Эффективное хранение документов

12 февраля 2015

Эксперт Ольга Грукачева, менеджер по закупкам компании Siemens Energy, член Ассоциации Профессионалов по управлению закупками рассказала журналу «Административный директор» о нюансах архивного хранения документов, о том какие варианты архивного хранения существуют на рынке на данный момент, о плюсах и минусах каждого из этих вариантов.

В процессе деятельности каждой компании формируются документы. Часть этих документов постоянно востребована в работе, другая часть менее активно используется, но требует хранения в течение сроков, определенных действующим законодательством.

Архивация документов является неотъемлемой частью всех бизнес-процессов организации.

Следует отметить, что архивация документов – процедура, закрепляемая на законодательном уровне. Обязательному хранению подлежат:

  • Учредительные документы (такие как устав, сведения о гос.регистрации, ликвидации юр.лица, положения о структурных подразделениях, документы по основной деятельности организации и др.);
  • документы по личному составу (трудовые договора, личные дела работников, табели учета рабочего времени и др.);
  • Документы по финансово-хозяйственной деятельности (бухгалтерская отчетность, документы учетной политики, счет-фактуры, налоговые декларации, реестры, документы об инвентаризации и др.);
  • Договорные обязательства и проектные документы;
  • Правовое обеспечение деятельности компании;
  • Иные документы определенные внутреннем регламентом компании.

Срок хранения регламентируется от 1 года до 75 лет, а некоторые документы должны храниться на постоянной основе. Некоторые документы определяются требованиями законодательства, другие внутреннем регламентом компании.

Предлагаю рассмотреть 4 варианта по архивированию документов:

  • Полный аутсорсинг – передать все документы на хранение в специализированную организацию по договору хранения;
  • Создать архивный отдел внутри компании, найм в штат людей для работы в архивном отделе;
  • Назначить ответственного в каждом отделе по архивному делу;
  • Часть документов хранить у себя и часть документов передать по договору хранения.

Стоит отметить, что в настоящее время, помимо обязанности обеспечить хранение документов в течение установленных сроков, для организаций, кроме государственных и муниципальных архивов, на федеральном уровне не определены требования к порядку хранения документов. Таким образом, вопрос организации хранения документов решается в каждом учреждении самостоятельно. Все плюсы и минусы различных вариантов хранения архивных документов отражены в Сравнительной таблице по архивации (для увеличения таблицы, нажмите на нее мышкой).

I вариант

Также хотелось бы обратить внимание на преимущества электронного архива, который необходим любой современной компании, это:

— работа с информацией в географически распределенной среде (то есть доступ к информации из любой точки);

— гибкое разграничение доступа согласно должностным и рабочим требованиям;

— анализ истории обработки документов;

— удобная сортировка документов и отображение информации.

Электронную базу данных может создать локальный IT отдел, но можно и привлечь стороннюю компанию для создания электронного документооборота.

 

 

 

 

 

 


Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика