Загрузка...

Журнал для руководителей и сотрудников административно-хозяйственных отделов.

Электронный документооборот. Офис уходит в виртуал

По разным оценкам, словосочетание «электронный документооборот» в России стало приживаться лет 10-12 назад, когда во всём мире система уже во всю успешно функционировала.

Как иронизируют некоторые специалисты области, история внедрения СЭД в нашей стране чем-то напоминает массовое насаждение кукурузы из не столь отдалённого прошлого, когда руководство привезло из заграницы диковинку и попыталось адаптировать её на нашей земле. Однако если с кукурузой всё было просто и ясно, то в случае с системами электронного документооборота – возникает множество вопросов. Далеко не всем понятно, что это такое и зачем «оно нужно». То и дело слышатся удивлённые возгласы и критика. В этом номере мы попытаемся хотя бы немного разобраться, что же такое этот загадочный электронный документооборот.

 

Как всё начиналось

Зачатки электронных систем документооборота появились в конце 1980-ых начале 1990-ых, когда произошла «электронная революция» и компьютеры уверенно начали занимать важное место в жизни общества. Персональные компьютеры, объединённые в сети, превратились, по сути, в основной инструмент офисной деятельности. Автоматизация делопроизводства (создание документов, их регистрация, перемещение, контроль и хранение) стала одной из первых насущных задач, которую попытались решить компьютерные гении. Именно за системами автоматизации делопроизводства впоследствии и закрепилось определение — системы электронного документооборота (СЭД). На первом этапе СЭД обеспечивали лишь учёт документов в централизованной делопроизводственной службе конкретной организации – например, в секретариате или канцелярии. В таких системах хранилась и обрабатывалась, главным образом, регистрационно-контрольная информация о документах, их перемещении и исполнении; кроме того, хранились и электронные версии самих документов. Всё это позволило благополучно забыть о «пещерных» методах журнально-картотечного учёта и регистрации. Далее СЭД стали применять и в подразделениях головных организаций, что помогло ускорить процесс обмена информацией о направленных в адрес подструктур документах, а в ответ получать оперативные сведения о состоянии работы с ними.

00007844

Постепенно СЭД начали выходить за рамки одной отдельно взятой структуры и стали обеспечивать документационную деятельность между различными сотрудничающими учреждениями. В дальнейшем к системам электронного документооборота стали подключать рабочие места всех сотрудников, которые по роду службы участвуют в работе с документами – не только представителей руководящего звена, но и исполнителей. Со временем стало очевидно, что для многих людей, в первую очередь, важна работа не столько с учётной информацией, сколько работа непосредственно с самими электронными документами. Это обусловило рост доли электронного документооборота во внутреннем документообороте организации в целом.

СЭД сегодня

Закономерные процессы развития СЭД привели к тому, что сегодня системы электронного документооборота позволяют сотрудникам полностью отказаться от работы с бумажными документами внутри своей организации, но только до конечной стадии – выпуска официального документа. Работа в электронном формате завершается созданием бумажной документации, которая и следует на подпись к начальству. В архивы тоже направляются именно бумажные оригиналы документов. Поэтому, получается, что в наши дни СЭД по большому счёту служит лишь средством оптимизации работы с бумажными носителями. И пока полностью уйти в сфере документооборота от «реальности» в «виртуал» — не представляется возможным. Причин этому множество: начиная от нежелания руководителей переходить от привычного бумажного «общения» к электронному и недоверия к безопасности СЭД, до неполноты нормативной базы использования электронных документов. Между тем, события последних лет навязчиво заставляют задуматься о пересмотре представлений о месте информационных технологий в нашей жизни. Активное развитие сети Интернет, мобильных устройств, всевозможных высококлассных гаджетов, а также появление нового поколения руководителей и управленцев, которые предпочитают использовать самые последние достижения информационных технологий во всех сферах своей жизни, обусловило необходимость создания так называемого электронного правительства, основанного на безбумажных формах общения. Сторонники такого взаимодействия отмечают, что СЭД не только экономит время и деньги, но человеческие ресурсы.

В 2009-2010 годах в России начался кардинальный пересмотр законодательства и прочих нормативных актов с целью устранения препятствий к введению повсеместного использования электронных документов. Была утверждена программа «Информационное общество 2011 – 2020 годы», приступили к реализации проекта межведомственного электронного документооборота органов власти РФ (МЭДО). Он предусматривает поэтапный переход от бумажного взаимодействия к электронному посредством СЭД. Для решения этой задачи была создана защищённая «почтовая» система, обеспечивающая инфообмен между госструктурами. СЭД органов власти подключаются к этой почтовой системе и с помощью преобразующих спецпрограмм принимают и отправляют документационную информацию в СЭД других ведомств в едином формате. К осени 2011 года 47 федеральных госучреждений осуществляли обмен электронной документацией с Аппаратом Правительства и Администрацией Президента РФ. Одни считают, что это хороший показатель, другие уверяют, что крайне низкий, называя цифру «провальной». Так или иначе, но Росархивом начата работа по созданию федерального госархива электронных документов, который будет обеспечивать централизованное хранение наиболее ценных электронных документов страны.

Angry businesswoman throwing folders

Пожалуй, одним из ключевых законодательных актов, принятых в прошлом году в отношении «перехода в виртуал», является Федеральный закон N 63-ФЗ «Об Электронной подписи». Этот закон предлагает более развёрнутую, чем это было ранее, формулировку условий, при которых электронный документ, подписанный электронной подписью (ЭП), признаётся равнозначным документу на бумажном носителе. В соответствии с этим законом возможно применение не одного вида ЭП, как это было ранее, а двух – что существенно облегчает работу с ЭП.

 

Слабые стороны

 Долгое время основным камнем преткновения для повсеместного внедрения электронного документооборота в России являлось отсутствие единых правил формирования документов для передачи из одной СЭД в другую. Таким образом, не было никакой гарантии, что электронный документ одной организации смогут правильно прочесть и тем более использовать в другой. Но ситуация изменилась: был принят ГОСТ с длинным наименованием «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». В ГОСТе выделены зоны документов и даны их подробные описания; созданы правила оформления этих зон и состав элементов в каждой из них. Также прописан порядок передачи файлов документов. Словом, удалось согласовать структуру и формат реквизитов, содержащих информацию о документе.

К слабым местам по-прежнему можно отнести и отсутствие грамотного применения в России западных нормативов — европейской спецификации MoReq и международных стандартов. В нашей стране также ощущается нехватка качественных переводов этих стандартов и терминологической базы в целом. Кроме того, необходимо чёткое определение на законодательном уровне понятия «документ» вообще и «электронный документ» в частности. Одновременно нужно установить, что такое «юридически значимый документ». Отсутствие чётких определений влечёт за собой различного рода казусы. Так, например, налоговая служба, в стремлении обезопасить себя от фальсификаций, придумала поистине «анекдотическую» систему, которая работает только с бумажными копиями электронных документов. Суть заключается в том, что документ, созданный в электронном виде, с электронной подписью распечатывается, на нём ставиться реальная «мокрая» печать и подпись — и только в таком виде этот документ не вызывает подозрений.

Электронный Татарстан

Пока на Федеральном уровне чиновники мучаются с внедрением СЭД, в Татарстане уже несколько лет успешно функционирует электронное правительство. Его формирование началось ещё в 2005 году по инициативе Рустама Минниханова, тогдашнего премьер-министра и нынешнего президента. Сегодня в Татарстане все, включая членов правительства, работают в единой системе электронного документооборота. Даже самые «мелкие» документы оформляются виртуально. Допустим, госслужащий не может отчитаться за рядовую командировку на бумаге — такую «доисторическую» заявку у него попросту не примут. Цель электронного проекта — полностью уйти от бумажных документов, а заодно свести к минимуму общение чиновников с населением, чтобы максимально избежать коррупции и бюрократических проволочек. К виртуальной системе подключены все министерства, ведомства и муниципалитеты Татарстана, ряд коммерческих предприятий – всего уже более 17 тысяч пользователей. Теперь общение здесь выглядит так: госслужащий получает обращение, открывает его на планшете и прямо на экране пишет свою резолюцию, после чего отправляет дальше по инстанции. Это позволяет рассматривать вопросы в несколько раз быстрее, но в то же время обращений стало в три раза больше, чем ранее на бумаге. Любой житель Татарстана может в электронном виде напрямую обратиться к первым лицам республики. Например, один фермер, живущий за 300 км от столицы, написал президенту. Тот ответил ему лично, после чего дал поручение местным инстанциям решить вопрос. Понятно, что далеко не у всех есть компьютер и Интернет (по статистике — примерно в 65% семей), однако эта проблема решается в Татарстане так: в людных местах устанавливаются так называемые инфоматы, подключённые к системе. Пользоваться ими можно бесплатно. Впрочем, через Интернет можно не только общаться с чиновниками, но и оплачивать штрафы, записываться к врачу, подать заявление на загранпаспорт… Обычно на это уходит масса времени и нервов. А так — ткнул пальцем в экран инфомата, нашел нужного врача, выбрал свободное время в его расписании и внес свою фамилию. Кстати, если запутался, через инфомат можно связаться с оператором — милая девушка на экране ответит на все вопросы. Как утверждают идеологи электронного правительства Татарстана, случаев электронной коррупции или интернет-бюрократии пока не зафиксировано.

Комментарии экспертов

Андрей Куканов, руководитель проектов компании «1С-КПД»

Андрей Куканов

Деятельность любого предприятия невозможна без документов: в них фиксируют хозяйственные операции и самые различные события жизни организации. До 95% этих событий носят не учётный, а именно документирующий характер. С ростом организации многократно увеличивается и объём документов. И если им не управлять, то документы, сами по себе, превращаются в большую проблему, а работа с ними становится сложной и плохо понятной. «Болевые точки» у каждой фирмы, конечно, свои, но есть и общие. Вот основные проблемы, с которыми приходится сталкиваться предприятиям: неизвестно где и у кого находятся документы; иногда они попросту теряются; уходит много времени на поиск нужного документа; информация часто дублируется, потому что «проще создать заново, чем найти»; документы долго обрабатываются, согласуются, утверждаются; нет регламентированных и прозрачных маршрутов движения документов; отсутствует контроль исполнительской дисциплины. Даже в организациях, с чётко налаженной системой документооборота, не менее 5-10 минут уходит только на то, чтобы найти документ. Про обработку документов, в которой должно участвовать несколько человек говорить не приходится вовсе. Из опыта нашей компании мне известно, что в некоторых фирмах отдельные документы могут проходить согласование месяцами!

Подходов к решению проблем упорядочения документооборота, на мой взгляд, может быть несколько: СЖАТИЕ: «избавление от документов», попытка максимально уйти от документирования всего, что можно не документировать; РЕГЛАМЕНТАЦИЯ: создание чётких правил работы с документами; ТЕХНОЛОГИИ: внедрение какой-либо программы, которая обеспечивает технологический порядок в работе с документами. Хорошо работает сочетание, когда наряду с упорядочиванием и оптимизацией работы вводятся новые технологии, при этом из документооборота организации исключаются незначимые документы. Нужно понимать, что если не решать проблемы делопроизводства, то эффективность работы сотрудников и их внутренняя мотивация значительно снижаются. Как следствие — экономическая отдача от деятельности предприятия становится невысокой. А в некоторых ситуациях проблемы с документооборотом могут привести и к прямым финансовым потерям. Для построения эффективного документооборота необходимо произвести изменения в организации, которые сводятся, по сути, к четырём типам мероприятий. Управленческие – перечень решений, которые необходимо предпринять, чтобы двигаться вперёд по пути изменений (самое сложное – наконец-то, начать действовать по новой системе); Организационные – оформление принятых решений (издание приказов, распоряжений, подготовка служебных записок, информационных писем и т.д.); Технические – обеспечение новых процессов, процедур, форм организации деятельности необходимым оборудованием, рабочими местами, настройками информационных систем; Обучающие – передача сотрудникам новых знаний и умений, содействие им в обретении новых навыков.

Автор: Мария Дубинская

 

  • 119146 Москва, Комсомольский пр-т, д. 28, Коворкинг Центр «Деловар». Для ООО «Администрация» (журнал «Администратинвый директор».

  • editor@admdir.ru

  • +7 (495) 969-8768

  • пн-пт с 10:00 до 18:00

 

(С) Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Административный директор».

Как Вам новый сайт?

Просмотреть результаты

Загрузка ... Загрузка ...
^ Наверх
Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика