска нестандартных решений позволяет «взрастить» новую культуру общения и взаимодействия сотрудников как внутри компании, так и с ее клиентами. В результате ряда преобразований на место формальных процедур, инструкций и табличек на дверях кабинетов, приходит другая концепция совместной работы. Метафорически суть взаимодействий внутри команды можно передать в виде перемещений офисных сотрудников по «строительным лесам», которые «облегают» строящийся объект (бизнес-цель) со всех сторон и на разных уровнях. На строящемся объекте работа кипит, потому что каждый участник вносит свой вклад в этот процесс. Кто-то подвозит «строительный материал» в  виде фактов, документов и пр. Кто-то словно крановщик на кране делает доступной всю необходимую информацию для пользователей с разным багажом профессионального опыта и знаний. Остальные как заправские укладчики шлифуют и выстраивают прозвучавшие идеи в определенной логике, цементируя ее доводами и аргументами. Ну, и кто-то, стоя на самом видном месте, занимает роль «прораба», который координирует весь это процесс. В этом случае, участники создают продукт (идею, техническое решение) благодаря объединению своих усилий, опыта, устремлений и «размещению» общего мыслительного потока в благоприятном рабочем пространстве, которое создает эффект камертона.  Чтобы полноценно использовать новые возможности, которые дает такое рабочее пространство, необходимо поближе познакомиться с современными технологиями креативного мышления и методами организации командной работы, чтобы перенести их на собственную «почву».

Кайрат Айдарбеков,  тренинг-менеджер компании Ambition (kairat@ambition.uk.com)

 


Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика