Одним из призеров премии «Управление административными проектами 2020» в номинации «Лучший новый офис» стал проект IT-компании Mafin (современный сервис страхования, оказывает услуги по онлайноформлению КАСКО и ОСАГО с учетом характеристик каждого отдельного автовладельца). Компания вышла на рынок страховых услуг летом 2019 года, а к концу года уже переехала в новый, современный офис.
Впечатлившись интерьером нового офисного пространства, генеральный директор ООО «Эс Эй Риччи ПМ» (KUBRAVA PROJECT MANAGEMENT™ — специализируется на организации, координации и контроле работ по проектированию, строительству и внутренней отделке) Руслан Кубрава встретился с Ольгой Новиковой, руководителем административно-хозяйственного управления ООО «Инвестиционная группа АБСОЛЮТ», и задал ей ряд вопросов.
Руслан Кубрава: Мне очень понравился ваш офис. Как возникла идея такого нестандартного дизайна?
Ольга Новикова: Нам хотелось чего-то неизбитого, творческого; чтобы офис не надоел, не устарел слишком быстро. Когда архитекторы посетили наш головной офис, выполненный в сдержанных тонах и со спокойным дизайном, закономерно подумали, что мы захотим продолжение существующего формата, и сделали эскизы в похожем стиле. А нам так хотелось вдохновляющего пространства — у нас стартап, ребята креативят вовсю, создавая новые проекты. Затем пришла Мария Бойко, главный архитектор проекта ABD architects, и принесла идеи того, о чем мы мечтали: экспедиции, путешествия, шифры, координаты; колонны — имитация тотемов, фрески различных племен и алфавит майя; маски на колоннах — изображения богов плодородия и богатства; иероглифы из реальной системы письменности древних ацтеков. А когда мы увидели батискаф и фюзеляж самолета среди предоставленных идей — поняли, что это точно наше!
Р.К.: Действительно, много интересных дизайнерских элементов. А в чем состоит идеология нового офисного
пространства с точки зрения бизнеса?
О.Н.: Летом 2019 года был запущен проект Mafin — совершенно новый для страхового рынка сервис, нетипичный не просто для России — во всем мире подобных решений немного. У «Инвестиционной группы АБСОЛЮТ» много направлений деятельности — это страхование, строительство, финансы и прочее. Но мы хотели, чтобы Mafin стал независимым проектом, развивался своим путем. Над ним работают молодые люди, которые оригинально и нестандартно мыслят, жаждут привнести в проект что-то новое. Им был необходим вдохновляющий и интересный офис, где можно было бы подстраивать рабочую среду под разноплановые задачи, передвигаться, а не сидеть все время на одном месте.
В офисе Mafin огромное количество пространств для командной работы, быстрых встреч, уединенных разговоров. Работай, где хочешь, используй любой уголок офиса, любую переговорную комнату. Все переговорные разного размера, а некоторые из них трансформируются в один большой зал. Так, например, одна из самых больших переговорных комнат в офисе — «Ласко», ее за пару минут можно объединить с двумя соседними: «Альтамира» и «Шове» и создать вместительный конференц-зал. Хотела бы отметить, что переговорные у нас названы в честь известных пещер-памятников наскальной живописи. Названия переговорным комнатам придумывали сами сотрудники Mafin.
Можно даже работать в фюзеляже самолета, затерянного посреди офисных джунглей, креативить посреди тропических птиц и диких кошек, которые смотрят со стен кофе-пойнта. Мы специально заказывали мебель, которая удобна для всех форматов работы. Наш офис — это дикий заповедный лес, многочисленные оттенки зеленого: красота нетронутой природы, гармоничный союз современных технологий, древних памятников человеческой культуры и самой первозданной стихии.
Главное, в офисе Mafin много зон для встреч различного формата. Две команды, работающие в метре друг от друга, могут сделать быстрый переход из точки А в точку Б и объединиться для работы.
Такая гибкость и адаптивность как нельзя лучше отражают дух нашей команды.
Р.К.: Был ли у вас ранее опыт организации офисных пространств?
О.Н.: Конечно, был, но не в таком масштабном формате. Мы постоянно модернизируем пространства наших офисов и будем продолжать это делать!
Р.К.: Дизайн дизайном, но существует функциональная организация пространства. Как определяли баланс площадей: столько нужно столов, переговорных, какого формата?
О.Н.: Мы знали площадь нового офиса, какое количество сотрудников будет там работать и сколько еще дополнительных рабочих мест может потребоваться, исходя из этого и делали архитектурный проект. Сегодня мы понимаем, что делать с новым офисом, если при увеличении штата понадобятся дополнительные места: в какой зоне будем их размещать, а от какого пространства мы смело можем отказаться.
Р.К.: С какими сложностями столкнулись при строительстве офиса Mafin?
О.Н.: У меня большой опыт работы в административной сфере, и я знала, какие сложности нас ожидают. Первая предсказуемая сложность состояла в сплочении команды внешних архитекторов и инженеров «Национальной девелоперской компании», а также технадзора. Архитекторы убеждали нас, что нельзя дробить проект, что не только авторский надзор должен быть в их руках, но и разработка инженерной документации, и контроль за ее воплощением в жизнь. Велись долгие дискуссии, участники и с нашей, и с их стороны совместно выезжали на площадку, обсуждали все вопросы, находили решения. В итоге мы справились с заданием. И я уверена на сто процентов, что архитекторы не ожидали такого хорошего результата от совместной работы с нашей командой.
Вторая сложность, которая обычно возникает у всех, кто занимается стройкой, была связана с работой генподрячика и реализацией сроков. Большое спасибо нашему руководителю проекта и его команде, которые курировали данный вопрос, еженедельно проводили собрания, протоколировали встречи. Задача для всех участников процесса была непростой, в конце мая 2019 года мы вышли на стройку, а в сентябре 2019 года закончили работу по созданию офиса.
Р.К.: Кто составлял техническое задание?
О.Н.: Техническое задание составлял руководитель проекта совместно с нашими коллегами.
Р.К.: У вашей компании достаточно опыта в строительстве, вы могли сами поэкспериментировать с дизайном, тем не менее выбрали на эту роль ведущее архитектурное бюро.
О.Н.: Компания ABD architects является одним из лидеров рынка корпоративных интерьеров. Особенность их работы заключается не только в креативном подходе к решению нестандартных задач, но и в стремлении к функциональности, к эффективности планировочных решений, что было созвучно нашему подходу и отвечало задачам, которые мы решали на этом проекте.
Административно-хозяйственное управление совместно с коллегами из смежных департаментов сделали выбор в пользу компании ABD architects после увиденных уже реализованных проектов архитектурного бюро.
Р.К.: Я тоже считаю, даже если есть разница в цене — выбирай того, кто по душе, в этом деле очень важна эмоциональная сторона вопроса, важно взаимопонимание. А как выбирали подрядную организацию?
О.Н.: Департамент закупок провел аналитику по топовым компаниям. Мы посмотрели их реализованные проекты, далее была организована закупочная процедура внутри компании и выбран генподрядчик. Для нас дело было даже не столько в цене, она не являлась решающим фактором. Мы смотрели глубже, изучали проекты потенциального партнера, получали отзывы его внешних клиентов. Еще одним ключевым показателем были сроки реализации проекта. Построить даже классический офис подобной площади за три с половиной месяца непросто, а у нас была и вовсе нетривиальная, амбициозная задача.
Р.К.: Что для вас значит качество работы генерального подрядчика?
О.Н.: Умение слушать, слышать и быстро реагировать. С тем, кто услышал, но сделал по-своему, нам не по пути. Но очень многое зависит от руководителя проекта со стороны генподрядчика. Если он это понимает, мы можем даже не заходить во «внутрянку».
Р.К.: Опыт нарабатывается со временем. Есть ли что-то в процессе строительства нового офиса, что после его окончания хотелось бы сделать по-другому?
О.Н.: Из-за того, что на всех этапах проекта был тотальный контроль от всех департаментов «Инвестиционной группы АБСОЛЮТ», мне, по большому счету, придраться не к чему, так же как и что-то менять по его окончании.
Несмотря на сжатые сроки, сложность объекта и большое количество согласований, профессионализм сотрудников нашей компании, наша вовлеченность в ход выполнения проекта, доброжелательность и оптимизм позволили оперативно решить все проблемы и обеспечить достойное завершение проекта.
Р.К.: Какие советы вы могли бы дать коллегам, которые планируют строительство нового офиса?
О.Н.: Прежде всего нужно создать сплоченную команду. Необходимо найти взаимопонимание не только с внешними партнерами, но и с коллегами внутри компании. Я бы посоветовала ничего не бояться, принимая решения; не отвергать сразу идеи архитекторов, даже если они кажутся странными. Мы не побоялись, приняли креативный подход и победили.
Р.К.: Вы проверяли степень удовлетворенности сотрудников новым офисом?
О.Н.: Обычно мы проводим подобные опросы, но не в данном случае. То, что офис всем понравился, было очевидно, мы получили очень много слов благодарности и большой эмоциональный отклик от коллег.
