«Привет, мне необходимо провести закрытое мероприятие в онлайн-формате. Какую платформу для трансляции порекомендуешь? Facecast подойдет?» — подобные вопросы агентство 5 Stars получает регулярно на протяжении последних месяцев.
Онлайн многих застал врасплох и вынудил на ходу переписывать сценарии. Корпоративные организаторы вдохновились текстами из Интернета о преимуществах нового формата и уже «сходили в онлайн» самостоятельно. Площадки искать и бронировать заранее не надо, заморочки с логистикой участников позади, затраты сократили — как замечательно. Но в попытках перевести очное общение в онлайн они ощутили больше проблем, чем пользы: игры детей и лай собак отвлекали от репетиции, участники подключались не вовремя, тайминг «поехал», презентации не открывались, звук пропадал.
В свою очередь, командам по маркетингу тоже пришлось переосмысливать подход, корректировать контент-планы и искать харизматичных спикеров. Все чаще мы слышим от клиентов агентства вопрос: «Как подготовиться к проведению онлайн-мероприятия, чтобы за результат не было стыдно?» Попробуем вместе разобраться в нюансах и понять, какие факторы стоит учесть во время подготовки и проведения онлайн-мероприятия.
Авторы:
Контент и сценарный план
Если вы проводите мероприятие для сотрудников компании, обычно внутренний клиент сам готовит контент — цифры, показатели, графики. В онлайне не нужно менять тон общения — он всем понятен. Но план выступлений спикеров составить все равно надо, а презентации стоит адаптировать под восприятие с небольшого экрана. В подаче информации работает принцип «чем проще, тем лучше».
Когда ваша аудитория — клиенты (не важно, внешние или внутренние), задача усложняется. Прежде всего определите, для кого вы проводите мероприятие, с какой целью и что рассчитываете получить в результате. Сосредоточьтесь на полезном действии контента — кому и чем помогаете? Не должно быть «хотим проинформировать о наших новых продуктах», фокусируйтесь на «поможем клиенту решить такую-то задачу». Для зрителя процесс — не главное. Нет полезного действия — не о чем говорить!
Креатив и дизайн
У визуальной составляющей сейчас вся мощь и сила привлечения. Оформление обязано цеплять зрителя. Если задача конференции продвинуть вашу идею или продукт, наймите профессионального дизайнера и мучайте его до того момента, когда иллюстрации начнут рассказывать историю, а не просто будут красивыми.
Оформление всех атрибутов события в едином стиле подчеркнет вашу заботу о восприятии бренда или продукта. И речь не только о лендинге, приглашениях и анонсах — не забудьте о платформе, эфирной графике, презентациях, спецэффектах.
Привлечение аудитории
Когда программа нашпигована полезной информацией и сверкает, не дайте ей потускнеть от скудного охвата аудитории. Снимите ролик-приглашение и разместите его в вашем корпоративном блоге и соцсетях. Опубликуйте несколько постов с анонсами. Попросите спикеров повторить вашу запись в своих аккаунтах.
Сделайте известных экспертов в нужной вам области хедлайнерами программы, пригласите лидеров мнений. Дробите их выступления на несколько частей: ставьте в середину и ближе к завершению программы — так вы можете увеличить просмотры всех докладов.
Рассылайте напоминания участникам с шагом в три дня. В каждом письме рассказывайте о какой-то фишке проекта. Во время конференции ведите прямой эфир в соцсетях, публикуйте тезисы происходящего, отвечайте на комментарии.
Техническая часть
А вот здесь для вас как организатора и процесс важен. Казалось бы, все очевидно: Интернет, ноутбук и платформа для трансляции. Но многие важные вопросы кроются за шторкой и выскакивают оттуда в самый неподходящий момент. Недостаточно скачать Zoom, посадить эксперта перед экраном и предложить ему просвещать аудиторию через встроенную камеру ноутбука.
Вам нужно заранее определиться, на какой платформе будет проходить мероприятие: подбирайте такую, в которой есть возможность переключать основной канал на спикеров.
Ответственный организатор не допустит, чтобы выступающий из дома спикер был похож на рыбку в аквариуме. Позаботьтесь о скорости его Интернета — именно она важна для видеострима. Зависающая трансляция перечеркнет задуманный для зрителей wow-эффект. Даже если спикер отлично справляется с камерой и гарнитурой, не постесняйтесь спросить его о всех девайсах.
Общий прогон презентаций и в офлайне полезен. Сейчас он важен вдвойне. Репетиция с командой проекта помогает заметить технические проблемы, дает возможность спикеру опробовать онлайн-формат и при необходимости скорректировать доклад.
Если в бизнес-части предусмотрен интерактив для участников, протестируйте не одну платформу. Убедитесь в том, что развлекательный контент интегрируется с базовой платформой.
Гарантировать полное отсутствие проблем нельзя. Попытаться их предугадать и нивелировать — можно. Не стоит отмахиваться фразой «все же знают, что видеосвязь непредсказуема, переживут». Если конференция для клиентов будет выглядеть как рабочие видеовстречи, собрать аудиторию на следующий ивент будет сложно.
Нюансы
- Важное лицо. Модератор мероприятия просто необходим. Именно он не дает таймингу «поплыть», органично перекидывает мостки между выступлениями и поддерживает спикеров.
- Чтобы онлайн-событие не обернулось сплошным видеопотоком монотонных докладов, разбавьте деловую программу развлекательным контентом. Вовлекайте зрителей в онлайн-квизы и тимбилды. Задания можно адаптировать под продукт и компанию. Не прячьтесь в перерывах за молчаливой заставкой, включайте лучший плей-лист и призывайте участников танцевать.
- Высшая степень заботы — доставка еды участникам на дом: так сопричастность станет полной.
- Онлайн-платформы, где в одном окне главная трансляция мероприятия, комнаты по тематикам, чат для общения и расписание. Или просто трансляция на Youtube или в соцсети. Какой формат самый оптимальный? Одного правильного ответа нет. Тот, который подходит вам!
Симбиоз
Безусловно, онлайн не заменит полностью офлайн-мероприятия с живым общением. Но 2020 год стал трамплином для онлайн-формата. В эпоху цифровизации стоит развиваться в обоих направлениях и умело сочетать офлайн и онлайн.
Агентство 5 Stars https://5-stars.org/
https://www.instagram.com/pro5stars/#pro5stars
