Пять мифов о переезде

27 января 2019

Переезд рано или поздно случается практически в любой организации. Расширение штата сотрудников, желание переселиться в более престижный бизнес-центр или оптимизация расходов на аренду — эти и другие факторы толкают компании на смену локации в среднем каждые три года. Компания «Деликатный переезд» за свою 18-летнюю историю накопила значительный опыт в организации переездов, а также собственную статистику. Сегодня мы развенчаем пять самых популярных мифов о переезде офиса.

МИФ 1: Ремонт в новом офисе должен закончиться 15-го числа, значит, на 16-е можно
планировать переезд. Статистика, накопленная нами за годы работы, неумолима — не менее 80% компаний сталкиваются со срывом сроков окончания ремонта. При этом разрыв между ожидаемой и фактической датой в среднем составляет от трех до шести месяцев и более.

Совет
Контролируйте каждый этап ремонтных работ, сверяйтесь с графиком буквально по дням. Не назначайте переезд день в день с окончанием ремонта. Заложите в план некоторый люфт, хотя бы в 10–14 дней.

МИФ 2: Стоимость переезда не может быть фиксированной. Часто встречается мнение, что окончательная стоимость переезда станет известна только по факту
его завершения. Иногда компании-перевозчики действительно указывают в коммерческом предложении и договоре стоимость за час работ или обработку кубического метра имущества, итоговая стоимость в таком случае может ощутимо отличаться от расчетной.
Но существует и фиксированный вариант расчета, при котором в документах прописывается
окончательная стоимость работ по переезду.

Совет
Для расчета фиксированной стоимости переезда предоставьте подрядчику максимально
полную информацию: попредметный список имущества, желаемый график, адреса, этажи,
условия внутри зданий, наличие парковки и прочее. Убедитесь, что полученный расчет
окончательный и не предполагает доплат — никакие работы не вынесены «под звездочку»; расчет произведен не по усредненным значениям и базовым тарифам, а точно под вашу задачу.

МИФ 3: Переезд обязательно затянется и помешает работе сотрудников.
Практически при любых обстоятельствах можно спланировать переезд так, чтобы не нарушить привычный ритм работы офиса. Например, можно осуществлять работы частями, организуя переезд поэтапно — этажами или отделами. Специалисты мувинговой компании могут работать в вечернее время или даже ночью, а также в выходные и праздничные дни.

Совет
После составления оптимального графика перепроверьте, чтобы он в точности был занесен в договор. Кроме того, необходимо зафиксировать ответственность подрядчика за несоблюдение сроков.

МИФ 4: Главное, чтобы имущество компании не пострадало, рисков больше никаких.
Во время переезда существует также риск конфликта с третьими лицами. Например, повреждение отделки помещений бизнес-центра, пропажа имущества или несоблюдение интересов других арендаторов. Вы заранее должны продумать меры по предотвращению подобных ситуаций.

Совет
Убедитесь, что у компании-перевозчика есть полис страхования ответственности перед
третьими лицами. Нелишним будет поинтересоваться, например, как подрядчик собирается обеспечить защиту отделки бизнесцентра. Если четкого ответа нет — это повод усомниться в надежности выбранной компании.

МИФ 5: Все сотрудники готовы к переезду,  сами организованно соберут личные вещи.
При организации переезда ключевое значение имеют сроки. Личные вещи сотрудников должны
быть собраны строго в обозначенное время. Если ваши коллеги затянут со сбором вещей и упустят
время, упакуют не все или неверно промаркируют коробки, это неизбежно приведет к лишней
суете при переезде и нарушению плана и сроков окончания работ.

Совет
Обдумайте график упаковки личных вещей. Составьте краткую инструкцию для сотрудников, ознакомьте с ней заранее всех коллег. Оптимальное решение — назначить ответственное лицо за подготовку в каждом кабинете или отделе. Проконсультируйтесь с подрядчиком, попросите помочь с инструктажем,
составлением памятки или запросите видеоинструкцию, это ощутимо упростит задачу.
Переезд — задача довольно сложная и хлопотная. Но не нужно зацикливаться на стереотипах
и слепо верить мифам. Стоит осознанно подойти к организации этого процесса: собрать необходимую информацию, обратиться к коллегам из других компаний за рекомендациями, в несколько
компаний-перевозчиков — за консультацией. Доверяйте собственному опыту и здравому смыслу,
тогда переезд пройдет на отлично.

Автор: Михаил Колпаков, руководитель отдела по работе с корпоративными клиентами ООО «Деликатный переезд»


Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика