В рамках премии «Управление административными проектами» 1 октября прошли слушания и защита проектов финалистов.
Огромное количество полярных вопросов вызвал проект компании Rockwool “Решение по автоматизации командировочного учета, посредством платформы Millennium” (презентация проекта по ссылке https://yadi.sk/i/LvmHSMXUIl4PhQ).
Мы встретились с Юлией Мануйловой, генеральным менеджером компании Millennium by City Travel, и попросили ее подробно ответить на некоторые вопросы.
Корреспондент: Юлия, один из вопросов, прозвучавший в ходе защиты проекта, был таким: «Разве в крупных международных компаниях в России установлены не такие же ОВТ? В чем отличие продукта Millennium и актуальность данной темы»?
Юлия Мануйлова: Подобный вопрос я слышу не в первый раз и всегда отвечаю: «Нет, Нет, Нет!»
Конечно же, многие компании уже давно используют тот или иной ОВТ, но актуальность вопроса лежит в другой плоскости.
- Соответствует ли продукт современному техническому подходу в роботизации и автоматизации;
- Авторитет поставщика с точки зрения IT команды. Экспертная оценка и технические консультации на уровне специалиста по межплатформенным взаимодействиям, а не travel менеджера;
- Готовность взять на себя ответственность и предложить оптимальное интеграционное решение.
Давайте разберем по порядку:
1. Если компания установила ОВТ несколько лет назад, то скорее всего это коробка, включающая набор определенных трэвел опций. Безусловно, в любом ОВТ должен быть процесс согласования, travel policy, учет 3Д скидок, отчетность.
Ведение приказов на командировку, составление и согласование авансового отчета, автоматические проводки в учетных системах и другие сопутствующие командировочному процессу опции лежат вне рамок ОВТ. И вот тут и встает вопрос о том, какими техническими методами объединен ОВТ и внутренние учетные системы клиента.
Если в компании все еще есть кадровый сотрудник, оформляющий приказ на командировку – это «вчерашний день».
Если в компании до сих пор авансовый отчет делается и подписывается сотрудниками на бумаге – это «вчерашний день».
Если выплаты по авансовому отчету происходят вручную бухгалтером – это «вчерашний день».
Если хоть одна проводка в бухгалтерском учете делается в ручном режиме – это «вчерашний день».
Если сотрудника принимают и увольняют в ручном или полуручном режиме – это «вчерашний день» и т.д
2. Чтобы предлагать клиентам технологичный продукт, нужно иметь грамотную команду специалистов, полностью владеющую информацией о современных каналах межплатформенных взаимодействий. Если поставщик, к примеру, использует готовое коробочное OBT, то есть ли смысл содержать полноценный штат разработчиков и специалистов по безопасности? Даже если поставщик имеет собственное решение online booking tool, но не ведет разработок по автоматизации всего командировочного цикла, будет ли он считаться экспертом в вопросе оптимизации затрат за счет ухода от «ручного» труда?
3. Если у клиента кадровый учет ведется в одной системе, приказы в другой, а бухгалтерский учет в третьей, то нужно предложить клиенту различные способы обмена на примере реальных кейсов и отзывов клиентов. Самый распространенный вопрос от клиентов, не желающих разбираться: а у вас API есть? Вопрос вызывает улыбку, так как, если бы клиент как минимум поговорил со своими IT специалистами, то вопрос бы звучал так: какие способы или каналы взаимодействия вы предлагаете для автоматизации конкретно этого бизнес- процесса?
И вот тут нужен грамотный специалист, который предложит самый приемлемый вариант, а не «поставит клиента на hold», пока сам не получит ответ от своих разработчиков.
Более сложный вопрос касается экспертной оценки и опыта в реализации канала передачи персональных данных. Могу сказать, что мы работаем с 6 крупными банками, в 3-х из которых реализован метод генерации токена криптографических алгоритмов.
Корр: В чем современность платформы Millennium?
Ю.М.Наш продукт Millennium – это не традиционный ITsolutions или ОВТ. Это не коробочное решение. Технология RPA, с которой мы работаем, выводит процесс управления с уровня автоматизации на уровень роботизации. Представьте, что внутри вашего компьютера живет робот и он запоминает все то, что вы делаете. Через некоторое время вы приходите на работу, а все за вас уже сделано! Документы заполнены и отправлены, процесс согласования пройден, а ежеквартальный отчет загружен в SAP.
Кроме этого, мы очень активно работаем над технологией OCR – это механизм распознавания символов и превращения их в цифровой формат. Это нужно для автоматического заполнения любых печатных документов, что значительно сокращает время, потраченное на ручное заполнение различных форм.
Мы предлагаем уникальное решение, консолидирующее в себе каналы передачи данных между системами. Кто-то ведет кадры и приказы в SAP или 1С:ЗУП, кто-то в «Босс кадровик» или «Галактике», кто-то в Axapta. У многих часть командировочного бизнес-процесса ведется в SharePoint, а кто-то, все еще делает авансовые отчеты в Excel.
Мы избавляем практически на 100% от любого ручного труда HR-специалистов и всех тех, кто связан с созданием приказа на командировку, проведением авансового отчета и других сопутствующих операций, включая бухгалтерские проводки.
Millennium не навязывает обязательные операции и ведение учета по коробочной схеме, а является конфигуратором между различными системами предприятия и ОВТ, которое «вшито» в Millennium.
Корр.: Сколько, по вашему мнению, в России компаний, находящихся на низком уровне автоматизации BOT (BackOfficeTechnology)?
Ю.М.: 40 на каждые 100. Мы живем в России, где директора департаментов 8-ми из 10-ти предприятий не могут договориться между собой и внедрить новый процесс автоматизации, а 7 из 10-ти просят «на пальцах» объяснить, как это должно работать. И это наши клиенты со всеми плюсами и минусами.
Но еще хуже в этой статистики другое: многие компании сейчас занимаются «позерством» и понятиями DIGITAL, цифровизация, AI козыряют на право и на лево. Если взглянуть на их операционные процессы изнутри, то происходит когнитивный диссонанс. Люди не то, чтобы не знают, что нужно делать для автоматизации, они даже не хотят описать свои внутренние бизнес-процессы, не говоря о том, чтобы их вывести на качественно новый уровень.
Расскажу один случай: некоторое время назад мы выиграли в тендере очень крутой инновационной организации. На одной из первых встреч, один из специалистов, всего лишь администрирующий офисную IT сеть, начал убеждать всех присутствующих в том, что «мы сами все это можем сделать» за 2 недели и создать свой собственный модуль межплатформенного взаимодействия. Ему поверили…. Но прошел год, а у компании ничего не сдвинулось с места. Когда дело касается реализации, нет смысла пытаться придать себе значимости, не являясь профессионалом в данном направлении.
Корр.: Можно прямо “на пальцах” объяснить, как работает Millennium и каковы этапы его внедрения?
Ю.М.: Первый этап – настройка безопасного канала передачи персональных данных. Мы имеем качественное решение, опробованное службами безопасности банков, поэтому со стороны клиента нужно просто вникнуть в этот процесс и сделать небольшие настройки со своей стороны.
Второй этап – сделать настройки в ОВТ в части travelpolicy,процесса согласования и учета 3Д скидок. Это самое легкое и делается за 1-2 дня.
Третий – настроить каналы передачи данных для формирования приказа на командировку, авансового отчета, аналитик и бухгалтерских документов. У нас уже есть клиенты, которые кроме приказа, автоматически в своей системе создают ПТУ (поступление товаров и услуг) и заполняют книгу продаж.
Третий этап самый заковыристый и именно тут нужно разбираться с процессами, если у клиента несколько учетных платформ. Идеально настроенные маршруты интеграций между учетными системами являются основой. На этот этап уходит от недели до месяца, в зависимости от вовлеченности клиента.
Если говорить на примере реальных кейсов, то для KFC, к примеру, проект был готов за 2 недели. Для «Русфинанс банка» – 1 месяц, для компании Rockwool – 2 месяца и сейчас работы продолжаются с Сoncur и Work Day.
Особое уважение у меня вызывает компания «УК Росводоканал»! Я невероятно горжусь неравнодушием людей, которые там работают. Ребята загорелись идеей полного отказа от ручного труда и автоматизация сейчас идет «по всем фронтам».
Я бесконечно долго могу рассказывать про наших клиентов и реализованных решениях, и одного интервью тут будет мало. Многие знают меня лично, поэтому пишите, я поделюсь со всеми своим опытом и опытом наших клиентов!
Корр.: Как вы считаете, почему никто не делает тренингов или образовательных программы на тему автоматизации?
Ю.М.: Технологии – очень закрытая тема и делиться своими решениями навряд ли кто-то будет, это первое. Второе – не все поставщики business- travel ведут собственные разработки на таком уровне.
Тем не менее, мы уже третий раз в этом году будем проводить обучающий семинар на тему «Дорога в будущее или путь к исчезновению…Введение в понятие «межплатформенная интеграция и знакомство с существующими способами автоматизации в businesstravel».
Мы набираем группу всего 15 человек, так что, регистрируйтесь заранее. Участие для административных менеджеров бесплатное. Cсылка на семинар: https://millennium-dream.ru/The-road-to-the-future/
Семинар будет проходить 29 октября с 10:00-13:00. Место проведения: Novotel Киевская. Контакты для регистрации: Кристина Шмелева, k.shmeleva@city-travel.ru, тел: 925 759-54-22.
Корр.: Юлия, спасибо за интервью!
Ю.М.: Всем желаю удачи и постоянного стремления к лучшему!
