Загрузка...

Журнал для руководителей и сотрудников административно-хозяйственных отделов.

Административный директор — анализ настоящего, взгляд в будущее

Рейтинг зарплат административных директоров. Чего хотят кандидаты и что готов предложить работодатель.

Вспомогательный как основной
Экономисты и аналитики все чаще в своих прогнозах говорят о стагнации российской экономики, а бизнес, прислушиваясь к данному тренду, пытается не только закрепиться, но и расти, развиваться, рассматривает мировые и в особенности локальные тенденции как возможность. Однако развитие находится под фокусом сокращения операционных затрат без потери, а то и с ростом качества ввиду высокой конкуренции. Компании осуществляют альтернативный выбор между различными способами ведения бизнеса, от рационального решения которого зависит эффективность их деятельности. Фокус работы — над эффективностью и результативностью каждого департамента, отдела и сотрудника.
А растущие технологии и цифровизация, внедряемые повсеместно, и ограниченная емкость рынка в отдельных отраслях заставляют совершенствовать процессы, ориентируя бизнес на диверсификацию, и остановить взгляд на внутренних процессах с целью оптимизации там, где это возможно.
Отношение к вспомогательным службам бизнес поменял, ведь выигрывает не только тот, кто много зарабатывает, но и кто разумно тратит. Передовиками стали ИТ, маркетинг, HR, следующим шагом сосредоточились на административных департаментах, которые расширяя инфраструктурные возможности, могут дать «глоток воздуха» в виде экономии и обеспечить устойчивость основного бизнеса.
И если малый и средний бизнес сконцентрировался на передаче административных функций в отделы подбора персонала или бухгалтерию в силу снижающегося найма, то международные и крупные российские компании сохранили тренд 2018 года по формированию не просто департаментов, вспомогательных служб, поддерживающих основной бизнес, а устойчивых систем, использующих успешные технологии и ноу-хау для повышения эффективности и конкурентоспособности компании в целом. В том числе через привлечение административных директоров к участию в разработке стратегии развития компании, к планированию и организации деятельности подразделений групп компаний.
А вот ориентир на проектный менеджмент и, следовательно, возможность, желание и умение работать над проектами бизнеса в различных плоскостях — это тренд, который популяризировался в 2017–2018 годах и сохранился в наступившем.
Наиболее часто встречаются проекты по внедрению автоматизированных решений, таких как бронирование переговорных, электронный документооборот, а также по переезду — от выбора офиса до ремонтных работ и проектного согласования архитектурных и инженерных решений, строительства нового и перепланировки текущего офиса, закупки эргономичной мебели, корпоративных выездов компании, event-мероприятий (от сценария и концепции до закупки подарков), обеспечения питанием или организации столовой на производстве и офисе и множества других.
Компании все чаще обращают внимание на программы по «оздоровлению» сотрудников через правильное питание, организации зон фитнеса и йоги, отдыха и расслабления в офисе, диспансеризацию — все это создает дополнительный комфорт, вследствие чего повышаются производительность и качество работы сотрудников, как показывают исследования последних лет. Зачастую все эти задачи, также в виде проектов, возлагаются на административный сектор.

Проектами в этом контексте могут стать и инсорсинговые услуги или центры совместных услуг, которые помогают снизить издержи неиспользуемых мощностей взамен сокращения. Возможность снизить затраты, а иногда и заработать очень привлекательна для крупного бизнеса, корпораций. Под инсорсингом в этом случае понимаются проекты, позволяющие использовать внутренние ресурсы в пределах границ бизнес-структуры не только для внутренних заказчиков, но и для внешних, когда уже действующие стандартные операционные процессы совместно используются несколькими компаниями.
При этом созданный центр, оставаясь частью компании, обладает достаточной автономией, что позволяет предоставлять услуги высокого качества вовне, без потери внутреннего комфорта для бизнеса компании.
Среди ярких примеров инсорсинговых решений в админ можно выделить: решение по использованию курьерских услуг, когда сидящие в одном бизнес-центре компании объединяют потребность в доставке и получении корреспонденции не через отдельные запросы к провайдерам, а консолидированно, на основе диспетчерской (почтовой комнаты) одного из арендаторов. Это позволяет экономить на объеме, с одной стороны, и не увеличивать структуру каждой компании в отдельности — с другой (например, платя только за каждое отправленное письмо). Аналогичным решением иногда становится закупка канцтоваров, Travel или такси.
Ели обращаться к международному опыту, то порядка 42% компаний, входящих в ежегодный рейтинг Fortune-500, применяют инсорсинговые решения (по данным Всемирной ассоциации инсорсинга и аутсорсинга). Ощутим и интерес государственных структур в Европе и мире к таким решениям. В России инсорсинг наиболее популярен в ИТ-направлении, показывая ежегодный рост и увеличивая роль в цифровизации.
Разработка такого вида проектов требует стратегического планирования, зачастую реорганизации, глубокого анализа, гибкости, понимания бизнес-процессов и экспертного вовлечения, чтобы проект инсорсинга не стал дополнительной затратной статьей.
Обратной стороной инсорсинга является более популярный на российском рынке аутсорсинг, рост которого с каждым годом все ощутимее.
И инсорсинг, и аутсорсинг требуют от административных директоров широкой и глубокой экспертизы в совершенно разных вопросах. Т-образные или мультипотенциальные менеджеры становятся все более востребованы и в административном разрезе для компаний.

Место административного директора в иерархии компании
Функциональные обязанности административного директора разноплановы и безграничны: документооборот, делопроизводство и архивирование, командирование сотрудников (в том числе аренда корпоративных квартир), организация корпоративных, клиентских мероприятий, управление автопарком, подрядчиками (мебель и освещение, канцелярские и хозтовары, клининг, флористы, курьеры, такси), facility-менеджмент (инжиниринг, техническая эксплуатация, уборка и обслуживание, безопасность), управление секретариатом и приемными руководителя, парковка (в том числе уборка снега, листьев), почтовое обслуживание (внутренние и внешние курьеры, «Почта России»), взаимодействие с надзорными органами, инвентаризация, поиск помещений (открытие офисов), сертификация предприятия, экологический аспект (утилизация, вывоз мусора) и многое другое в зависимости от специфики компании.
В крупных компаниях в подчинение административному директору могут входить также ИТ-отдел, служба безопасности, отдел закупок, канцелярия, отдел рекламы и маркетинга, отделы недвижимости и транспортный, отдел качества. Данная специализация относится к категории ТОП-менеджмент.
В средних компаниях административный директор, как правило, совмещает свои обязанности с функциями директора по персоналу, часть работы связана с бухгалтерией и бухгалтерскими документами.
Обращает на себя внимание факт названия должности, которую используют работодатели при поиске сотрудников, предлагая варианты: заместитель директора по административным вопросам, административный директор, руководитель или начальник административного отдела, административный менеджер или координатор, а иногда и исполнительный директор или операционный. Реже встречаются должности: директор по сервису, заместитель директора по общим вопросам, управляющий директор, руководитель филиала.
Наличие данной позиции и название должности в компании напрямую зависят от размеров самой компании и величины штата, а также в целом возлагаемых задач. Интересен тот факт, что заработная плата и название должности не коррелируется.
Как правило, подчиняется административный директор непосредственно генеральному/исполнительному или операционному директору компании. В подчинении у административного директора могут быть руководители различных структурных подразделений и отделов.
Должность административного директора просматривается в штатном расписании компаний и холдингов, которые имеют разветвленную структуру управления и филиальную сеть, а в компаниях малого или среднего бизнеса эта функция возложена на руководителей и специалистов более узкой специализации (например, ассистент директора, начальник материально-технического снабжения, руководитель call-центра/секретариата, руководитель управления делами или канцелярией).

Требования работодателей
Анализируя вакансии, можно сделать вывод о том, что спрос в Москве на административных директоров растет. Причем порядка 7% вакансий с частичной занятостью. Частичная занятость в компаниях обусловлена разными причинами: одни компании рассматривают возможность привлечения экспертных директоров на проекты аудита и анализа бизнес-процессов, для проектов автоматизации; другие пытаются экономить, имея ограниченный круг задач, предлагая возможность короткого рабочего дня или трехдневной рабочей недели.
Работодатели в первую очередь обращают внимание на профессиональные знания и навыки, опыт работы в должности, выделяя как конкурентное преимущество стаж в крупных компаниях более трех лет и/или более семи лет в административной сфере на руководящей позиции, знание одного или нескольких иностранных языков на разговорном уровне. Образование, как правило, работодатель в требованиях указывает техническое или экономическое, порядка 61% работодателей указывают необходимость наличия двух высших образований. Потребность в двух высших образованиях обусловлена многогранностью решаемых задач и зависит от сферы бизнеса, рынка, на котором работает компания. Как правило, одно из них техническое.
Системный подход к задачам управления как на операционном уровне, так и стратегическом и четкая ориентация на современное законодательство, аналитический склад ума, гибкость мышления, основы финансового планирование и бюджетирования, опыт взаимодействия с госструктурами и органами власти — все это, как и прежде, требуется от директоров при приеме на работу.

Портрет соискателя
Если говорить о гендерной характеристике профессии, то она все же больше мужская (63%) по России в целом, а в Москве женщины составляют 39%, мужчины — 61%. Средний возраст соискателя — 43 года, опыт работы — более пяти лет.
Важно заметить, что порядка 90% всех директоров и руководителей АХО в компаниях имеют высшее образование, а 40% из них — два диплома вузов. 53% директоров данной сферы имеют высшее экономическое образование. Также наиболее часто встречается лингвистическое или педагогическое.
Запрос на образовательные программы у административных директоров и руководителей напрямую связан с рыночным трендом и потребностью в методологических знаниях ввиду отсутствия профильных выпускающих кафедр и факультетов в вузах и сузах России. Практические знания и навыки, как правило, получают административные директора уже в работе, через внутрикорпоративные программы развития личной эффективности, внешние курсы, тренинги и в европейских бизнес-школах.
В России довольно популярен тренд, когда административных директоров «выращивают» изнутри. Это гармоничный процесс, так как с ростом компании растет и руководитель до уровня директора. Чаще всего до административных директоров вырастают руководители секретариата и канцелярии и координаторы по управлению автопарками.
Административным директорам нужно расширять границы, адаптироваться к изменениям рынка, изучать новые смежные области: ИТ, маркетинг, законодательство, психологию и быстро ориентироваться в технологиях и возможности применения актуальных тенденций рынка в области управления и совершенствования системы делопроизводства и документооборота, собственной и арендованной недвижимости, корпоративным автопарком, финансовыми потоками и персоналом.
Всего 20% соискателей заявляют о свободном владении английским языком. Работодатели, как правило, рассматривают знание языка как преимущество.

Зарплата: ожидания и реальность
Ожидания админдиректоров в Москве с опытом работы в сфере более семи лет и опытом работы в международных компаниях более трех лет варьируются от 150 до 350 тысяч рублей, однако данные являются, скорее, средними статистическими, поскольку все зависит от поставленных задач, размера компании, отрасли. Руководители админслужб и директора с опытом работы от трех лет, как правило, указывают в резюме ожидания на уровне от 80 до 120 тысяч рублей.


В вакансиях на сайтах с предложениями о работе, как правило, указывают заработную плату как «обсуждается на собеседовании». Программы KPI’s и бонусирования разнообразны: от ежемесячных и годовых бонусов по регулярности до процента от экономии или премирования за реализованный проект/задачу по срокам и бюджету.
Важным фактором при оценке заработных плат являются, кроме непосредственных задач и функционала, численность сотрудников компании, специфика бизнеса.
Как и прежде, в Москва уровень средних заработных плат выше, чем в регионах России. Порядка 12% соискателей готовы к переезду в другой город, более половины — в другую страну, а из Москвы в регионы готовы уехать всего 7%.
Бенефиты являются приятным преимуществом и бонусом. К обязательным компенсациям относят корпоративную связь, так как в силу специфики деятельности она является инструментом для выполнения поставленных задач.

Развитие карьеры
В большинстве случаев директора видят свое развитие в горизонтальном направлении: например, проведение обучающих программ, поддержание корпоративной культуры.
Взамен лучшим из лучших компании готовы предлагать разные мотивационные программы, от базового набора — заработная плата, добровольное медицинское страхование, регулярные премии до расширенного ДМС, страхования жизни, компенсации питания, корпоративной связи, предоставления парковочного места, программы корпоративного фитнеса, изучения иностранных языков с дополнительной скидкой, а также корпоративной скидки на товары/услуги самой компании.
Работодатель, как правило, предлагает горизонтальное развитие карьеры с расширением функционала, реже происходит вертикальный рост до управляющего/директора филиала, исполнительного или операционного директора.

 

Автор: Юлия Анисимова, генеральный директор Office Line (международная компания АНКОР)

  • 119146 Москва, Комсомольский пр-т, д. 28, Коворкинг Центр «Деловар». Для ООО «Администрация» (журнал «Администратинвый директор».

  • editor@admdir.ru

  • +7 (495) 969-8768

  • пн-пт с 10:00 до 18:00

 

(С) Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Административный директор».

Как Вам новый сайт?

Просмотреть результаты

Загрузка ... Загрузка ...
^ Наверх
Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика