Загрузка...

Журнал для руководителей и сотрудников административно-хозяйственных отделов.

Административный директор глазами коллег

Рабочая группа вместо административного директора

По словам Елены Белозеровой, директор по персоналу компании Dell Russia, административный директор – надежный и прочный зонтик, обеспечивающий жизнедеятельность офиса, под которым функционирует бизнес компании. Важно, чтобы бизнес имел возможность направлять свой потенциал на достижение максимальных результатов, не отвлекаясь на параллельные бизнес-задачам проекты. Задача административного директора пропускать под этот зонт уже готовые, хорошо продуманные решения, гармонично вливающиеся в жизнь компании, в уже существующие процессы.

Что происходит, если должность административного директора не предусмотрена в штате. В такой ситуации для обеспечения надлежащего функционирования офисных процессов может быть создана рабочая группа, которая будет курировать все административно-хозяйственные вопросы. В ее состав могут войти офис и facility-менеджеры, могут быть вовлечены департамент по работе с персоналом, департамент по правовой поддержке, другие представители компании сообразно ресурсам и существующим проектам. Такая группа возьмет на себя руководство, планирование, мониторинг текущих процессов.

В настоящее время складывается тенденция, когда компании стали чаще использовать аутсорсинговые услуги для решения административно-хозяйственных задач. Аутсорсинговой компании можно поручить контроль над своевременным исполнением арендодателем работ по обеспечению жизнедеятельности офиса, его ремонт, мониторинг деятельности компаний-подрядчиков, объем услуг которых составляет обычно длинный список. В зависимости от текущих нужд и возможностей в каждой компании формируется свой список услуг, оказание которых находится «под присмотром» аутсорсинговых менеджеров.

Исторически сложилось, что в компании Dell никогда не было административного директора. В административно-хозяйственную деятельность кроме офис- и facilities-менеджеров вовлечены представители финансового департамента, директор по правовой поддержке, директор по персоналу, генеральный директор, те руководители, чья функциональная деятельность «пересекается» с зоной ответственности административного директора. Перечисленные представители составляют основу нашей рабочей группы, которая собирается для решения текущих вопросов раз в неделю.

В Dell, если можно так сказать, комбинированная модель административно-хозяйственного управления. Кроме штатных сотрудников в рабочей группе есть facility-менеджер, представитель аутсорсинговой компании, которая оказывает Dell комплексную поддержку в решении административно-хозяйственных вопросов.

В созданной рабочей группе нет четких границ, где каждому отведена отдельная зона ответственности, вопросы решаются коллегиально. Опыт работы в этом формате имеет свои плюсы и показывает жизнеспособность нашего союза. Такое решение компенсирует отсутствие административного директора.

Нужно отметить, что постоянно находящиеся в нашем офисе представители аутсорсинговой компании ‒ это члены нашего коллектива. Мы вместе участвуем в корпоративных мероприятиях, рабочих совещаниях.

Компания Dell управляет серьезным, динамичным бизнесом, где результат зависит от личного вовлечения, отдачи каждого члена команды. У нас очень хорошая рабочая атмосфера. В режиме напряженной работы одним из ключевых факторов успеха является слаженная работа коллектива, которым мы дорожим.

В нашей компании вопросу личной заинтересованности и вовлеченности персонала придается большое значение, также большое внимание уделяется человеческой составляющей. Мы не будем сотрудничать с человеком, с которым у нас нет корпоративного родства, и вместе с управляющей компанией будем искать сотрудника до тех пор, пока не поймем, что он наш, «делловский» человек.

Стремление быть единым коллективом – это обоюдное желание. Не помню, чтобы наши коллеги ‒ представители аутсорсинговой компании, понимая важность, часто срочность задач, отстранялись от проблемы, отгораживаясь формальными рамками, сроками.

Данный вид сотрудничества с аутсорсинговой компанией предполагает приобретение целого спектра полезных функций, и мы рады такому союзу, который приносит очевидную пользу.

 

 Мощный инструмент контроля

Эксперт Ирина Макарова, исполнительный директор ООО «Красный Квадрат»

Финансовый директор сегодня сочетает в одном лице и профессиональные знания, и управленческие навыки. В его обязанности входит не только управление финансами, но и административные функции. Руководство компаний, представленных на российском рынке, принимая решение о том, каким образом необходимо выстроить структуру административной службы, очень часто встречается с ситуацией, когда административный отдел организационно или методологически подчиняют финансовому директору.

Акценты в функционале финансового директора зависят не только от специфики бизнеса и размера компании, но и от этапа ее развития, а также модели управления организацией.

Если компания приступает к масштабной реорганизации своей структуры, полномочия руководителей подразделений консолидируются у топ-менеджеров компании. Такое сосредоточение функций в руках руководства делает организацию более управляемой и гибкой. В непростой период изменений эффективность управления обеспечивается функционированием компании как единой структуры, а не так, словно она разделена на отдельные части.

Такой же подход наблюдается при наличии у компании стратегических планов, ориентированных на сохранение лидирующих позиций на рынке или на бурный рост бизнеса. В этот период развития генеральный директор обычно сосредоточен на реализации корпоративной стратегии, поэтому контроль над процессами функционирования бэк-офиса полностью передается финансовому управленцу.

Модель управления компании также является важным фактором, влияющим на появление дополнительного функционала у финансового директора. Так, например, если организационная структура построена на основе бизнес-единиц, то административная служба может иметь следующий вид:

– быть выстроенной по дивизиональному принципу, когда специалисты службы закреплены за конкретными департаментами;

– в случае территориальной разбросанности бизнес-единиц часть административных функций может быть передана в эти бизнес-единицы;

‒ в управляющей (головной) компании создается общий центр, который оказывает услуги всем бизнес-единицам централизованно. Административная служба является функциональным подразделением такого корпоративного центра.

Создание общих центров обслуживания, оказывающих услуги по централизованному ведению бухгалтерского учета, выполнению функций казначейства, расчета налогов и т. п., было одним из первых этапов развития внутрикорпоративного сервиса. Дальнейшее развитие централизации функций бэк-офиса, включая административные, является вполне естественным процессом, так как к выбору в пользу общего центра обслуживания топ-менеджмент компании подталкивает сам бизнес. Руководство хочет иметь мощный инструмент контроля и уверенность в том, что сможет оперативно получать достоверные данные. Финансовый директор, который уже обладает необходимыми навыками организации и управления центром финансового обслуживания, умеет координировать его работу с подразделениями компании, в этом случае становится наиболее предпочтительным кандидатом на позицию руководителя общего корпоративного центра.

Анализируя причины изменения зон ответственности финансового директора, необходимо упомянуть контроль и экономию затрат. Финансовый директор участвует в организации и управлении бизнес-деятельностью компании, измеряет ее в стоимостном выражении, знает все о денежных потоках в компании и умеет эффективно распределять их. Финансовый директор активно участвует как в анализе бизнес-процессов компании, так и в создании процедур и политик, направленных на их оптимизацию и обеспечение большей прозрачности в показателях. Поэтому результатом передачи функций административного отдела, часто вместе с закупочной деятельностью, под управление финансистов является снижение расходов и повышение эффективности использования ресурсов.

  • 119146 Москва, Комсомольский пр-т, д. 28, Коворкинг Центр «Деловар». Для ООО «Администрация» (журнал «Администратинвый директор».

  • editor@admdir.ru

  • +7 (495) 969-8768

  • пн-пт с 10:00 до 18:00

 

(С) Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Административный директор».

Как Вам новый сайт?

Просмотреть результаты

Загрузка ... Загрузка ...
^ Наверх
Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика